Ga naar inhoud
Staff HelpStaff Help
  • Home
  • Ik ben
  • Apps
  • Artikelen
  • Veiligheid
  • Opleiding
  • Contact
Popular Search verlofgebruikersbeheerurennmbrsbeschikbaarheid

Before you start

  • 2. Tweestap (2FA) authenticatie methode
  • 1. Hoe log ik in?
  • 3. Leer navigeren binnen het platform
  • 4. Notificaties en berichtencentrum
  • 5. Bekijk mijn Profiel
  • 6. Haal het maximale uit je dashboard (In ontwikkeling)
  • 7. Stel je favorieten in
  • 8. De Staff Medewerker App verkennen

Loketten

  • Beschermd: Alle apps
  • Buienradar widget

Agenda

  • Mijn agenda (BETA)

Personeel

  • HR Cockpit
  • HR Cockpit – Verloop
  • Jubilea
  • Kwaliteit: Functioneren & Evaluaties
  • Vaardigheden beheren
  • Boodschap voor personeelszaken
  • Communicatie met PZ
  • Nieuwsberichten plaatsen
  • Salaris informatie
  • Bibliotheek onderhouden
  • Landingspage Persoon
  • Functies beheren
  • Welkomstmail opnieuw versturen
Personeel >How to start?
  • Wachtwoord resetten
  • Dienstverbanden en contracten toevoegen / aanpassen / verwijderen
  • Aanpassen stamgegevens van een medewerker
Personeel >Functionaliteit: Personalia
  • Werkgever loket
  • Telefoon- en adressenlijst
  • Smoelenboek
  • Personalia wijzigen
  • Uitzendkracht toevoegen
  • Nieuwe medewerker
  • Medewerker ingevoerd op de verkeerde organisatie
  • Medewerker verwijderen
  • Adreswijziging
  • Adressenlijst
  • Adres
  • Communicatiemiddelen
  • Aanpassen stamgegevens van een medewerker
  • Mailadres wijzigen
  • Batch mutaties (medewerkers verwijderen)
  • Connexie medewerker vroegtijdig zichtbaar maken in Staff
  • Functies beheren
  • Medewerker toevoegen / aanpassen
  • Jubileum berekening
Personeel >Functionaliteit: Dienstverband
  • Lage WW-Premie
  • Medewerker uit dienst melden
  • Afdeling aanpassen
  • Vakkracht
  • Uniek personeelsnummer instelling
  • Salaris wijzigen
  • Praktijkvoorbeeld – contractwijziging
  • Overgang naar andere organisatie
  • Medewerker opnieuw in dienst nemen
  • Extra Reiskosten
  • Functie wijzigen
  • Contract wijzigen/verlengen
  • FAQ: Wat te doen bij fout in overgang naar andere organisatie
  • Hoe pas ik de begindatum van een medewerker aan?
  • Medewerker met een 2e dienstverband / contract invoeren
  • Vakkrachten
  • Werken met Min-Maxers
  • Werkschema
  • Dienstverbanden en contracten toevoegen / aanpassen / verwijderen
  • Jubileum berekening
  • Loonheffingskorting aanpassen
Personeel >Functionaliteit: Salaris
  • Collectieve salarisverhoging doorvoeren
  • Exporteren en importeren doorbelastingstarieven
  • Voorschot
  • Salaris wijzigen
  • Gratis Maaltijd registratie
  • Salariscommunicatie indienen
  • Dienstverbanden en contracten toevoegen / aanpassen / verwijderen
  • Wijziging kostprijs medewerker bij wijzigen van salaris “inclusief” naar “direct uitkeren”
  • Loonheffingskorting aanpassen
Personeel >Functionaliteit: Documenten / Salarisstroken
  • Bestanden Totaal
  • Salarisstroken en jaaropgaven
  • Door medewerkers standaard inzichtelijke documenten
  • Documenten Uploaden
  • Contracten en afspraken
  • Overzicht van filetypes per pagina
  • Correspondentie (Mergen)
Personeel >Functionaliteit: Kostprijs
  • Medewerker uurkosten (kostprijs)
  • Wijziging kostprijs medewerker bij wijzigen van salaris “inclusief” naar “direct uitkeren”
Personeel >Functionaliteit: Intakeformulier nieuwe medewerker
  • Intakeformulier nieuwe medewerker

Artikelen

  • Artikel totaal
  • Artikel inleveren
  • Artikel aan medewerker toewijzen
  • Medewerker(s) aan een artikel toewijzen
  • Artikelen
  • Artikel wijzigen
  • Artikel toevoegen

