Wil je weten hoe de Sligro koppeling werkt? In dit artikel beschrijven we de koppeling tussen de Sligro (pakbonnen) en Staff (inkoop). Zo weet je in hoofdlijnen hoe de koppeling werkt en ben je beter op de hoogte van dit onderdeel van de software! De koppeling tussen de Sligro en Staff betreft het automatisch inlezen van pakbonnen binnen de inkoopmodule.

Bestelgroep #

Standaard logica #

Pagina:  (Administratie) Inkoop → Instellingen → Bestelgroep

Op basis van het externe id wordt bepaald welke bestelgroep het betreft. 

Dit externe id moet worden ingevoerd bij de bestelgroep: 

Aangezien de bestelgroep aangemaakt wordt onder een administratie is op basis van de bestelgroep ook de administratie bekend. 

In de aanlevering van Sligro staat in het header record het klantnummer (van Sligro). Deze is dus te vinden als extern id van een bestelgroep. Dit externe id moet dus uniek zijn binnen de contractant! Het systeem dwingt dit niet af dus dit verdient extra aandacht. 

Uitgebreide logica #

Naast de standaard logica is er toegevoegd om de 6e positie in het AFL bestand te gebruiken om de Bestelgroep in Staff te allocceren. Zo kunnen locaties met bijvoorbeeld aparte inkoop voor “Restaurant” en “Banqueting” de gegevens gescheiden aanbieden en als zodanig importeren.

Indien de code op de 6e positie numeriek is (de oude / standaard versies van de AFL bestanden zijn zo opgemaakt) dan geldt enkel de code op 3e positie als ExternID van de bestelgroep. Dit is de “Standaard logica”.

Indien deze 6e positie alfanumeriek is, dan geldt dat de combinatie van waarde 3e en 6e positie = ExternID van de bestelgroep. Dit betreft de uitgebreide logica.

De programmatuur herkent zelf aan het format van het aangeleverde AFL bestand welke logica in Staff gehanteerd moet worden. De volgende situaties kunnen zich voordoen:

1. Sligro levert een bestand met format ;;121387;;;BQT;;; en in Staff is het externId van de bestelgroep ingericht als 121387BQT. Import ok.
2. Sligro levert een bestand met format ;;121387;;;BQT;;; en in Staff is het externId van de bestelgroep ingericht als 121387. Import mislukt en bestand wordt overgeslagen.
3. Sligro levert een bestand met format ;;121387;;;1403543;;; en in Staff is het externId van de bestelgroep ingericht als 121387. Import ok.
4. Sligro levert een bestand met format ;;121387;;;1403543;;; en in Staff is het externId van de bestelgroep ingericht als 121387BQT. Import mislukt en bestand wordt overgeslagen.

Inkoopgroep #

Ook bij inkoopgroepen wordt een extern id toegepast welke moet matchen met het aangeleverde veld “artikelgroep klant”. Is deze match niet te maken dan zal de inkoopgroep automatisch aangemaakt worden. Indien ingericht dan wordt er een signaal verstuurd naar de standaard ontvanger van de contractant zodat men op de hoogte is van een nieuwe inkoopgroep. Is deze standaard ontvanger niet gevuld? Dan ontvangt support@staff.nl de melding en zullen ze contact opnemen om een mailadres af te stemmen waar deze meldingen naar verstuurd mogen worden. 

Relatie #

Pagina:  (Relatie) Algemeen → Stam

Wanneer de leverancier als relatie nog niet in Staff bekend is, dan zal deze automatisch aangemaakt worden. Een voorwaarde is daarbij dat de administratie waarop de inkopen geregistreerd worden gekoppeld is aan een relatie. Voor de standaard inrichting betekent dit dat er een relatie aangemaakt moet worden / is met de naam van de klant (cateringlocatie) en dat deze administratie aan de aangemaakte relatie met dezelfde naam wordt gekoppeld.

Datahandling #

Bij het verwerken van de dataregels worden de volgende regels gehanteerd: 

• Emballage wordt niet meegenomen. Een regel geldt als emballage wanneer het veld ‘emballage’ een waarde bevat. 
• Regels zonder bedrag worden niet meegenomen. Bijvoorbeeld wordt door de Sligro de inkoopgroep ‘Emballage’ gebruikt.  
• De aangeleverde regels hebben een hoger detailniveau dan gewenst, namelijk op product niveau. Ze worden door de koppeling gesommeerd op inkoopgroep niveau, uiteraard wel per pakbon. 
• Bij herhaaldelijk aanleveren van dezelfde pakbon zal deze worden toegevoegd. Er ontstaan dan dus dubbelen. 
• Bij het optreden van fouten wordt dit gemaild naar de standaard mailontvanger zoals ingesteld bij de contractant in Staff 

Foutmeldingen en troubleshooting #

Zie hier een voorbeeld van de melding (met fictieve data) met opvolgende toelichting over de uit te voeren handelingen om dit op te lossen.

Error finding administration for ordergroup [001235] #

De koppeling kan de inkopen niet registreren omdat het genoemde ID nog niet is ingesteld bij de bestelgroep van de gewenste administratie.

1. Zoek de gewenste administratie op via de zoekbalk
2. Navigeer naar de pagina Inkopen > Instellingen > Bestelgroep
3. Selecteer de desbetreffende bestelgroep, voer het ID uit de melding in bij het veld Extern ID en sla de wijziging op.
4. Zorg er voor dat het niet ingelezen bestand opnieuw door Sligro wordt aangeboden, de melding zal niet langer voor moeten komen.

Heb je het bestelgroep ID goed gevuld, maar blijf je toch deze melding ontvangen? Dan maak je blijkbaar (onbewust) gebruik van de uitgebreide logica zoals omschreven in dit artikel. De foutmelding is momenteel nog niet uitgebreid op basis van deze uitgebreide logica. De oplossing hiervoor blijft vrijwel hetzelfde, alleen dien je het AFL bestand uit de foutmelding te openen en de corresponderende velden (3e kolom en de 6e kolom) uit de eerste regel te combineren om zo tot het bestelgroep ID te komen. Een werkbaar voorbeeld staat in het artikel omschreven. De vervolgstappen na het achterhalen van het gecombineerde ID zijn hetzelfde; voer stappen 3 en 4 uit om verder te gaan.

Entry 1234567899999 contains a relation without a valid administration id 001234 #

De koppeling kan de inkopen niet registreren omdat er geen koppeling is tussen de relatie waar de inkopen op moeten worden geboekt en de administratie waar de inkopen op moeten worden geregistreerd.

1. Achterhaal in Sligro welke relatie het genoemde ID betreft.
2. Zoek de relatie op via de zoekbalk en navigeer naar de pagina Algemeen > Stam
3. Vul hier het veld Administratie met de administratie waar de inkopen voor bedoeld zijn en sla de wijziging op
4. Zorg er voor dat het niet ingelezen bestand opnieuw door Sligro wordt aangeboden, de melding zal niet langer voor moeten komen.