Het optimaal inrichten van het proces dat leidt tot verloning is cruciaal voor de betrouwbaarheid ervan.
Stap 1: Personeelsadministratie
Beschrijving
De personeelsadministratie is het fundament van een betrouwbare verloning.
Staff Support functioneert als verlengstuk van én als bron voor de salarisadministratie. Hierdoor heb jij altijd alle informatie veilig centraal opgeslagen en beschikbaar. Daarnaast weet jij precies wat een rooster jou kost en wie het meest geschikt is voor welke positie.
Wie, wat, wanneer?
Wie: HR medewerker / HR Manager / Werkgever
Wat: Dienstverband, Artikelen, Bonus, CAO regels, Toeslagen, Kwaliteit
Wanneer: Dagelijks / Wekelijks
Opleiding
- Help artikelen
- Instructievideo’s
- Opleiding
Stap 2: Beschikbaarheid
Beschrijving
Om een goede planning te maken is het belangrijk overzicht te hebben van je beschikbare workforce. Door het gebruik van het werkschema en de mogelijkheid beschikbaarheid aan te geven weet je precies wie je wanneer kunt inzetten.
Wie, wat, wanneer?
- Oproepkrachten
- Vaste medewerker enkel indien buiten werkschema ook beschikbaar
- Wekelijks / maandelijks
Handige links
- Help artikelen
- Instructievideo’s
- Opleiding
Stap 3: Planning
Beschrijving
Goed plannen biedt houvast en vereenvoudigt het proces van uren registreren. Door te werken met prognose, diensten en competenties zorg je dat je altijd verzekerd bent van de juiste persoon op de juiste plek én dat je nooit meer uren inzet dan de verwachting toelaat. Handig toch?
Wie, wat, wanneer?
- Locatiemanager, planner
- Wekelijks / maandelijks
Handige links
- Help artikelen
- Instructievideo’s
- Opleiding
Stap 4: Klokken
Beschrijving
In- en uitklokken geven een betrouwbaar beeld van wie er aanwezig is. Daarnaast is het bij uitstek de makkelijkste manier voor medewerkers om uren te registreren. Door het instellen van slimme afrondingslogica is het evalueren van kloktijden super easy. Dat wil je toch?
Wie, wat, wanneer?
- Locatiemanager, planner
- Dagelijks
- Aan begin en einde van een dienst
Handige links
- Help artikelen
- Instructievideo’s
- Opleiding
Stap 5: Uren registreren
Beschrijving
Via de app kunnen medewerkers zelf uren registreren. Dit kan handig zijn als iemand vergeten is uit te klokken of als er bijvoorbeeld is afgesproken dat altijd het rooster wordt gevolgd, tenzij de uren hiervan afwijken. Geen angst dat deze direct verloond zullen worden hoor, de afdelingsmanager zal de uren altijd moeten fiatteren. Probeer het eens!
Wie, wat, wanneer?
- Locatiemanager, planner
- Dagelijks
- Aan begin en einde van een dienst
Handige links
- Help artikelen
- Instructievideo’s
- Opleiding
Stap 6: Uren evalueren
Beschrijving
Een dagelijkse routine ontwikkelen in het evalueren van uren gaat je veel voordelen opleveren. Niet in de laatste plaats financiële voordelen. Weet jij nog wat je eergisteren precies gedaan hebt? Nee he? Hoe groot is de kans dat iemand dit aan het einde van een week (of paar weken) nog voor zijn collega’s kan beoordelen? Dagelijks registreren, dagelijks evalueren en wekelijks dichtzetten. Het is even oefenen, maar daar ga je heel gelukkig van worden.
Wie, wat, wanneer?
- Locatiemanager, regiomanager, operationeel manager
- Dagelijks de eerstvolgende dag
Handige links
- Help artikelen
- Instructievideo’s
- Opleiding
Stap 7: Uren fiatteren
Beschrijving
Is de eerste check door bijvoorbeeld de afdelingsmanager gedaan? Dan zou een 2de check door een regiomanager de finale operationele controle kunnen betreffen. Voor compactere organisaties niet noodzakelijk, voor grotere organisaties wel gewenst. Wij faciliteren het in ieder geval. Beetje keuze is altijd prettig.
Wie, wat, wanneer?
- Regiomanager, operationeel manager
- Wekelijks voor afsluiting van de voorgaande week
Handige links
- Help artikelen
- Instructievideo’s
- Opleiding
Stap 8: Uren dichtzetten
Beschrijving
De laatste controle en misschien wel belangrijkste operationele stap is het, bij voorkeur wekelijks, dichtzetten van de uren. Hiermee geeft de operatie het signaal naar HR/Salarisadministratie dat alle uren goed zijn verwerkt en gecontroleerd. Zo wordt voorkomen dat aan het einde van de maand een opstopping ontstaat van nog te verwerken uurtjes. Want daar wordt niemand heel blij van.
Wie, wat, wanneer?
- Operationeel manager op organisatieniveau
- Wekelijks
Handige links
- Help artikelen
- Instructievideo’s
- Opleiding
Stap 9: Finale controle
Beschrijving
De laatste voor de verloning is de eindcontrole door HR/Salarisadministratie. Vanuit deze controle worden eventuele mutaties die noodzakelijk zijn voor het uitbetalen van de salarissen doorgevoerd. Denk bijvoorbeeld aan het uitbetalen van overuren.
Wie, wat, wanneer?
- HR manager / Salarisadministratie
- Maandelijks / periodiek in lijn met verloning
Handige links
- Help artikelen
- Instructievideo’s
- Opleiding
Stap 10: Verloningsrapportage
Beschrijving
Als we het proces goed hebben ingericht en iedereen heeft zijn verantwoordelijkheid in dit proces genomen kan het niet anders zijn dan dat er n u met een druk op de knop een verloningsrapport uitrolt. Mocht dit nou niet zo zijn? Waar zit dan de botleneck?
Wie, wat, wanneer?
- HR manager / Salarisadministratie
- Maandelijks / periodiek in lijn met verloning
Handige links
- Help artikelen
- Instructievideo’s
- Opleiding
