Welkomstmail

Dit artikel gaat over de welkomstmail welke vanuit de software verstuurd wordt naar nieuwe gebruikers.

Bij het aanmelden van nieuwe gebruikers stuurt de software een e-mail bericht naar de mailbox van de nieuwe gebruiker. In dit bericht wordt de gebruiker welkom geheten en uitgenodigd om in te loggen op de portal. In de welkomstmail worden dus ook de gebruikersnaam en het wachtwoord gecommuniceerd.

Nadat de initiële welkomstmail verstuurd is, kan je bestaande gebruikers ook opnieuw de welkomstmail versturen. Dit kan handig zijn als een gebruiker zijn/haar inloggegevens is kwijtgeraakt en een nieuw wachtwoord wil aanvragen.

Let op: de welkomstmail is een automatisch verstuurde mail en kan daarom door sommige providers als spam gemarkeerd worden. Controleer je spam-folder van Gmail of Hotmail als je de welkomstmail niet in je normale Inbox kunt terugvinden.

Hoe werkt het? #

Wanneer je nieuwe gebruikers aanmeldt of wanneer je opnieuw de welkomstmail wilt versturen, kun je voor het zogenaamde “sjabloon” kiezen dit sjabloon is de e-mail tekst die verstuurd gaat worden naar de gebruiker.

In de meeste gevallen is er al een standaard tekst aanwezig, deze zal dan automatisch geselecteerd zijn. Uiteraard is het mogelijk om zelf een eigen welkomstmail in te richten. Hoe dit werkt lees je hier onder.

Welkomstmail opnieuw versturen #

Je kunt een actieve gebruiker opnieuw een welkomstmail toezenden vanaf het Werkgeverloket. Kies in de categorie Gebruikers voor Welkomstmail en zoek de medewerker op. Hierna kies je het sjabloon (die bepaalt welke tekst je stuurt) en druk op de knop Verstuur de welkomstmail

Welkomstmail inrichten #

De welkomstmail dient altijd de gebruikersnaam en het wachtwoord in de tekst te vermelden. Dit gebeurt door middel van replacement van tekst door accountgegevens, hiervoor dien je ##UserName## en ##Password## in de tekst plaatsen. Deze twee tags worden bij het versturen van de e-mail vervangen door de werkelijke accountgegevens.

In principe ben je vrij om de welkomstmail naar eigen design in te richten, echter ben je qua lay-out wel gebonden aan de wetten van internet en e-mail. Dit wil zeggen dat een mooi ontworpen welkomsttekst in Microsoft Word op A4 er in een e-mail heel anders uit gaat zien. Houd hierom de welkomstmail simpel en probeer het gebruik van afbeeldingen en tabellen tot een minimum te beperken.

1. Geef je welkomstmail een Naam, kies het Sjabloontype E-mail sjabloon en eventueel een omschrijving
2. Maak de tekst op in de online editor en niet vergeten de gebruikersnaam en wachtwoord replacement in te voegen
3. Bij Replacement SQLId zoek je “User gekoppeld aan persoon…” en de Brontabel voor replacement is “Gebruikers”. Het CSS item is “Mailtemplate (standaard)”
4. Opslaan

Als je alle instellingen goed hebt opgeslagen, kun je de nieuwe welkomstmail selecteren bij het aanmaken van nieuwe gebruikersaccounts.