Planning

  • Diensten ruilen met collega’s
  • Diensten ruilen beheren
  • Rusttijden instelling minimaal onafgebroken rust
  • 4-weken rooster
  • Mijn rooster
  • Roosteren
  • Roostergroepen
  • Rusttijden instelling minimaal onafgebroken rust
  • Slaapdiensten
  • Roosteren Flex
  • Beschermd: Planning dashboard
  • Rooster vullen over een langere periode
  • Plannen Expert
  • Rooster Automaat (diensten)
  • Rooster Automaat (drukte) !! Onder voorbehoud !!
  • Roosteren van regiokrachten
  • Diensten inrichten
  • Diensten-roosteren Flex
  • Dienstenrooster maken
  • Inschrijven op diensten (open diensten)
  • Roosterdiensten invulling
  • Roostersjablonen inrichten
  • Rooster kopiëren over een periode
  • Rooster kopiëren naar de urenregistratie
  • Inzoomen rooster
  • Aanmaken nieuwe dienst
  • Rooster verwijderen over een langere periode
  • Rooster kopiëren over een langere periode
  • Rooster kopiëren naar de volgende week

Beschikbaarheid

  • Beschikbaarheid
  • Managen op welke dagen en tijden beschikbaarheid kan worden opgegeven
  • Weekoverzicht – Overzicht van de opgegeven beschikbaarheid per week genereren
  • Dagoverzicht – Overzicht van de opgegeven beschikbaarheid per dag genereren
  • Bericht sturen naar medewerkers van een afdeling via de beschikbaarheid
  • Opgegeven beschikbaarheid van mijn medewerkers vastzetten voor een week
  • Mijn beschikbaarheid opgeven over een periode
  • Mijn beschikbaarheid opgeven

Uren

  • Overzicht Uren
  • Activiteiten beheren
  • Uren evaluatie [bèta]
  • Urenregistratie instellingen inclusief afsluitdatum aanpassen
  • Verloningsrapportage
  • Uren Totaal
Uren >Functionaliteit: Registratie
  • Urenregistratie instellingen per medewerker
  • Verwerken extra TVT op feestdagen
  • Urenregistratie persoonsniveau
  • Urenregistratie fiatteren
  • Urenregistratie eigen uren
  • Urenregistratie
  • TVT-uren
  • Collectieve TVT-ingrepen
  • Rooster kopiëren naar de urenregistratie
  • Rapport MIN-MAX
  • Nachttoeslag
  • Inzoomen Urenregistratie
  • Inrichting urenregistratie
  • Extra Reiskosten
  • Activiteitenmatrix
  • Medewerkers inlenen/uitlenen
  • Uren registreren over een langere periode
  • Uren registreren voor jongeren onder de 16
  • Hoe kom ik af van standaard dubbele regels in de urenregistratie?
  • Mijn uren
  • Feestdagen registreren
  • Urenregistratie op afdelingsniveau
Uren >Functionaliteit: Fiatteren
  • Uren bekijken
  • Evalueren en goedkeuren van kloktijden
Uren >Functionaliteit: Grenswaarden
  • Uren normen
  • Grenswaarden per afdeling tbv facturatie & sturing
Uren >Functionaliteit: Spaaruren
  • Seniorenregeling met spaaruren
  • Afrondingsverschil bij aanvragen en goedkeuren verlof spaaruren medewerkers
  • Introductiepagina Spaaruren
Uren >Functionaliteit: Consultancy
  • Consultancy urenregistratie

Verlof

  • Uitbetalen TVT
  • Saldo verlofuren (status uitgebreid)
  • Verlof
  • Verlof inrichting en periode blokkeren
  • Verlof aanvragen
  • Vakantie jaaroverzicht
  • Vakantie aanvraag goedkeuren
  • Praktijkvoorbeeld – contractwijziging
  • Extra verlofuren
  • Ingrepen
  • Verlof – Uitbreiding inzage verlofdagen
  • Verlof Totaal (beta)
  • Werken met Min-Maxers
  • Voorbeeldberekening verloftoekenning (in een gebroken maand)
  • De verlofmodule inrichten
  • Verjaringsoverzicht
  • Verlofmanager aanpassen
  • Verlofuren opnieuw verstrekken
  • Verlofuren opnieuw verstrekken
  • Collectief – Toekennen VAK en ATV aan oproepkrachten
  • Collectief – overnemen
  • Collectief – verstrekken
  • Collectief – startwaarden

