Locatie-kopieermachine

In dit artikel zullen we in gaan op de mogelijkheid om (catering)locaties vrijwel volledig te kopiëren. We refereren hier naar ‘catering’ omdat het kopiëren alleen werkt voor locaties die bestaan uit een administratie gekoppeld aan 1 afdeling.

Pagina: Inrichting → Diversen → Inrichting kopiëren

Video ondersteuning

Wat wordt er gekopieerd?

Bij het gebruik maken van de functionaliteit Inrichting kopiëren worden de volgende zaken (indien van toepassing) gekopieerd van / aangemaakt op basis van een gekozen administratie:

  • Er wordt een nieuwe administratie gemaakt volgens de opgegeven naam en met het opgegeven nummer als code
  • De administratie wordt in de opgegeven administratie groep geplaatst
  • Er wordt een nieuwe afdeling gemaakt volgens de opgegeven naam en met het opgegeven nummer als code
  • De afdeling wordt aan de administratie gekoppeld
  • Facturatie targets op de afdeling voor de urenregistratie worden gekopieerd
  • Er wordt een object rol aangemaakt met volledige mutatierechten op deze afdeling, de naam voor deze rol is samengesteld uit de administratienaam en het opgegeven nummer
  • De ingestelde activiteiten van de voorbeeld locatie worden ook in- uitgesloten voor de aan te maken locatie
  • Er wordt een nieuwe relatie aangemaakt volgens de opgegeven naam en met het opgegeven nummer als code
  • De administratie wordt aan deze relatie gekoppeld
  • Er wordt een locatie onder deze relatie geplaatst volgens de opgegeven naam
  • De gekoppelde leveranciers van de voorbeeld locatie worden ook aan de nieuwe locatie gekoppeld
  • Er wordt kopie van de openingsinstelling aangemaakt en gekoppeld aan de afdeling, kassagroep(en) en bestelgroep(en) op de opgevoerde startdatum
  • De kassagroepen en onderliggende kassa’s (inclusief de inrichting ervan) worden gekopieerd
  • De kassa import instellingen van de gehele voorbeeld locatie worden gekopieerd met de opgegeven user name en password, inclusief de geldende instellingen
  • De bestelgroepen en gekoppelde inkoopgroepen worden gekopieerd
  • De Prestatiegroepen worden gekopieerd, inclusief de instellingen
  • De Vaste Kostenhoofdgroepen en de gekoppelde vaste kosten groepen worden gekopieerd
  • De APG regels (inclusief de gekozen instellingen de gekoppelde rechten en de ingestelde targets) worden gekopieerd, echter zonder de keuze voor de juiste afdeling
  • De BWM regels (inclusief de gekoppelde rechten en de ingestelde targets)  worden gekopieerd

Het spreekt voor zich dat de gekozen voorbeeld locatie goed en universeel inzetbaar ingericht moet zijn. Alle kopieer acties zijn dus zonder mutatie van de benamingen, tenzij hierboven wel omschreven.

TIP! Het kan dus lonen om meerdere voorbeeld locaties (types) volledig in te richten, zodat de organisatie kan aangeven welk type er aangemaakt moet worden. Verschillende types onderscheiden zich door het aantal kostenplaatsen/ bedrijfsactiviteiten op locatie: dit vergt een significante uitbreiding van de inrichting. 

TIP! Richt een voorbeeld locatie dusdanig compleet in, dat als er kleine nuances op de aan te maken locatie zelf zijn, er enkel zaken gedeactiveerd of verwijderd hoeven te worden. Zo voorkom je extra werk en daarmee extra kosten.

Kopiëren

Om te kopiëren heeft de gebruiker de rol Inrichting: Inrichting kopiëren (Locatie-kopieermachine) nodig in zijn gebruikersgroep. Het kopiëren kan je uitvoeren door de volgende handelingen te doorlopen:

  1. Selecteer het Menu item Inrichting
  2. Navigeer naar de pagina Inrichting > Diversen > Inrichting kopiëren
  3. Kies de gewenste voorbeeld locatie
  4. Alle locaties kunnen als voorbeeld dienen, echter is het wijs om enkele voorbeelden specifiek als voorbeeld in te richten (als template). Zo weet je zeker dat alle nieuwe locaties exact dezelfde bron hebben. Is de voorbeeld locatie als zijnde ‘inactief’ ingericht, vergeet dan niet het “Alles tonen” vinkje aan te zetten.
  5. Vink aan wat je wenst mee te kopiëren (dit moet natuurlijk correct ingericht zijn op de gekozen voorbeeld locatie)
  6. Selecteer de gewenste begindatum
  7. Voer de juiste gegevens van de nieuwe locatie in
    Let op! Gebruik hier de syntaxis die al gehanteerd wordt en zorg er voor dat je alle benodigde info weet voordat je begint met kopiëren. 
  8. Controleer of alles correct is ingevoerd alvorens op de Kopieer knop te drukken.
  9. Klik direct daarna op de button Leeg maken om te voorkomen dat je alles dubbel aanmaakt. Indien je nog eens op Kopieer zou drukken zou je de locatie een 2e keer aanmaken met dezelfde gegevens. Dit wil je ter alle tijden voorkomen.
  10. Ga naar de aangemaakte locatie toe en controleer alle onderdelen op juistheid of benodigde aanvullingen

 

TIP! Na deze handelingen kan je de functionaliteit Locatie Budgetsheet toepassen om de targets en de omzetbudgetten eenvoudig opgevoerd te krijgen. Deze kan je vinden op de pagina (Administratie) Omzet > Budget > Locatiebudgetsheet.

Was dit artikel nuttig?