Nieuwe gebruiker aanmelden

Dit artikel gaat over het aanmelden van een nieuw inlog account voor een medewerker.

Wanneer er een (nieuwe) medewerker in het systeem gezet wordt, kan je een account aanmelden voor de medewerker waarmee de medewerker zelf kan inloggen. Het aanmelden van een account gebeurt niet automatisch.

Er zijn twee manieren om een account aan te melden:

1. In de laatste stap van de wizard Nieuwe Medewerker tijdens het invoeren van de nieuwe personeelsgegevens
2. Achteraf op de pagina Batch Gebruikers

Hoe werkt het? #

Bij het aanmelden van een account koppelt het systeem de gegevens van de werknemer aan een gebruikersnaam. De medewerker kan vervolgens met deze gebruikersnaam inloggen en heeft dan toegang tot het Medewerker loket voor zijn/haar eigen gegevens, uren, roosters en loonstroken.

Naast het standaard Medewerker loket is het mogelijk om de nieuwe medewerker uitgebreide rechten te geven die horen bij de functie die de medewerker binnen de organisatie heeft. Hiervoor kunnen voorbeeld gebruikers ingericht worden waaruit het aan te maken account de rechten ontleent.

Vervolgens kan je kiezen voor de welkomstmail die verstuurd wordt bij het aanmelden van het account. Er is altijd een standaard welkomsttekst aangemaakt, maar het is mogelijk om zelf een andere tekst in te stellen. Wanneer het account is aangemeld wordt de welkomstmail met gebruikersnaam en login automatisch verstuurd naar het opgeslagen e-mail adres.

Account aanmelden bij invoeren nieuwe medewerker #

In de laatste stap van de wizard nieuwe medewerker kan je aanvinken om voor de medewerker direct een gebruikersnaam en wachtwoord aan te melden. Voorwaarde is dat je een geldig (werk) e-mail adres hebt ingevoerd op de eerste pagina van de wizard. Heb je dit niet gedaan, dan is het vinkje ook helemaal niet zichtbaar en kun je geen gebruiker aanmelden.

» Vink aan direct een gebruikersnaam aanmaken voor de nieuwe medewerker. Kies de voorbeeld gebruiker en eventueel de welkomsttekst (sjabloon) en klik vervolgens op de knop Werknemer aanmaken.

De welkomstmail wordt binnen een paar minuten automatisch verstuurd naar het ingevoerde e-mail adres.

Later een gebruiker aanmelden #

Als je achteraf, een account wilt aanmaken voor je medewerkers dan kan je dit doen op de pagina Inrichting → Gebruikers → Batch gebruikers.

Je kunt er ook snel naar toe navigeren vanaf het Werkgever loket. In de categorie Gebruikers kies je voor Aanmaken:

Op deze pagina kan je per organisatie meer accounts tegelijk aanmelden en je ziet een overzicht van de reeds aangemaakte gebruikers.

» Selecteer eerst een organisatie in het bovenste selectieveld om de lijst met nog-aan-te-maken gebruikers te genereren. Die lijst verschijnt direct als je de organisatie hebt gekozen.

1. Selecteer de Organisatie waarbinnen je de medewerkers hebt aangemaakt
2. Kies de voorbeeld gebruiker
3. Kies de welkomsttekst (sjabloon)
4. Vink de medewerkers aan voor wie je het account wilt activeren
5. Druk op de knop “Maak de geselecteerde gebruikers aan”

De welkomstmail wordt nu automatisch verzonden naar de mail adressen van de geselecteerde medewerkers.

Medewerker staat er niet tussen wat nu? #

Het kan voorkomen dat je de lijst met aan-te-maken gebruikers opvraagt en deze blijft leeg of de juiste medewerker staat er niet tussen. Dit kan verschillende oorzaken hebben.

• Je hebt niet de juiste organisatie geselecteerd of je hebt de medewerker bij de verkeerde organisatie in dienst gemeld. Kies de juiste organisatie op de pagina Batch gebruikers, de lijst met aan-te-maken gebruikers wordt direct zichtbaar.

• Er is geen e-mail adres ingevoerd bij de medewerker. Controleer de pagina Algemeen → Personalia → Communicatiemiddelen op de aanwezigheid van een werk e-mail adres.

• Het e-mail adres van de medewerker heeft niet de juiste instelling. Controleer de instellingen op pagina Algemeen → Personalia → Communicatiemiddelen op correcte invoer. De juiste instellingen zijn:
  • Type middel: E-mail
  • Rol: Werk
  • Primair van dit type: aangevinkt

• Het e-mail adres van de medewerker is al in gebruik bij een account. Neem contact op met Staff Support om dit (oude) account te ontkoppelen.