Verzuim

  • Verzuim: ziek- en beter melden
  • Vakantiekaart en verzuimkaart

Klokken

  • Kloktijden importeren vanuit de SNL kassa
  • Klokken: status en evaluatie
  • Klokken: in- en uitklokken
  • Klokken met een Datafox terminal (vingerscan)
  • Klokken Inrichting
  • Klokken voor medewerkers
  • Evalueren en goedkeuren van kloktijden
  • Inrichten klokken
  • Ik wil beginnen met klokken

Declaraties

  • Declaraties
  • Module: Declaraties

Omzet

  • Beschermd: Omzet overzicht (399274)
  • Omzetprognose
  • Omzet ontwikkeling
  • Gemiddelde besteding
  • Budget
  • Omzet Totaal
  • Grootboekrekeningnummer betaalwijze wijzigen (per datum)
Omzet >How to start?
  • Uitgebreide toelichting inhoud omzetregistratie
  • Omzetregistratie
  • Omzetgroep aanmaken
  • Klantspecifieke betaalwijze aanmaken
  • Grootboekrekeningnummer koppelen aan bestaande algemene (MaxCC) betaalwijze
  • Grootboekrekeningnummer koppelen aan bestaande klantspecifieke betaalwijze
  • Grootboekrekeningnummer betaalwijze wijzigen met terugwerkende kracht
  • Aanmaken grootboekrekeningnummer
  • Omzetregistratie inrichting aanpassen
  • Omzet registreren
Omzet >2.1 App: Kassa
  • Uitgebreide toelichting inhoud omzetregistratie
  • Uitlezen registratie cockpit
  • Omzetgroep/betaalwijze toevoegen aan kassa
  • Omzetregistratie import logs verwijderen
Omzet >3.1 Extensie: Kantoorkas
  • Kantoorkas automatisch overnemen bij jaarovergang
  • Kantoorkas totaal
Omzet >3.2 Extensie: Automaten
  • Automaatregistratie

Bonus

  • Widget: Behaalde en maximale bonus
  • Bonus op basis van omzet
  • Bonus verwerken
  • Bonus – POP (Plezier Om Prestatie)
  • Bonus Totaal

Relaties

  • Contactpersoon Totaal
Relaties >1.0 How to start?
  • Relatie Totaal
  • Landingspagina Relatie (vroege toegang)
  • Facturatiegegevens relatie beheren
  • Basisgegevens relatie beheren
  • Nieuwe relatie aanmaken
Relaties >2.1 App: Stamdata
  • Contactpersoon verbergen
  • Bedrijfslogo uploaden voor een relatie
  • Leverancier toevoegen
  • Aan contractant gekoppelde relatie wijzigen
Relaties >3.1 Extensie: Contracten
  • Aan contractant gekoppelde relatie wijzigen

Facturatie

  • Beschermd: Overzicht (420973)
  • Aanmaken conceptfactuur obv factuurregels
  • Aanmaken losse conceptfactuur (BETA)
Facturatie > 1.0 How to start?
  • Relaties beheren t.b.v. facturatie
  • Facturatie
Facturatie > 2.1 App: Facturen:Totaal
  • Facturatie Totaal
Facturatie > 2.2 App: Facturen:Debiteuren
  • Factureren debiteuren
  • Factureren
  • Facturen
  • Facturatie inrichting en configuratie
  • Inrichten losse conceptfactuur (BETA)
  • Facturatie
  • Herinneringen en creditnota’s versturen
Facturatie > 2.3 App: Facturen: Taken
  • Taakfacturatie
  • Taakfacturatie inrichten
  • Foutieve factuur verwijderen of crediteren
  • Herinneringen en creditnota’s versturen
Facturatie > 2.4 App: Facturen:Abonnementen
  • Foutieve factuur verwijderen of crediteren
  • Aan contractant gekoppelde relatie wijzigen
  • Abonnementsfacturatie
  • Herinneringen en creditnota’s versturen

