Medewerker toevoegen / aanpassen

5 min leestijd

In dit artikel gaan we in op het toevoegen van een nieuwe medewerker, het aanpassen van de stamgegevens en het verwijderen van een medewerker.

Pagina: Zie artikel, paginaroute wijkt af van het menu.

Video ondersteuning #

Omdat dit een wizard betreft is hier geen losse video-ondersteuning voor opgesteld. De meerwaarde van video ondersteuning in dit artikel zou namelijk zijn dat je weet waar de desbetreffende velden voor zijn en waar deze mee corresponderen. Omdat deze kennis verder gaat dan slechts een van de onderdelen van dit artikel raad ik hiervoor aan onze webinar “Personeelsadministratie” te bekijken. Je kan je hiervoor inschrijven via een van onze websites (PersoneelsManager.nl bijvoorbeeld) of door contact op te nemen met support@staff.nl. Elke webinar is 2 keer in de week op verschillende tijdstippen te bekijken.

Medewerker toevoegen #

Wizard nieuwe medewerker #

Om een nieuwe medewerker toe te voegen klik je simpelweg op het plusje boven de zoekbalk alvorens hier “Persoon” te selecteren. Je komt hierdoor direct in de nieuwe medewerker wizard terecht.

De wizard nieuwe medewerker helpt je bij het toevoegen van een personeelsbestand in de software. Gebruik deze wizard voor het invoeren van vaste medewerkers en oproepkrachten.

Voor het toevoegen van uitzendkrachten kan je het beste een andere wizard gebruiken, namelijk Nieuwe medewerker – snelinvoer. Deze is speciaal aangepast om minder informatie in te hoeven voeren welke voor uitzendkrachten vaak niet vereist is om bij te houden. Zie hiervoor het artikel “Nieuwe uitzendkracht toevoegen”.

Personalia #

In de eerste stap van de proceswizard zijn twee invoervelden niet verplicht, maar wel belangrijk om in te vullen:

Bankrekeningnummer: wanneer je een koppeling hebt tussen deze software en je salarisadministratie is een bankrekeningnummer (IBAN) verplicht i.v.m. de verloning.
E-mail adres (werk): een geldig e-mail adres is verplicht om een gebruikersaccount (login) aan te maken voor de medewerker. Dit mailadres zal de gebruikersnaam worden, hier sturen we tevens de gebruikersgegevens en eventuele notificaties naar toe.

Contract gegevens #

De tweede stap bestaat uit het invoeren van de contractgegevens. Wanneer je in deze software ook gebruik maakt van Urenregistratie, Verlof en/of Arbeidsproductiviteit dan is het belangrijk dat de contractgegevens nauwkeurig opgeslagen worden. Houd de volgende invoer in de gaten:

Type medewerker: het type medewerker staat direct in relatie met de kostprijsberekening. Deze kostprijs wordt onder andere gebruikt in de personeelskostenberekening.
Contracturen per week: deze waarde wordt gebruikt bij de berekening van overuren (tijd-voor-tijd) en van de FTE-factor welke in relatie staat met de -te verstrekken- vakantieuren.
Vaste urennorm per maand: dit vinkje bepaalt of er een vaste maandnorm voor te werken uren gehanteerd wordt.
Standaard activiteit URS: kies hier welke activiteit standaard is ingevuld wanneer er voor deze medewerker uren geregistreerd en geroosterd worden.
Vakantieuren per jaar: gebruik dit invoerveld alleen voor afwijkende vakantieuren per jaar. Stagiairs hebben bijvoorbeeld 0 uren opbouw per jaar en er bestaan ook medewerkers met vergrijzingsverlof hebben afwijkende uren van normaal.
Vakantieuren direct verstrekken: deze optie aanvinken zorgt er voor dat de vakantieuren direct verstrekt worden. Dit betekent dat de opbouw vakantieuren voor de rest van het kalenderjaar per maand aan de medewerker wordt toegekend.
Functieprofiel: alleen van toepassing als er voor uw organisatie ook een loonhuis is ingericht, dit is in dat geval tijdens de implementatie uitgebreid besproken.
Verlofmanager: deze instelling bepaald welke persoon de verlofaanvragen van de nieuwe medewerker mag beoordelen indien deze afwijkt van de (verlof)manager van de afdeling.
CAO: in het cao zijn het aantal vakantiedagen, atv dagen en zaken als overwerk en onregelmatigheid vastgelegd.

Salaris gegevens #

De salarisgegevens hebben in veel gevallen direct invloed op de loonstrook van de medewerker, maar ook op de kostenberekening welke in diverse prestatierapporten gebruikt wordt. Nauwkeurige invoer is een vereiste.
In de wizard is het mogelijk om een auto van de zaak op te voeren in het salarisrecord. Een auto van de zaak is een artikel in deze software en is te beheren onder Algemeen → Artikelen.

Direct een gebruikersaccount aanmaken #

In de laatste stap van de wizard kan je er voor kiezen direct een gebruikersaccount aan te maken. Hoe dit werkt lees je in het volgende artikel; Gebruikers aanmaken. In het artikel staat inclusief video ondersteuning omschreven hoe je (direct) een gebruikersaccount aan kan maken.

Controle en bevestigen #

Onderin het scherm krijg je een overzicht van alle invoervelden van de wizard, deze kan je nalopen om te controleren of alles klopt. Als je na de controle op “Werknemer aanmaken” klikt wordt de werknemer in zijn geheel aangemaakt. Daarna worden er en aantal acties opgestart:

je Salarisadministrateur wordt volledig geïnformeerd
je Salarisadministrateur verstrekt een personeelsnummer indien dit is afgesproken
P&O krijgt een verzoek om gegevens in het dossier in te voegen zoals contract, ID en loonbelastingverklaring

Medewerker wijzigen #

Deze video ondersteuning linkt door naar een deel van onze webinar “Personeelsadministratie”. Wil je liever in de gelegenheid zijn om direct vragen te stellen over wat er in de webinar gebeurd? Schrijf je dan in voor deze webinar op een van onze websites of door contact op te nemen met support@staff.nl.

Zoek de medewerker op in de zoekbalk
Navigeer in het menu onder Persoon naar Algemeen > Personalia
Onder personalia vindt je vervolgens diverse opties (zie toelichting);
Selecteer Stam om de basisgegevens zoals de naam en geboortedatum te wijzigen
Selecteer Communicatiemiddelen om gegevens zoals telefoonnummers en mailadressen te wijzigen
Selecteer Adres, Gezin of Verzekeringen om de bijbehorende gegevens te wijzigen