Facturatie

In dit artikel zal de algemene werking van de facturatie module worden toegelicht.

Pagina: (Administratie) Omzet > Facturatie > …

Relaties beheren

Het opstellen van facturen begint bij de relaties (t.b.v. debiteuren). Om een factuur op te kunnen stellen voor een klant dient deze klant eerst als relatie in het systeem te staan met de benodigde informatie.

Werk je met een kassakoppeling? Dan worden relaties automatisch aangemaakt! Afhankelijk van de koppeling worden alle benodigde velden al gevuld.

Je kan een bestaande relatie raadplegen door in de zoekbalk te zoeken naar de naam en de relatie aan te klikken. Wil je handmatig een nieuwe relatie aanmaken? Dan kan je op het plusje klikken boven de zoekbalk en Relatie selecteren. D.m.v. beide handelingen kom je op de pagina Algemeen > Stam van de relatie terecht. Hier kan je onder het kopje Facturatie de benodigde gegevens aanvullen en beheren, je ziet hier de volgende velden:

Open voor facturatie Met dit vinkje geef je aan dat er facturen mogen worden verstuurd naar deze relatie
Facturen naar intermediair Indien dit vinkje is aangevinkt worden facturen niet naar de relatie gestuurd maar naar de ingevulde intermediair (op de pagina Algemeen > Stam van de relatie).
Contactpersoon Hier kan je een contactpersoon aangeven t.b.v. de facturatie, je kan hier kiezen tussen de contactpersonen welke zijn toegevoegd onder de relatie.
Factuuradres  Hier selecteer je het factuuradres, je kan hier kiezen tussen de adressen welke zijn ingevoerd onder de relatie.
Email-adres Naar dit emailadres worden de facturen verzonden. Wil je deze naar meerdere adressen versturen? Vul deze dan achter elkaar in gescheiden door enkel een komma.
Standaard referentie De standaard referentie zoals weergegeven op elke factuur.
Betaalconditie  Op basis van hoeveel dagen het wenselijk is dat de factuur wordt voldaan.
Boekadministratie De administratie t.b.v. de boekhouding.

Bij voorkeur zijn al deze velden gevuld voor de relaties waar je facturen naar wilt versturen, dit t.b.v. een mooi compleet klantenbestand. Niet alle velden zijn echter verplicht. Het vinkje Open voor facturatie en de velden E-mail-adres, Standaard referentie en Betaalconditie zijn verplichte velden om nu te kunnen factureren. Nieuwe debiteuren zullen automatisch worden aangemaakt als relatie door de kassakoppeling. Ga je een factuur opstellen naar een nieuwe relatie? Controleer dan altijd even de Algemeen > Stam gegevens van deze relatie zodat je er zeker van kan zijn dat deze kloppen.

 

Debiteuren voor facturatie

Op de pagina Omzet > Registratie > Invoeren kunnen er ter verantwoording debiteuren voor facturatie worden geregistreerd. Dit kan zowel d.m.v. handmatige invoer als via een kassakoppeling. Vul je deze gegevens handmatig in? Dan dien je hier handmatig een relatie voor aan te maken, maak je gebruik van automatische import? Dan is de relatie automatisch aangemaakt en hoef je hier alleen de gegevens voor te controleren (en indien nodig aan te vullen).

Zie hieronder het volgende voorbeeld, op deze dag is er 1 debiteurenregel aangeslagen voor debiteur “Voorbeeld”;

Door op de aanpassen knop (1) te klikken kan je de individuele debiteurenregels invoeren / aanpassen voor die dag;

Deze debiteuren kunnen handmatig worden ingevoerd of automatisch worden geïmporteerd d.m.v. een kassakoppeling.

Tip! We adviseren de naam van de debiteur bij het invoeren altijd goed te controleren en de omschrijving altijd in te vullen, deze omschrijving zorgt namelijk voor extra duidelijkheid op de factuur.

 

Facturen opmaken

In het volgende voorbeeld loop ik door het opstellen van een factuur heen;

  1. Zoek in de zoekbalk de gewenste administratie op waar je voor wilt factureren en navigeer naar de pagina Omzet > Facturatie > Factureren debiteuren
  2. Selecteer de gewenste periode welke je wilt factureren.
  3. Vink de gewenste debiteurenregels aan welke je wilt factureren naar één debiteur
  4. Geef in het veld Relatie aan naar welke relatie je de factuur wilt versturen
  5. Voer indien gewenst een afwijkende referentie in
  6. Druk op Factuur aanmaken om de factuur op te stellen
  7. Herhaal deze stappen voor alle gewenste op te stellen facturen

 

Facturen versturen

Nadat de facturen zijn opgesteld staan deze verzameld klaar om te versturen. Je kan via het 9-punts menu rechts boven in je scherm direct naar de juiste pagina navigeren, namelijk; Facturen. Hiernaast kan je uiteraard ook via het menu naar de pagina navigeren;

  1. Navigeer naar de pagina Omzet > Facturatie > Facturen
  2. Selecteer de gewenste facturen die je wilt versturen
  3. Druk op Verzenden geselecteerde facturen om de facturen te versturen

Wil je een factuur eerst controleren voordat je deze verstuurd? Klik dan een individuele factuur-regel open alvorens op Preview te klikken. Dit genereerd de factuur als downloadbare PDF zodat je kan zien wat er zal worden verstuurd. Dit is hoe jullie factuur er uit zou komen te zien indien je deze nu op zou maken en zou versturen.

 

Foutieve factuur verwijderen of crediteren

Indien de laatste factuur die je hebt aangemaakt foutief is opgesteld is het mogelijk deze te verwijderen, dit geeft de debiteurenregels weer vrij waarna je daar opnieuw een factuur mee op kan stellen. Verwijderen kan alleen bij de laatst opgemaakte factuur! Dit heeft te maken met de factuurnummer reeks welke altijd opvolgend dient te blijven t.b.v. de administratie. Is je laatst opgemaakt factuur onjuist en nog niet verzonden? Dan kan je deze dus verwijderen door de regel te openen en op het prullenbakje te drukken. Heb je een fout gemaakt in een minder recent opgemaakte factuur? Verstuur deze dan alsnog, ook al is deze foutief, het is namelijk mogelijk de factuur te crediteren.

Je doet dit door na de factuurregel te hebben geopend in het 9-puntsmenu op Crediteren te klikken. Dit zal een nieuwe factuur genereren met minbedragen alvorens de oude factuurregels vrij te geven. Zo kan je de factuur opnieuw opstellen zoals je dit eerder hebt gedaan zonder de nummers in de factuurreeks te onderbreken.

Was dit artikel nuttig?

Gerelateerde artikelen