Prestatie

Prestatie >1.0 How to start?
  • Administratiegroepen inrichten
  • Prestatiegroep
  • Dag naar uren omrekening
  • Arbeidsproductiviteit instellingen
Prestatie >2.1 App: Arbeidsproductiviteit
  • Activiteit toevoegen aan arbeidsproductiviteit instellingen
  • Widget arbeidsproductiviteit
  • Regio-prestatie
  • Personeel budget instellingen
  • Bezettingsgraad
  • Locatiebudgetsheet
  • APG target aanpassen
  • Omzetgroep toevoegen aan arbeidsproductiviteit instellingen
  • Arbeidsproductiviteit instellingen
  • Arbeidsproductiviteit
  • APG Verschillen
Prestatie >2.2 App: Registratiecockpit
  • Rooster status
  • Registratie prestatie
  • Registratie cockpit
Prestatie >2.3 App: Brutowinst
  • Beschermd: Inkoop overzicht (420969)
  • Brutowinstmarge: Target aanpassen
  • Widget brutowinstmarge
  • Inkoopruimte
  • Inkoop budget (targets)
  • Brutowinstmarge instellingen
  • Brutowinstmarge
  • Locatiebudgetsheet
Prestatie >2.4 App: Resultaat
  • Resultaat
  • Regio-prestatie
  • Omzet prestatie
  • Omzet ontwikkeling
  • Budget Jaarverdeling
  • Budget
  • Locatiebudgetsheet
  • Resultaat
Prestatie >2.5 App: Regioprestatie
  • Regio-prestatie AP
  • Regio-prestatie resultaat
  • Regio-prestatie omzet
  • Locatiebudgetsheet

Rapporten

  • Gemiddelde besteding
  • Adressenlijst
  • Projectrapportage, incl. kosten, omschrijving en resultaat
  • Mijn Rapporten (abonneren op raadplegen rapportages)
Rapporten >1.0 How to start?
  • Totaal overzicht alle Raadplegen Rapporten
  • Raadplegen rapportages
Rapporten >2.1 App: Rapporten: Totaal
  • Artikel totaal
  • Bonus Totaal
  • Kantoorkas totaal
  • Omzet Totaal
  • Verlof Totaal (beta)
  • Gebruiker Totaal
  • Facturatie Totaal
  • Personeel Totaal
  • Uren Totaal

Taken

Taken >2.1 App: Taken
  • Taken
  • Snelinvoer Supportaak
  • Boodschap voor personeelszaken
  • Supporttaken raadplegen
  • Aan contractant gekoppelde relatie wijzigen
  • Taken Totaal

Projecten

  • Projecten Totaal
  • Projectrapportage, incl. kosten, omschrijving en resultaat
  • Projecten kopiëren

Inkoop

  • Inkopen importeren (koppeling Sligro)
  • Beschermd: Sligro koppeling (Technische handleiding)
  • Sligro koppeling
Inkoop >2.1 App: Inkoop registratie
  • Inkoop Totaal
  • Inkoopregistratie
  • Inkoopgroep
  • Externe doorleveringen
  • Contante inkopen registreren
Inkoop >3.1 Extensie: Doorleveringen
  • Inkoopregistratie

Koppelingen

  • MEWS (omzetprognose)
  • Countler (omzet)
  • Inkopen importeren (koppeling Sligro)
  • Exporteren uren naar Connexie
  • De Aanwezigheid-Module i.c.m. Datafox
Koppeling: NMBRS
  • Nmbrs: Handmatig stroken importeren
  • Uren export inrichten en testen voor Loket.nl en NMBRS
  • Slaapdiensten en de verwerking hiervan in Nmbrs
  • Nmbrs koppeling – Wat moet ik doen als klant?
Koppeling Loket.nl
  • Troubleshooten AFAS / Loket.nl uit dienst datum niet verwerkt
  • Uren export inrichten en testen voor Loket.nl en NMBRS
  • Troubleshooten AFAS / Loket.nl missende medewerker
Koppeling AFAS
  • AFAS automaten omzet importeren
  • Troubleshooten AFAS / Loket.nl uit dienst datum niet verwerkt
  • Troubleshooten AFAS / Loket.nl missende medewerker
  • AFAS Voorbeeld medewerkers
Koppeling SNL: Kloktijden
  • Kloktijden importeren vanuit de SNL kassa
Koppeling SD Worx
  • SD Worx koppeling

