Dit artikel beschrijft de functionaliteit van het automatisch fiatteren en sluiten van en vanuit de urenregistratie. Voor het automatisch goedkeuren en sluiten vanuit de klokregistratie verwijzen we je door naar artikel Evalueren en goedkeuren van klokregistraties.

Wanneer de geregistreerde uren in de urenregistratie gefiatteerd en/of gesloten moeten worden, kun je dit handmatig doen. Lees hiervoor artikel Fiatteren, hoe werkt het? Maar het is ook mogelijk om de urenregistratie automatisch door het systeem te laten fiatteren, hoe dat werkt lees je in dit artikel.

Hoe stel je het in? #

Dat doe je op pagina Uren > Instellingen > Automatisch fiatteren sluiten

• Je kunt per organisatorische eenheid één actieve instelling maken. De organisatorische eenheid op afdelingsniveau overruled een instelling op een hoger niveau.
• De velden begintijd te vroeg/te laat en eindtijd te vroeg/te laat vul je met het aantal minuten dat de maximale afwijking van de roostertijd. Dit wordt ook wel de toegestane bandbreedte genoemd. Valt de urenregistratie binnen deze bandbreedte? Dan zal dat urenrecord goedgekeurd en gesloten worden.
• Het veld Afwijking op activiteit minuten gebruik je om zelfs op detailniveau van geregistreerde activiteit te laten vergelijken. Pas wanneer het urenrecord binnen de toegestane bandbreedte valt en de geregistreerde activiteiten maximaal x-minuten afwijken van het rooster, dan zal dat urenrecord goedgekeurd en gesloten worden.

Hoe werkt het? #

Wanneer er instellingen voor automatisch fiatteren en sluiten actief zijn, dan gelden de onderstaande regels.

• Het automatisch fiatteren en sluiten van de urenrecords wordt iedere nacht rond 00:30 in een automatische job uitgevoerd.
• Alle openstaande urenregistraties worden vergeleken met het rooster.
• Alle urenregistraties die binnen de ingestelde toegestane bandbreedte vallen worden automatisch gefiatteerd en gesloten.
• Alle urenregistraties die hier buiten vallen, blijven open staan en zullen handmatig gefiatteerd moeten worden.
• Automatisch goedgekeurde uren hebben als fiatteur de naam ‘System’

FAQ #

Kan ik gesloten urenregels weer openen en wijzigen?
Ja, daarvoor heb je wel het juiste recht nodig. Jouw gebruikersgroep moet het recht URS8: Mag AFGESLOTEN urenregistraties wijzigen hebben. Als je dit recht niet hebt, zal dat in een rode melding bij opslaan van de urenregistratie in het beeld getoond worden.

Kan ik goedgekeurde urenregels weer openen en wijzigen?
Ja, ook daarvoor heb je het juiste recht nodig. Jouw gebruikersgroep moet het recht URS14: Goedgekeurde uren resetten hebben.

Wanneer ik een urenregel sluit, wordt deze ook meteen goedgekeurd. Klopt dat?
Ja, goedkeuren en sluiten zijn twee stappen in het fiattering proces die elkaar opvolgen. Als eerste wordt de goedkeuring gedaan en als tweede de sluiting. In de systematiek gaan we er vanuit dat wanneer je een regel sluit, deze vanzelfsprekend ook goedgekeurd is.

Wanneer het systeem automatisch uren fiatteert, dan zijn deze ook meteen gesloten. Klopt dat?
Ja, beide acties worden door het systeem uitgevoerd wanneer er ’s nachts automatisch gefiatteerd word.

Urenregistraties in de toekomst zijn ook al automatisch gefiatteerd. Klopt dat?
Ja, in de nachtelijke fiattering run doorloopt het systeem alle urenregistraties, ook die op datums die nog moeten passeren.