Ruilen

Nadat de roosters gepubliceerd zijn, is het voor de medewerker mogelijk om op de pagina ‘Mijn rooster’ diensten te ruilen. Een klik op de R in kolom Ruilen opent een opmerking veld, deze mag ook leeg gelaten worden. Vervolgens kan de medewerker op OK klikken om een ruilverzoek in te dienen.

1. De dienst is nu lichtblauw gemarkeerd en staat open om te ruilen. Als bij de inrichting ingesteld werd dat de Manager verantwoordelijk is voor behandeling van ruilverzoeken, dan wordt er een e-mail gestuurd met details. Een ruilverzoek kun je weer intrekken door op het rode kruis te klikken.
2. Indien het zo is ingesteld dat de medewerkers onderling -zonder tussenkomst van de manager- diensten mogen ruilen dan verschijnen de ruilverzoeken van collega’s direct op de pagina Mijn rooster. Je kunt ze herkennen aan de gele markering. Alle collega’s die op jouw rooster staan krijgen een email met daarin jouw verzoek.
3. Om een ruilverzoek te accepteren klik je op het groene vinkje of op het rode kruis om af te wijzen. Als je een dienst van een collega overneemt en dus geaccepteerd hebt, dan komt deze dienst direct in jouw rooster terecht.

Wanneer de afdelingsmanager verantwoordelijk is voor het afhandelen van ruilverzoeken dan kan hij/zij op pagina Roosters → Ruilen een overzicht opvragen hiervan. Dit overzicht geeft details van de ruilverzoeken weer. Ook zie je hier de integrale kostprijs van de medewerker en het aantal nog in te plannen uren op basis van de contractverplichting. De hier getoonde competenties en vaardigheden hebben betrekking op de dienst.

1. Het overzicht vraag je op per maand, met de gele pijlen ga je een periode vooruit of terug. Je kunt ook een vrije periode selecteren door een Start- en Einddatum in de kalenders te kiezen. Klik op Genereer het rapport om het overzicht te verversen.
2. Als je een verzoek wilt annuleren en verwijderen, zet je een vinkje bij het gewenste verzoek en klik je op de knop Annuleer de geselecteerde aanvragen.Om een ruilverzoek in behandeling te nemen, klik je het aan. Onder het overzicht verschijnt nu een overzicht met beschikbare medewerkers. De hier getoonde klasse en vaardigheden hebben betrekking op de medewerker.
3. Vink de medewerkers aan naar wie je een ruil uitnodiging wilt sturen en klik op de knop Plaats aanvraag. De status verandert naar geel Uitgezet. De medewerker ontvangt een email met daarin de details van de roosterdienst.
4. Je kunt een uitgezette aanvraag weer intrekken. Selecteer de medewerkers en klik op Annuleer aanvraag.
5. Nadat een medewerker de aanvraag geaccepteerd heeft, wordt de dienst geruild. Vink de medewerker aan en klik op Keur aanbod goed. Deze medewerker ontvangt nu een email met daarin bevestiging van de ruilactie.

Standaard is Ruilen niet ingeschakeld, om het te gebruiken zal er minstens één instelling ingericht worden op pagina Uren → Roosteren → Ruilen onder menu-item Inrichting.

1. Klik op het toevoegen icoon om een nieuwe instelling te maken of klik op een bestaande regel om die aan te passen.
2. De organisatorische eenheid is optioneel, laat je deze leeg dan geldt de instelling voor de gehele contractant. De optie Verantwoordelijke bepaalt of de Medewerker onderling de ruilverzoeken kunnen afhandelen of dat de Manager het moet goedkeuren. De optie Automatisch aanvragen houdt in dat een ruilverzoek direct naar de medewerkers gaat, staat dit vinkje niet aan dan zal de manager de medewerkers uitnodigen. De Filter aanvraag op competentie is van toepassing wanneer er in de Plannen Expert module competenties ingesteld zijn bij de roosterdiensten.
3. Opslaan met het diskette-icoon