Overig

  • Uitschakelen scrollen na verversen in Chrome
  • Beschermd: YoungOnes koppeling
  • Logo aanpassen
  • Ik kan geen gebruiker aanmaken
  • Achteraf gebruikers aanmaken
  • Gebruiker aanmaken tijdens invoeren personeelslid
  • Aanmaken afdeling
  • Organisatiestructuur inrichten
  • Administratie Totaal
  • Locatie toevoegen d.m.v. kopiëren
  • Rol aanmaken voor een afdeling, regio of organisatie.
  • Aanmaken regio
  • Administratiegroepen toekennen en verwijderen
  • Gebruikersbeheer – Landingspage
  • Administratie toekennen en verwijderen
  • Rollen toekennen en verwijderen
  • Gebruikersgroepen toekennen en verwijderen
  • Tijdelijke gebruikersvervanging
  • Gebruikers overnemen
  • Gebruikersaccount deactiveren
  • Wachtwoord handmatig aanpassen voor een gebruiker
  • Uitgaande email voor een gebruiker blokkeren
  • Gebruikersnaam en gebruikers-email wijzigen
  • Privé artikelen
  • Inrichting exporteren/importeren
  • SMTP Server voor uitgaande mail instellen
  • Rolmatrix
  • Rechten
  • Raadplegen Rechten
  • Paginarechten
  • Afdeling toevoegen
  • Medewerker loket
  • Manager loket
  • Gebruikersgroepen
  • Gebruiker overnemen
  • Feestdagen in de looncomponenten export Unit 4
  • Excel bestanden kunnen niet worden geopend
  • Ik krijg de melding “Uw login is gedeactiveerd”
  • Hoe vind ik inactieve / verborgen items? (Medewerker, afdeling, administratie, etc.)

Uren >Uren 2.0

  • Landingspagina Uren
  • Introductiepagina Spaaruren
Uren >Inrichting Uren 2.0
  • Instellingen (Uren)
  • Urenregistratie instellingen per medewerker
  • Urenregistratie instellingen inclusief afsluitdatum aanpassen
  • Uren normen
  • Seniorenregeling met spaaruren
  • Inrichting urenregistratie
  • Activiteitenmatrix
  • Medewerkers inlenen/uitlenen
  • Grenswaarden per afdeling tbv facturatie & sturing
Uren >Registreren Uren 2.0
  • Urenregistratie persoonsniveau
  • Urenregistratie fiatteren
  • Urenregistratie eigen uren
  • Urenregistratie
  • Collectieve TVT-ingrepen
  • Rooster kopiëren naar de urenregistratie
  • Nachttoeslag
  • Extra Reiskosten
  • Consultancy urenregistratie
  • Uren registreren over een langere periode
  • Uren registreren voor jongeren onder de 16
  • Feestdagen registreren
  • Urenregistratie op afdelingsniveau
Uren >Rapporteren Uren 2.0
  • Uren bekijken
  • TVT-uren
  • Rapport MIN-MAX
  • Inzoomen Urenregistratie
  • Verloningsrapportage
  • Uren Totaal
  • Mijn uren
Uren >Veelgestelde vragen Uren 2.0
  • Verwerken extra TVT op feestdagen
  • Afrondingsverschil bij aanvragen en goedkeuren verlof spaaruren medewerkers
  • Hoe kom ik af van standaard dubbele regels in de urenregistratie?
  • Home
  • Artikelen
  • Klokken
  • Inrichten klokken

Inrichten klokken

Inhoudsopgave
  • Inleiding
    • Randvoorwaardes
  • Een klokaccount maken voor de betreffende locatie.
  • Het klok apparaat gereed maken voor een directe link naar de Klok-gebruiker in Staff
  • De locatiebeheerders voorzien van de rechten om de geklokte tijden goed te keuren
  • De Klokinstellingen inrichten:
  • Pauze instellingen
  • Medewerker-specifieke instellingen
  • Locatie instellingen
  • TIPS:

Dit artikel gaat over het inrichten van de klokmodule binnen Staff. Dit kan je alleen zelf doen indien je in overleg de juiste rechten hebt ontvangen van Staff Support. Wil je dit graag in gebruik nemen en zelf inrichten? Neem dan contact op met support@staff.nl voor meer informatie.

Inleiding #

Om het klokken in te kunnen inrichten, dienen er in Staff een aantal stappen doorlopen te worden en dient er aan een aantal randvoorwaarden voldaan te worden. Deze handleiding is bedoeld voor diegene die dit moeten gaan inrichten.

