Wil je een wijziging aanbrengen aan het saldi van een medewerker? Bijvoorbeeld omdat je wat openstaande tijd voor tijd hebt uitbetaald? In dit artikel lichten we toe hoe je ingrepen uit kunt voeren op de VAK, TVT, Spaaruren en ATV saldi van een medewerker. Zo heb je altijd de saldi van jouw medewerkers onder controle.
Menu: Verlof > Invoeren / bewerken > Ingrepen
Menu (oud): (Medewerker) Aan-Afwezigheid > Uren per medewerker > Registratie > Ingrepen
Nieuwe ingreep invoeren #
- Klik op de gele plus om een nieuwe ingreep toe te voegen
- Kies de datum uit de kalender en selecteer het saldi waar je een ingreep op wilt uitvoeren
Tip! De term ‘Overuren t.b.v. correcties’ is simpelweg een andere verwoording voor TVT. - Voer het aantal uren in uren en minuten in (De uren worden er onder in decimalen weergegeven)
Tip! Wil je uren in mindering brengen voor bijvoorbeeld een uitbetaling? Voer dan een minus ‘-‘ in voor de tijd. - Geef aan of dit wettelijke of bovenwettelijke uren betreffen. Indien dit niets te maken heeft met de uren waar een medewerker standaard recht op heeft betreffen dit Bovenwettelijke uren. Deze optie is niet van toepassing wanneer je een ingreep doet op de TVT.
- Type de omschrijving van de ingreep in, zorg er voor dat je hier later uit op kan maken waarom de ingreep is uitgevoerd.
- Druk op opslaan.
Let op! Bij het invoeren van de tijden van de ingrepen zijn diverse punten in de logica verwerkt. Waaronder:
- Wanneer je een punt (.) of komma (,) typt, dan wordt deze automatisch vervangen door een dubbelepunt (:).
- Het is niet toegestaan meer dan 59 minuten te registreren. Het registeren van 1 uur en 65 minuten is dus niet mogelijk.
- Controle op ongeldige karakters toegevoegd ter preventie van fouten bij knippen en plakken. Alle ongeldige karakters worden simpelweg weg gefilterd waardoor knippen en plakken vrijwel altijd foutloos kan plaatsvinden.
- Startwaarde: Het is mogelijk om handmatig het startsaldo van een activiteit in te stellen. De voorwaardes hiervoor zijn dat de datum op 1 januari van het jaar staat (of de 1e dag van een dienstverband) en het vinkje “Startwaarde” aan staat. Het gebruiken van “Startwaarde” is geen verplichte, indien je dit niet doet, zal het systeem gewoon beginnen met tellen bij 0 of i.v.t. het overgenomen eindsaldo van vorig jaar.
Vakantie uren saldo opbouw #
Indien je gebruik maakt van het registreren van vakantieuren, dan tref je op de pagina Ingrepen ook de opbouw van het jaarlijkse saldo aan. De opbouw kan bestaan uit één jaarlijkse of meer maandelijkse ingrepen afhankelijk welke verdeelsleutel gekozen is op de pagina waar de verlof saldi verstrekt worden (Collectief verstrekken).
In onderstaande afbeelding zie je een voorbeeld van een werknemer waarvoor het vakantiesaldo per maand verstrekt is (geel gemarkeerd). Ook is er d.m.v. collectief overnemen een startwaarde voor de vakantieuren toegevoegd (134:00 uren, blauw gemarkeerd).
Weergave in rapporten #
Pagina: Aan-Afwezigheid → Verlof (u) → Rapporten → Vakantie
De ingevoerde ingrepen worden ook in verschillende verlofrapportages weergegeven. Hieronder een afbeelding van het rapport “Vakantie” waarin de ingrepen van het eerder vermelde voorbeeld duidelijk terug te lezen zijn. In deze rapportage is alles weer in decimalen, de 16 uur en 40 minuten is hier dus weergegeven als 16,67 om makkelijker mee te kunnen rekenen in bijvoorbeeld Excel na exporteren.
FAQ #
Hoe pas je tussentijds het saldo van een medewerker aan?
Het kan voorkomen dat een medewerker gedurende het lopende contract een nieuw startsaldo krijgt. Dit gebeurt bijvoorbeeld bij het overnemen van de medewerker van een andere werkgever of wanneer je net begint met het gebruik van de software (Staff). Je wil dat het systeem vanaf een afgesproken (peil)datum het correcte saldo berekent, je kunt het volgende doen:
- Als eerste zoek je op de peildatum het huidige saldo op. Gebruik hiervoor het rapport Saldo overzicht.
- Reken zelf uit wat het verschil is tussen het huidige en het gewenste saldo.
- Voeg het verschil als ingreep toe op de peildatum.
Er is geen batch-invoer van ingrepen beschikbaar, dus je zal deze actie voor alle medewerkers moeten herhalen.
