Dit artikel gaat over het in dienst melden van een nieuwe medewerker .
Om een nieuwe medewerker toe te voegen navigeer je in het contextmenu naar (Persoon) en klik je op het plusje. Je komt hierdoor direct in de nieuwe medewerker wizard terecht.
De wizard begeleidt het proces het aanmaken nieuwe medewerker in 4 pagina’s:
- Personalia
- Contractgegevens
- Salaris gegevens
- Controle en bevestigen
Wizard nieuwe medewerker
De wizard nieuwe medewerker helpt je bij het toevoegen van een personeelsbestand in de software. Gebruik deze wizard voor het invoeren van medewerkers en oproepkrachten.
Voor het toevoegen van uitzendkrachten kun je het beste de andere wizard gebruiken: Nieuwe medewerker – snelinvoer (bedoeld voor uitzendkrachten).
Stap 1 – Personalia #
In de eerste stap van de proceswizard komen twee invoervelden voor die niet verplicht zijn, maar wel belangrijk om in te vullen:
- Bankrekeningnummer: wanneer u een koppeling heeft tussen deze software en uw salarisadministratie, dan is een bankrekeningnummer (IBAN) verplicht i.v.m. de verloning.
Wetgeving: Vanaf februari 2014 bent u verplicht om het complete IBAN nummer te vermelden (het oude rekeningnummer is niet meer voldoende).
- E-mail adres (werk): een geldig e-mail adres is verplicht bij het aanmaken van een gebruikersaccount (login)voor de medewerker.
Stap 2 – Contract gegevens #
De tweede stap bestaat uit het invoeren van de contractgegevens. Wanneer je in de software ook gebruik maakt van Urenregistratie, Verlof, Arbeidsproductiviteit dan is het belangrijk dat de contractgegevens nauwkeurig opgeslagen worden. Houd de volgende invoer in de gaten:
- Type medewerker: het type medewerker staat direct in relatie met de kostprijsberekening op de pagina kosten op organisatieniveau. Deze kostprijs wordt onder andere gebruikt in de personeelskostenberekening.
- Contracturen per week: deze waarde wordt gebruikt bij de berekening van overuren (tijd-voor-tijd) en van de FTE-factor welke in relatie staat met de -te verstrekken- vakantieuren.
- Vaste urennorm per maand: dit vinkje bepaalt of er een vaste maandnorm voor te werken uren gehanteerd wordt. In deze software worden 3 normen gebruikt welke de opbouw van tijd-voor-tijd per maand berekenen. Zie uren normen.
- Standaard activiteit URS: kies hier welke activiteit standaard is ingevuld wanneer er voor deze medewerker uren geregistreerd en geroosterd worden.
- Vakantieuren per jaar: gebruik dit invoerveld alleen voor afwijkende vakantie-uren per jaar. Stagiairs hebben bijvoorbeeld 0 uren opbouw per jaar en er bestaan ook medewerkers met bijv. vergrijzingsverlof en die hebben afwijkende uren ten opzichte van normaal.
- Vakantieuren direct verstrekken: deze optie aanvinken zorgt er voor dat de vakantie-uren direct verstrekt worden. Dit betekent dat de opbouw vakantieuren voor de rest van het kalenderjaar per maand aan de medewerker wordt toegekend.
- Functieprofiel: alleen van toepassing als er voor uw organisatie ook een loonhuis is ingericht.
- Verlofmanager: deze instelling bepaald welke persoon de verlofaanvragen van de nieuwe medewerker mag beoordelen. Zie ook vakantie goedkeuren.
- CAO: in de cao zijn het aantal vakantiedagen, atv dagen en zaken als overwerk en onregelmatigheid vastgelegd.
Stap 3 – Salaris gegevens #
De salarisgegevens hebben in veel gevallen direct invloed op de loonstrook van de medewerker, maar ook op de kostenberekening welke in diverse prestatierapporten gebruikt worden. Nauwkeurige invoer is een vereiste.
In de wizard is het mogelijk om een auto van de zaak op te voeren in het salarisrecord. Een auto van de zaak is in deze software te beheren onder Algemeen → Artikelen.
Stap 4 – Controle en bevestigen #
Onderin het scherm krijg je een overzicht van alle invoervelden van de wizard, deze kun je nalopen om te controleren of alles klopt. Als je na controle op “Werknemer aanmaken” klikt wordt de werknemer in zijn geheel aangemaakt. Daarna worden er een aantal acties opgestart:
- uw Salarisadministrateur wordt volledig geïnformeerd
- uw Salarisadministrateur verstrekt een personeelsnummer
- P&O krijgt een verzoek om gegevens in het dossier in te voegen zoals contract, ID en loonbelastingverklaring
- indien van toepassing wordt de verantwoordelijke voor de tijdregistratie geïnformeerd
Gebruikersaccount aanmaken #
In de laatste stap van de wizard kun je direct een gebruikersaccount aanmaken. De voorwaarde is dat je in de eerste stap (Personalia) een geldig werk e-mail adres vastgelegd hebt.
- Vink aan “Direct een gebruikersnaam aanmaken…”
- Kies de voorbeeld gebruiker (dit bepaalt de toegangsrechten voor de gebruiker)
- Kies het sjabloon (dit is de welkomsttekst die de medewerker ontvangt per e-mail)
- Klik op de knop Werknemer aanmaken
