In dit artikel wordt uitgelegd hoe het toevoegen van een nieuwe afdeling in een bestaande inrichting in zijn werk gaat. Dit is een beschrijving voor gevorderde gebruikers met inrichtersrechten.
De beschrijving beslaat vier onderdelen van inrichting tot urenregistratie:
- Afdeling aanmaken op de pagina AFDELING – Stam
- Rechten inrichten t.b.v. de nieuwe afdeling
- Rechten aan gebruikersaccounts toevoegen
- Medewerkers inlenen op de nieuwe afdeling
Afdeling aanmaken #
- Klik op de button Afd (afdelingsniveau)
- Klik in het linker menu op het plus icoon (nieuwe afdeling)
- Voer de naam in van de nieuwe afdeling
- Kies de regio/rayon waaronder de afdeling valt
- Opslaan
Na het opslaan vult de software de Organisatie en Contractant in op basis van de ingevulde gegevens:
NB. Optionele niet-verplichte invoervelden zijn Afdelingscodes en Manager. De afdelingscodes worden gebruikt bij exports naar andere informatiesystemen. Manager is de leidinggevende persoon op de afdeling, dit bepaalt ook de rol van verlofmanager op deze afdeling.
Het vinkje Urenregistratie geeft aan of er wel/geen uren op de afdeling geboekt mogen worden in zowel urenregistratie en roosters. Het vinkje Roosteren bepaalt of de roosterpublicaties in de registratiecockpit meetellen. Actief is het zichtbaar/onzichtbaar maken van de afdeling in het systeem.
Rechten inrichten #
Nu de afdeling is toegevoegd aan de inrichting, zal er een toegangsrol aangemaakt moeten worden om gebruikers toegang te geven tot de nieuwe afdeling.
- Klik in het linker menu op Beheer
- Navigeer naar de pagina Rechten → Rollen
- Voer de rolnaam in en eventueel een omschrijving [Let op!]
- Opslaan
[Let op!]
Het wordt aangeraden om de syntaxis van de rolnaam eenduidig te houden. Type de naam van de rol altijd met 3 letters van de organisatorische eenheid als voorvoegsel.
Voorbeeld:
AFD: Schoonmaak GOED!
Rol voor schoonmaakafdeling nieuw FOUT!
Dit maakt het beheer van de rollen eenvoudiger.
Afdeling koppelen aan de rolnaam (object rechten) #
Wanneer de rolnaam is aangemaakt, kan deze gekoppeld worden aan de nieuwe afdeling. Dit gebeurt binnen het tabblad Object rechten. Binnen deze software zijn o.a. personen, afdelingen, regio’s en organisaties “objecten”.
- Blijf binnen menu-item Beheer
- Navigeer naar pagina Rechten → Object rechten
- Klik op het toevoegen icoon (gele plus)
- Zoek de zojuist aangemaakte rol (AFD: naam)
- Kies de afdeling waaraan gekoppeld wordt
- Vink alles aan voor volledige toegang (standaard)
- Opslaan
Rechten aan gebruikersaccounts toevoegen #
De rol is nu klaar om aan de gebruikersaccounts te koppelen.
- Blijf op menu-item Beheer
- Navigeer naar pagina Rechten → Gebruikers
- Zoek de gebruiker op
- Scrol naar onderen naar het kopje Rollen
- Zoek de rol op
- Opslaan met het diskette icoon
De afdeling is nu klaar en toegankelijk voor de gebruiker(s).
Medewerkers inlenen #
Alvorens er uren vastgelegd worden op een afdeling zullen er medewerkers op toegevoegd moeten worden. Onderstaand wordt uitgelegd hoe tijdelijke medewerkers aan de afdeling worden toegevoegd.
- Klik op de button Afd (afdlingsniveau)
- Kies in het linker menu de afdeling
- Klik op menu-item Aan-Afwezigheid
- Navigeer naar pagina Tijdelijke medewerkers
- Zoek de medewerker op
- Toevoegen/opslaan met het diskette icoon
