Dit artikel beschrijft de functionaliteit Extra Reiskosten binnen het Dienstverband van de medewerker.
Binnen het salarisrecord van de medewerker is het mogelijk om het vaste salariscomponent reiskostenvergoeding per periode op te slaan. Dat is de standaard reiskostenvergoeding van deze medewerker naar de verloningsafdeling.
De functionaliteit Extra Reiskosten is bedoeld om reiskosten te kunnen berekenen voor medewerkers die werken op verschillende werkadressen/locaties. Deze reiskosten worden berekend en getoond in het Verloningsoverzicht.
💡Voor de beschreven handelingen zijn P&O rechten benodigd en voor het instellen van de activiteit XR heb je urenregistratie inrichter recht nodig.
Hoe werkt het? #
Als de Extra Reiskosten instellingen gedaan zijn en er verschillende bedragen voor verschillende afdelingen zijn ingericht, dan hoeft je niets anders te doen dan gewoon uren te registreren op de correcte afdelingen. De berekening van de reiskosten gebeurt vervolgens vanzelf.
Meer keer reiskosten op één dag #
Gaat de medewerker op één dag vaker naar dezelfde locatie? We noemen dat in Staff ‘Split-shift’. Dan ontvangt de medewerker hiervoor standaard 1x de reiskosten. Wil je dat de medewerker die een split-shift draait wel 2x reiskosten voor dezelfde locatie ontvangt? Gebruik dan de XR checkbox in de urenregistratie.
De XR checkbox #
Reiskosten worden per afdeling berekend via de urenregistratie. Als een activiteit met afkorting XR is aangevinkt zijn er extra reiskosten van toepassing, dat betekent dat er nog een keer reiskosten berekend wordt. Per dag worden de reiskosten voor een afdeling 1x berekend, ook als er meer diensten voor die afdeling zijn. Indien er extra reiskosten van toepassing zijn, bijvoorbeeld wanneer de medewerker op één dag twee keer naar de locatie reist, dan zet je het vinkje bij XR. Reiskosten worden alleen berekend als er productieve activiteiten zijn, of AT (arbeidstherapeutisch werken). Onderstaande afbeelding geeft een voorbeeld van urenregistratie op een afdeling waarvoor een extra reiskosteninstelling bestaat. Het vinkje bij XR is gezet waardoor ook nog extra reiskosten geactiveerd worden.
- Het aanvinken van XR wanneer er improductieve behalve (AT) uren worden geregistreerd, resulteert niet in reiskosten;
- Wanneer je uren registreert op de verloningsafdeling en je vinkt XR aan, dan resulteert dit in 2x de standaard reiskosten mits de instelling van de reiskosten op het salaris-tabblad “per dag” is;
- Wanneer je uren registreert op een afdeling waarvoor een reiskosten instelling is opgeslagen, dan resulteert dit in 1x reiskosten;
- Wanneer je uren registreert op een afdeling waarvoor een reiskosten instelling is opgeslagen én je vinkt XR dan resulteert dit in 2x reiskosten.
Deze reiskosteninstellingen worden in het verloningsoverzicht gebruikt en bij het rapport urendetails per dag.
Logica #
De volgende rekenlogica is van toepassing:
- Een medewerker die op de dezelfde afdeling/locatie meer shifts boekt ontvangt 1x reiskosten
- De medewerker die op dezelfde dag op 2 of meer afdelingen boekt, ontvangt de reiskosten van alle afdelingen/locaties
- Het vinkje XR in de urenregistratie is er voor bedoeld om op dezelfde locatie nog een keer reiskosten te krijgen
Er bestaat ook een vinkje op Organisatie-niveau om de reiskosten slechts één keer per dag te laten berekenen. Indien er een instelling op afdeling actief is, dan geldt per dag het hoogste bedrag.
Toevoegen extra reiskosten #
Je stelt deze reiskosten in op pagina Extra Reiskosten, daar kom je vanuit de Medewerkerkaart in het paneel Dienstverband. Klik op de link naar Extra Reiskosten.
Op deze pagina zie je het overzicht van de standaard reiskosten zoals deze zijn opgeslagen in het salarisgegevensbestand aangegeven in blauwe letters. De instellingen voor extra reiskosten worden in het zwart getoond en kunnen hier aangepast worden.
Om een nieuwe instelling voor extra reiskosten toe te voegen, vul je de lege velden onder Reiskosten en toeslagen per medewerker wijzigen in. Om een bestaande instelling te wijzigen klik je de gewenste instelling aan en wijzig je de invoer.
- Selecteer de Afdeling waarvoor extra reiskosten en toeslagen gelden
- Kies de Begindatum uit de kalender, de Einddatum mag leeg zijn.
- Voer de Reiskosten, eventueel belastbaar deel* en toeslag in
- Sla op
💡Let op! Wanneer je hier reiskosten voor de standaard verloningsafdeling inricht dan overrule je de instelling opgeslagen bij het salaris. M.a.w. de instelling op deze pagina krijgt voorrang boven de instelling op het salarisrecord.
💡*Belastbaar deel is het bedrag van je reiskostenvergoeding dat boven de maximum onbelaste kilometervergoeding van de Rijksoverheid uitkomt. Over dit extra deel moet je werkgever loonheffingen inhouden, omdat de Belastingdienst dit als loon ziet.
Rapportage #
De berekening van reiskosten (inclusief de extra reiskosten) komt terug in verschillende rapportages.
Verloning #
In het eerder beschreven voorbeeld zijn er voor een medewerker uren geregistreerd op een werkafdeling waarbij XR werd aangevinkt. Ook zijn voor deze werkafdeling de reiskosten ingericht, dus dat betekent dat de medewerker recht heeft op de reiskosten + extra reiskosten. In het verloningsrapport wordt de registratie als volgt weergegeven:
Details per dag #
Het rapport Details per dag geeft een overzicht van de urenregistratie in een vrij te kiezen periode. De kolommen Reiskosten en Pers. toeslag worden gevuld met de reiskosten en toeslaginstelling van de medewerker.
Onder het rapport kun je aflezen hoe vaak het vinkje XR gebruikt is.
Technische inrichting van de XR checkbox #
👉Deze checkbox is niet standaard en moet per klantomgeving ingericht worden op pagina Uren > Instellingen > Urenregistratie > Activiteiten.
Het vinkje XR in de urenregistratie is een zogenaamde niet-tijdgebonden activiteit en richt je in op de pagina waar de activiteiten ingesteld worden. Verplichte velden zijn Naam, Afkorting en Omschrijving. De looncode is alleen verplicht wanneer er een urenexport naar salarisadministratie in gebruik is. Raadpleeg je salarisadministratie welke looncode zij hanteren voor reiskosten.
- Type de Naam in
- Voer de Looncode in (alleen indien van toepassing)
- Geef deze activiteit de afkorting XR (dit moet altijd XR in hoofdletters zijn!)
- Voer de omschrijving in
- Vink alleen Zichtbaar en Periodeboeken toegestaan aan
- Opslaan
💡Let op! het maximum aantal niet-tijdgebonden activiteiten is 4. Maak niet meer dan vier van dit soort activiteiten aan.