Deze gebruikers moeten de volgende rollen hebben: KLK4: klokken inrichter, F23 Login manager en F23a Login Controleur

 

Randvoorwaardes #

Om het klokken optimaal te laten functioneren dienen er op de locatie de volgende zaken al aanwezig en in gebruik te zijn:

  • De locatie dient een volledig rooster in Staff te hebben
  • De locatie dient een kassa, tablet of computer beschikbaar te hebben welke met de laatste (browser) updates werkt, aangesloten is op een netwerk met internetverbinding en voorzien is van een Snelkoppeling, die een browser opent. (NB: deze snelkoppeling is een knop met het logo van Staff)
  • Alle medewerkers, dus ook de tijdelijke medewerkers, uitzendkrachten en eventuele ZZP-ers die dienen te klokken, moeten een personeelsnummer hebben in Staff en moeten deze kennen. (NB: deze is in Staff op te zoeken en dit nummer is het nummer wat door P&O is verstrekt)
  • Alle medewerkers die op de betreffende locatie werken, moeten aan deze locatie zijn toegevoegd als tijdelijke medewerker of de locatie als loonafdeling hebben, om te kunnen klokken. Bekijk hiervoor de volgende helppagina: http://wiki.staff.nl/wiki/1087/tijdelijke-medewerkers

 

Een klokaccount maken voor de betreffende locatie. #

Ga in Staff naar de pagina Inrichting > Gebruikers > Gebruikers en maak hier een gebruikersaccount aan waarmee de locatie gaat inklokken. Zie afbeelding Gebruikers voor het voorbeeld van de bijbehorende stappen 1 t/m 7.

Na het aanmaken van het eerste account kan je een al bestaand klokaccount kiezen en deze kopiëren op de pagina Inrichting > Gebruikers > Kopiëren, hierna hoef je alleen de locatie specifieke zaken nog aan te passen.

 

  1. Bedenk een fictief email adres waaruit je het klokken en de locatie kan herkennen (bijvoorbeeld; klok-locatienaam@bedrijfsnaam.nl)
  2. Hier vul je de exacte pagina in waarop er geklokt moet worden: deze pagina heeft als omschrijving: “In- en uitklokken bij een afdeling“.
  3. Hier kies je de context Afdeling
  4. Hier kies je de afdelingsnaam van de betreffende locatie
  5. Voer een wachtwoord in en sla het account op, zet vervolgens dit vinkje aan. Wanneer je dit vinkje aanzet verdwijnt het invoerveld voor het wachtwoord.
    TIP: Kies een Syntaxis die bedrijf breed kan worden gehanteerd (locatienummer), een goed aan de locatie te matchen wachtwoord (bijvoorbeeld de postcode van de locatie) of altijd hetzelfde wachtwoord.
  6. Voeg de rol KLK1 aan dit gebruikersaccount toe
  7. Selecteer vervolgens de juiste toegangsrol voor de betreffende locatie en voeg deze ook toe

Voor de niet benoemde velden is maar 1 optie beschikbaar welke automatisch selecteert bij het klikken op het vergrootglas. Is dit onverhoopt niet zo? Hou dan simpelweg het voorbeeld in de afbeelding aan.

Gebruikers

Het klok apparaat gereed maken voor een directe link naar de Klok-gebruiker in Staff #

Om te zorgen voor een snelkoppeling waarbij je niet elke keer de inloggegevens in hoeft te voeren dien je een snelkoppeling aan te maken met exact de URL die voor jou als klant van toepassing is;

https://personeel.horecamanager.nl/login.aspx?AutoLogin=1
https://portaal.cateringmanager.nl/login.aspx?AutoLogin=1
https://e-hrm.staff.nl/login.aspx?AutoLogin=1

Vervolgens log je met het account in, dat je zojuist hebt aangemaakt, op het gewenste apparaat.
Let op! De browser zal vragen of dit wachtwoord onthouden moet worden. Bevestig hier dat je het wachtwoord wilt onthouden.

 

De locatiebeheerders voorzien van de rechten om de geklokte tijden goed te keuren #

Om de juiste medewerkers de rechten te geven om de geklokte tijden goed te kunnen keuren, moeten hun gebruikersaccounts de rollen KLK2 klokmanager en KLK6: Toon alle medewerkers recht krijgen.

Dit doe je op de pagina Inrichting > Gebruikers > Gebruikers:

NB: met het inrichten van de gebruikersgroepen kan dit al ingeregeld zijn. De juiste Gebruikersgroep moet dan voorzien zijn van deze rol en de betreffende locatiebeheerder moet lid zijn van deze groep. Dit heeft de voorkeur ten opzichte van het individueel toekennen van de rollen. Dit is namelijk beter te beheren.

