Op deze pagina zie je een snel overzicht van de huidige maand en alle inkopen die er zijn ingevoerd. Je kunt met de instellingen bovenaan deze pagina het overzicht aanpassen, het is mogelijk om een andere periode op te vragen of alleen de inkopen van een specifieke bestelgroep te tonen. Met de gele pijlen kun je snel van periode wisselen.

Met behulp van de status-button rechts bovenin kun je in één oogopslag herkennen of de inkoopregistratie actueel is bijgewerkt. Als de button groen gekleurd is dan is de status in orde, maar als deze button rood gekleurd is dan ontbreken er registraties. Het is de bedoeling dat je op iedere dag waarop het bedrijf of de locatie geopend is de inkopen registreert. Wanneer je een dag niet invoert dan zal het systeem dit herkennen de status-button wordt dan rood en hoeveel er ontbreekt wordt aangegeven met getallen.

In het linker voorbeeld is de button rood met de afwijking indicatie -4 (5) en dit moet je als volgt lezen: -4 dagen terug is er voor het laatst correct geregistreerd en er ontbreken in totaal (5) registraties. Het invoeren van inkopen verandert deze afwijking, wanneer de indicatie op -1 (-) staat en groen kleurt, dan is de registratie bijgewerkt.

Het kan in de praktijk voorkomen dat er geen inkopen zijn geweest op een dag en daardoor kun je niets registreren (bijvoorbeeld tijdens vakanties of feestdagen), de status-button zou hierdoor rood worden want er ontbreekt immers een registratie. Om er voor te zorgen dat de status-button deze dag niet meeneemt in de controle, zet je het vinkje in de kolom “Geen registratie”. Als je dit aanklikt dan krijg je kort de melding “Status gewijzigd” in beeld. Een vinkje in deze kolom betekent dat het klopt dat er op deze dag en bestelgroep geen registratie was.

Op pagina Registratie → Snel inkopen onder menu-item Inkoop kun je eenvoudig de pakbonnen snel invoeren.

1. Voer de datum in en selecteer de leverancier. Staat de gewenste leverancier er nog niet tussen? Klik dan op de gele plus om een nieuwe toe te voegen, verderop in deze pagina lees je hoe dit werkt.
2. Voer het kenmerk of pakbonnummer in, dit is overigens verplicht. Kies hierna de Bestelgroep.
3. Je kunt direct beginnen met invoeren van de bedragen, over het algemeen voer je de inkoopbedragen exclusief btw in.
4. Sla op met het diskette-icoon.

Klik op de gele plus om het formulier te openen waarmee je een leverancier kunt toevoegen.

1. Klik eerst op het vergrootglas bij Locatie om de locatie te selecteren.
2. Zoek vervolgens of de gewenste leverancier al in de database voor komt, zo ja klik hierna op het diskette icoon om op te slaan.
3. Als de leverancier nog niet in de database voorkomt dan kun je zelf de naam invullen en aangeven of deze leverancier alleen specifiek voor deze locatie beschikbaar moet zijn of ook voor andere locaties beschikbaar is. Respectievelijk het linker of rechter bolletje.
4. Opslaan met een klik op het diskette icoon.

Aanpassen van een reeds ingevoerde inkoopregistratie doe je op de pagina Registratie → Inkopen onder het menu-item Inkoop. Zoek met behulp van de datumkeuze de gewenste datum of periode op en klik op Genereer het overzicht.

1. Klik op het papier/potlood icoon in de regel die je gaat wijzigen.
2. Onder de tabel verschijnt het formulier van de geselecteerde Inkoop Details. Wijzig de gegevens en klik op het diskette icoon om op te slaan.
3. Indien je deze registratie wilt verwijderen dan klik je op het prullenbak icoon.

Het Inzoomen rapport is een interactief overzicht dat de mogelijkheid biedt om vanuit verschillende invalshoeken rapporten van inkoopregistratie op te vragen. Dit rapport vind je op pagina Registratie → Inzoomen onder menu-item Inkoop.

Via het inzoomen krijg je een overzicht van alle geregistreerde inkopen binnen de opgevraagde periode en dit kan handig zijn als je op zoek bent naar een specifieke registratie.

1. Selecteer de periode of voer handmatig een Start- en Einddatum in, klik op de knop Genereer het rapport. Het vinkje “Toon geen voorraad bestelgroepen” zorgt er voor dat in de zoekresultaten de voorraadgroepen niet weergegeven worden.
2. Het eerste detailniveau is “Bestelgroep” maar deze kun je wijzigen. Andere niveaus die je hier kunt kiezen zijn Inkoopgroep, Leverancier, Maand en Datum.
3. Klik op een regel om de details er van te openen, deze verschijnen in het veld er onder. Op deze wijze kun je verder inzoomen.
4. Ieder scherm kun je exporteren naar Excel via het Excel icoon dat standaard verborgen is. Beweeg je muis over de rechter kant van ieder scherm om het icoon zichtbaar te maken.