Maak je tot op heden gebruik van de App Verlof, zonder een onderscheid in (boven)wettelijke verlof uren, maar wil je dit wel gaan toepassen binnen jouw organisatie? In dit artikel lichten we toe welke stappen je moet nemen om dit gerealiseerd te krijgen. Hierbij gaan we wel van deze situatie uit. Als dit voor jouw organisatie anders is, neem dan contact met onze Support op. Als je alles hebt doorlopen, heb jij dus voor iedere medewerker inzichtelijk wat de (boven)wettelijke verlof saldi zijn en weet je ook wanneer deze saldi zouden kunnen vervallen.
Uiteraard nodigen wij je eerst uit om het Help artikel te lezen hoe deze functionaliteit werkt en gaan we ervan uit dat je weet hoe de App Verlof werkt ( zo niet: bekijk dan deze Webinar ) Dan snap je beter wat we hier onder gaan doen. Verder is het van belang dat je de stappen op de juiste volgorde gaat zetten, om te voorkomen dat de gegevens of het inzicht niet correct zijn achteraf. Deze stappen kan je ook midden in het jaar uitvoeren, dus het maakt niet uit wanneer je dit wilt gaan implementeren. We zorgen er voor dat de saldi in het lopende jaar goed ingesteld worden! Voor alle duidelijkheid: dit artikel betreft alléén de vakantie-uren, ATV uren kunnen niet verdeeld worden in (boven)wettelijke uren.
Wij hebben een projectplan beschikbaar waarmee je dit samen met ons kan doorlopen. Als je het liever niet helemaal zelf doet, maar wat ondersteuning van ons prettig vindt, neem dan contact op met onze Support!
Stappenplan #
Voorbereiding: #
- Zijn alle eindsaldi op het einde van het voorgaande jaar correct in Staff terug te vinden op 31-12-20xx of zijn deze op een andere manier bekend?
- Zijn alle te verjaren saldi en de data waarop ze kunnen verjaren bekend, zodat je ze kan opvoeren?
- TIP: zorg ervoor dat deze saldi genoteerd zijn als uren: minuten (hier kan je het omrekenen)
- Is het intern duidelijk welke saldi er wel en welke saldi niet overgenomen moeten worden?
- UITLEG: Misschien is het bij enkele medewerkers wegens afspraken ongewenst om het eindsaldo over te nemen.
- Zijn de benodigde rollen toegekend aan de juiste gebruikersgroepen?
- OPMERKING: het kan zijn dat je dit samen met onze Support moet inregelen!
- De Rol: Verlof: Collectief startwaarden (geavanceerd) moet toegekend worden aan de gebruikers(groep) die de P&O / Verlof zaken voor jouw gehele organisatie beheren
- De Rol: Verlof: Uitgebreid verlof overzicht kan toegekend worden aan de gebruikers(groepen) die inzicht op persoonsniveau op de (boven)wettelijke saldi mogen hebben
- Is de Rol: VAK9: vakantie medewerker aan jullie gebruikers(groepen) toegekend, dan heb je automatisch recht op dit inzicht.
Uitvoering: #
- Collectief startwaardes inclusief het (boven)wettelijke onderscheid opvoeren
Context: Organisatie
Pagina: Aan-Afwezigheid > Uren > Collectief > Collectief startwaarden ( geavanceerd)
Op deze pagina voer je de startwaardes in van het lopende jaar. Als het goed is heb je deze beschikbaar in een overzicht (zie Voorbereiding punt 2.) en kan je deze opvoeren op deze pagina.
Let dus op: de invoer is in uren:minuten en de verjaringsdatum is ALTIJD 1-7 van het volgende jaar!
Bij ingrepen zie je deze verstrekking nu ook gescheiden in wettelijk/bovenwettelijk conform de invoer.
2. Collectief saldo verstrekken
Context : Organisatie
Pagina: Aan-Afwezigheid > Uren > Collectief > Collectief verstrekken
Deze functionaliteit werkt precies hetzelfde zoals je gewend bent, maar er is in de achtergrond het onderscheid in (boven)wettelijke verlof uren toegevoegd. Bekijk hier het Help artikel erover.
Uiteraard kan je dit ook per persoon doen, maar dat is vele malen meer werk. Heb je een goede reden om dat toch op die manier te gaan doen, lees hier het Help artikel hoe je dit doet.
3. Collectieve verjaringsmoment agenderen
Dit is niet zozeer een systeemhandling, maar het is noodzakelijk om ook daadwerkelijk met het verkregen inzicht van deze functionaliteit wat te gaan doen. Zorg er dan ook voor dat in de collectieve agenda’s de verjaringsmomenten staan genoteerd! Op deze data ga je de saldi bekijken en beoordelen of er werkelijk een verjaring dient plaats te vinden. Hoe je dit dan doet, lees in dit Help artikel
Controle: #
Ga nu steekproefsgewijs een aantal medewerkers langs, om te kijken of je de te verwachte saldi ook daadwerkelijk terug ziet,
Is dit niet het geval, dan kan je individueel de ingrepen nog aanpassen naar de juiste saldi en data.
Context: Persoon
Pagina: Aan-Afwezigheid > Uren > Registratie > Ingrepen
Ingrepen op activiteit Vakantie kunnen niet meer gewijzigd worden. Je zal de ingreep moeten verwijderen en opnieuw moeten invoeren als je een correctie wil aanbrengen. Dit heeft te maken met de onderliggende berekeningen betreffende op- en afbouw van het wettelijk verlof. Op basis van de Datum en gekozen geldigheid wordt de vervaldatum uitgerekend en getoond.
Zo voer je een ingreep handmatig in, met de keuze (boven) wettelijk:
Gereed: #
Gefeliciteerd, jij hebt nu voor jouw organisatie het verlof inzicht uitgebreid met het geavanceerde inzicht op de (boven)wettelijke verlof uren! Veel plezier en gemak van deze functionaliteit!
Tips voor gebruik #
Heb je nu heel veel medewerkers binnen jouw organisatie waarvoor je dit wilt uitvoeren, dan kunnen wij helpen met het opvoeren van de startwaardes, mits jij deze beschikbaar hebt.
Let wel: hier zijn mogelijk kosten aan verbonden, maar het kan je erg veel tijd schelen, zeker als je het nog moet omrekenen naar uren en minuten!
Gebruik voor de aanlevering het formulier ( Blanco importsheet inclusief wettelijk verlof ) wat wij hierbij hebben gevoegd en zorg dat zowel de saldi als het verjaringsmoment goed zijn opgevoerd.