De Klokinstellingen inrichten: #

Ga naar de pagina Inrichting à Uren à Klokken en klik op deze pagina op het gele plusje om een nieuwe klokinstelling in te voeren:

  1. Kies hier de organisatorische eenheid (afdeling/locatie, regio, of organisatie)
    TIP: Bepaal de bedrijfsbrede standaard en voer deze in zonder eenheid. Hierdoor is deze voor heel het bedrijf van toepassing. Voer hier vervolgens alleen individuele instellingen toe voor locaties die van de standaard afwijken. Zo voorkom je dat je alle locaties afzonderlijk moet invoeren en later ook beheren.
  2. Vink de beide velden aan. Alleen als je het exacte personeelsnummer hebt ingevoerd komt de medewerker naar voren en kan er worden ingeklokt en alleen de medewerkers die op deze locatie staan of zijn ingeleend kunnen daar inklokken.
  3. Stel hier in hoe het voorstel wordt gevormd bij het inklokken
  4. Stel hier in hoe het voorstel wordt gevormd bij het uitklokken
  5. Kies hier wat de medewerker bij het uitklokken nog aan toevoegingen moet doen, ten behoeve van de urenregistratie
  6. Kies hier hoe er afgerond dient te worden.
    TIP: Nu alles digitaal verwerkt wordt is de noodzaak van afronden er eigenlijk niet meer…)
  7. Kies hier hoe de pauze toegepast moet worden bij het uitklokken. (Zie hiervoor ook het volgende hoofdstuk: Pauze instellingen)

Pauze instellingen #

De pauze instellingen zijn per eenheid in te richten en werken volgens de volgende principes:

Als er bij de inrichting van de pauze-instellingen een pauze-instelling is ingevoerd geldt deze als eerste, tenzij dit per medewerker afzonderlijk is toegevoegd (context Persoon, Pagina Aan-afwezigheid à Uren à Instellingen, veld standaard pauze).

NB: als deze algemene pauze-instelling is ingevoerd, is de pauze NIET meer bewerkbaar in de Urenregistatie.

  1. Vul hier de organisatorische eenheid (afdeling, regio, organisatie) in.
  2. Vul hier vanaf welk aantal gewerkte uren en minuten en x pauze eraf moet gaan.

 

 

TIP: Bepaal de bedrijfsbrede standaard en voer deze in zonder eenheid. Hierdoor is deze voor heel het bedrijf van toepassing. Voer hier vervolgens alleen individuele instellingen toe voor locaties die van de standaard afwijken. Zo voorkom je dat je alle locaties afzonderlijk moet invoeren en later ook beheren.

NB: deze pauze-instelling zorgt ervoor dat de pauze er in de URENREGISTRATIE automatisch af wordt getrokken en is NIET zichtbaar bij het goedkeuren van de kloktijden.

Is er bij de klokinrichting gekozen voor de instelling roosterpauze toepassen, dan wordt in het voorstel de pauzetijd die in het rooster stond gebruikt en geldt de pauze instelling bij de inrichting niet meer.

Medewerker-specifieke instellingen #

Om het klokken optimaal te laten werken en te voldoen aan de locatie specifieke wensen, is het wellicht nodig om bij de medewerkers afzonderlijk nog instellingen toe te voegen. Dit doe je in de Context PERSOON, op de pagina Aan-afwezigheid à Uren à Instellingen. Deze instellingen zijn als volgt:

