Dit artikel gaat over het instellen van verloftypen en van periode uitsluitingen betreffende verlofaanvragen. Deze uitsluitingen hebben gevolgen voor het aanvragen en goedkeuren van verlof. Voor het aanvragen van verlof kijk op pagina verlof aanvragen. Voor het goedkeuren van verlof kijk op pagina vakantie aanvraag goedkeuren.
De functionaliteit uitsluiten/blokkeren van verlofperioden betekent dat de medewerkers geen aanvragen kunnen indienen die binnen de hier ingestelde perioden vallen. Tijdens het invoeren van een vakantie aanvraag wordt een melding getoond die de medewerker informeert dat er geen vakantie aangevraagd kan worden. Voorts zien de verlofmanagers die verantwoordelijk zijn voor het beoordelen van binnengekomen aanvragen ook een informatiebalk waarin details over de geblokkeerde verlofperiode te zien zijn.
Verlof inrichten en verloftypes toestaan #
Het is mogelijk om in te stellen welke verloftypen aangevraagd kunnen worden en vervolgens ook welke verloftypen goedgekeurd kunnen worden. Deze instelling is per organisatorische eenheid instelbaar en dat betekent dat het mogelijk is om zelfs per afdeling een eigen instelling op te slaan. Je hebt de rol VAK3: Vakantie Beheerder nodig om toegang te krijgen tot de instellingen-pagina
De instellingen van de module verlof doe je op pagina Uren → Urenregistratie → Verlof onder menu-item Inrichting.
Verlof type insluiten of uitsluiten:
- Klik op de gele plus om een nieuwe instelling toe te voegen
- Kies de organisatorische eenheid (verplicht). Op dit veld zit een rechtencheck, je kunt alleen een instelling toevoegen voor de afdelingen waarop je recht hebt. Kies voor de org. eenheid van type “Contractant” om een systeem-brede instelling te maken.
- De kolom “Aanvragen” zijn de verloftypen die de medewerker kan kiezen bij verlofaanvraag.
- De kolom “Goedkeuren” zijn de verloftypen waarop de verlofmanager een aanvraag kan inplannen.
- Opslaan
Verlof periode uitsluiting invoeren #
Een verlofuitsluiting is het blokkeren van vakantie aanvragen in de daarvoor aangegeven periodes. De uitsluiting kun je per organisatorische eenheid instellen; dat betekent dat het uitsluiten per afdeling/regio/organisatie mogelijk is. Hiermee kun je bijvoorbeeld afdeling Bediening wel blokkeren en afdeling Keuken niet.
Voor het inrichten van Verlofuitsluitingen heb je rol VAK3: Vakantie Beheerder nodig.
- Klik op het toevoegen icoon (gele plus);
- Voer de organisatorische eenheid in (leeglaten als de instelling voor alle afdelingen geldt);
- Kies uit de kalender Start- en einddatum waarin geen verlof opgenomen mag worden;
- Voer de omschrijving in; deze omschrijving zien de medewerker en verlofmanager ook, dus beschrijf duidelijk waarom er geen verlof aangevraagd kan worden;
- Het vinkje actief AAN betekent dat de instelling is ingeschakeld;
- Opslaan.
Gevolg voor medewerker verlofaanvraag #
Wanneer de medewerker nu een verlofaanvraag indient die overlapt met de uitgesloten periode, dan wordt er bij het aanvragen een melding weergegeven met daarin de omschrijving van de blokkade.
Gevolg voor de verlofmanager goedkeuring #
Wanneer de verlofuitsluiting instelling later heeft plaatsgevonden dan een verlofaanvraag dan is het mogelijk dat er nog aanvragen wachten op goedkeuring die overlappen met de uitsluiting. De verlofmanager ziet op de pagina Vakantie goedkeuren een statusmelding in rode letters. Vervolgens geeft de software ook nog een melding wanneer de aanvraag toch gehonoreerd wordt.
Het is WEL mogelijk om op deze manier een aanvraag te honoreren, echter heeft de verlofmanager tweemaal notificatie gekregen