  1. Een standaard activiteit helpt als een medewerker niet is ingeroosterd en toch gaat inklokken. De vraag wat hij/zij gaat doen wordt wel gesteld, maar er wordt in het geel gemarkeerd wat voor hem/haar als standaard is ingesteld.
  2. De standaard afdeling helpt als een klokaccount voor meerdere locaties gebruikt wordt om in te klokken en de medewerker standaard op 1 afdeling werkt. De vraag wordt wederom wel gesteld, maar de standaard afdeling wordt geel gemarkeerd.
  3. De standaard pauze is er om de pauze inrichting te overschrijven (een invoer van 0:00 zorgt ervoor dat er standaard 00:00 aan pauze wordt toegepast). Tevens zorgt dit er voor dat de pauze in de urenregistratie achteraf nog te bewerken is. Dit is niet zo voor mensen die de standaard pauze genieten conform hoofdstuk “Pauze instellingen”.
  4. Deze persoonlijke klokinstellingen zijn afhankelijk van de keuzes die zijn gemaakt bij hoofdstuk “De Klokinstellingen inrichten”.
    1. Fiatteren uitstellen – is alleen nodig als er is ingesteld dat bij het uitklokken een manager direct moet goedkeuren.
    2. Pauze aanpassen – als deze medewerker zijn pauze tijd moet/mag aanpassen bij het uitklokken.
    3. Opmerking toevoegen – als deze medewerker een opmerking moet/mag toevoegen bij het uitklokken. NB: dan moet er bij het klokapparaat wel een manier zijn om een toetsenbord te gebruiken.
    4. Is klokmanager – kan worden gebruikt om iemand als klokmanager in te stellen. Klik vervolgens op Genereer om een nieuwe pincode voor de medewerker in te stellen. Indien het vinkje Uren direct fiatteren aan staat in de klokinstellingen dient een manager zijn persoonlijke pincode in te voeren elke keer dat iemand uit klokt.
    5. Alternatief kloknummer – Standaard wordt er gebruik gemaakt van het personeelsnummer, indien er om welke reden dan ook geen gebruik kan worden gemaakt van een specifiek personeelsnummer kan hier een alternatief kloknummer worden ingesteld. Met dit nummer kan vervolgens worden ingeklokt in plaats van het personeelsnummer.

 

Locatie instellingen #

Om het klokken zo efficiënt mogelijk te maken is het aan te raden om de locaties enkel te voorzien van de activiteiten die voor hen van toepassing zijn. Zo voorkom je dat, indien medewerkers geen rooster hebben en een activiteit moeten selecteren, er een enorme lijst activiteiten te zien is.

Dit doe je door eerst te checken welke activiteiten er nu zijn toegestaan op de afdeling door de legenda onder de urenregistratie van de afdeling te bekijken. Bepaal welke activiteiten er niet gebruikt mogen worden en welke er dus uitgesloten moeten worden.

Ga vervolgens naar de pagina Inrichting > Uren > Urenregistratie > Activiteiten en scrol naar de sectie “Standaardactiviteituitsluitingen toevoegen”

  1. Kies hier de juiste afdeling
  2. Kies hier de uit te sluiten activiteiten
  3. Bevestig dit met het gele plusje

Ook kan je hier de bedrijfsbrede inrichting doen, hier zijn echter andere (visueel georiënteerde) tools voor binnen de software.
Ons advies is daarom om dit per afdeling te doen.

 

TIPS: #

De klokinstellingen zijn zeer uitgebreid, hierdoor zijn er dus veel combinaties mogelijk. Dit is erg fijn, maar kan er tevens ook voor zorgen dat het op een locatie net niet lekker werkt. Ga om deze reden niet teveel in op de wensen van individuele locaties om hier wildgroei in te voorkomen. Onze ervaring leert ons dat het hierdoor veel lastiger te beheren is.

Kies daarom voor een inrichting die bedrijfsbreed van toepassing is en richt dit op die manier in. Zo hoeft er alleen bij een specifieke (goedgekeurde) uitzondering een afwijkende inrichting gedaan te worden.

Test een aangemaakte / aangepaste inrichting altijd even door het klokaccount en/of de aangepaste gebruiker even over te nemen en wat acties door te voeren. Zo weet je zeker dat je inrichting klaar is om uit te rollen.

 

 

What are your Feelings
Deel dit artikel:
  • Facebook
  • Twitter
  • LinkedIn
Heeft dit artikel je niet verder geholpen?

Hoe kunnen we je verder helpen?

Updated on 29 juni 2022
Evalueren en goedkeuren van kloktijdenIk wil beginnen met klokken

Powered by BetterDocs

Inhoudsopgave
  • Inleiding
    • Randvoorwaardes
  • Een klokaccount maken voor de betreffende locatie.
  • Het klok apparaat gereed maken voor een directe link naar de Klok-gebruiker in Staff
  • De locatiebeheerders voorzien van de rechten om de geklokte tijden goed te keuren
  • De Klokinstellingen inrichten:
  • Pauze instellingen
  • Medewerker-specifieke instellingen
  • Locatie instellingen
  • TIPS:

Handige links
  • Demo aanvragen
  • Inschrijven nieuwsbrief
  • Contact
Contactinformatie

Baron de Coubertinlaan 6 unit 11
2719 EL Zoetermeer
Zuid-Holland

+31 (0) 10 218 98 66
info@staff.nl

Copyright 2023 © Staff Support B.V.
  • Home
  • Ik ben
  • Apps
  • Artikelen
  • Veiligheid
  • Opleiding
  • Contact