In een paar stappen naar de beste planning!
Dé voorbereiding
Voordat je gaat beginnen met plannen is het goed aan paar praktische (maar niet onbelangrijke) zaken door te nemen. Hier ga je later veel voordeel van hebben.
Toelichting
Het vastleggen van taken en verantwoordelijkheden is belangrijk om uiteindelijk te kunnen leren van de operatie. Plannen is handig om vooruit te kijken, maar minstens zo handig is het om te leren van het verleden. Bespreek met je collega’s wie verantwoordelijk is voor het bepalen van het budget, wie voor de prognose en wie voor het registreren van de uren als de planning eenmaal is gemaakt.
Wie, wat, wanneer?
- Operationeel manager op organisatieniveau
- Wekelijks
Handige apps:
Als je optimaal wilt plannen zijn de volgende apps wellicht ook interessant:
- Beschikbaarheid
- Verlof
- Omzet
Stap 1: Diensten plannen
Door het werken met diensten en dienstsjablonen kan je niet alleen sneller plannen, maar zie je in één oogopslag waar de gaten zitten. Dat is handig!
Beweeg met je muis over de afbeelding
Beschrijving
Het contract leggen we vast op de, jawel, contractkaart. Zaken als contractduur, vaste vergoedingen, opzegtermijn en meer zaken die bij het bewaken van een contract noodzakelijk zijn.
Handige links
- Help artikelen
- Instructievideo’s
- Opleiding
Stap 2: Personen roosteren
Wil je direct beginnen met plannen en heb je even niet de tijd of zin om je met diensten bezig te houden? Dan kan je makkelijk personen roosteren. Net zo makkelijk als Excel, maar met veel meer inzicht. Dat dan weer wel!
Beweeg met je muis over de afbeelding
Beschrijving
Relatiebeheer begint al bij de eerste handshake. Even vastleggen wie je gesproken hebt en een vervolgactie inplannen. Zo weet je zeker dat ook je commerciële pijplijn gevuld en opgevolgd wordt. Is een prospect overtuigd en mag je aan de bak word het tijd de afspraken goed vast te leggen. Dit vormt uiteindelijk de basis voor alle vervolgstappen.
Wie, wat, wanneer?
- Sales / Contractmanagement
- Continu
Handige links
- Help artikelen
- Instructievideo’s
- Opleiding
Stap 3: Rooster publiceren
Beschrijving
Bij de inrichting hebben we bepaald welke uren wel en niet binnen het contract vallen en hoe de uren verrekend dienen te worden. Denk hierbij aan overuren tegen klantspecifieke tarieven. Goed registreren betekent factureren in een handomdraai. Echt waar, zo makkelijk kan het zijn!
Wie, wat, wanneer?
- Locatiemanager, planner
- Dagelijks
- Aan begin en einde van een dienst
Handige links
- Help artikelen
- Instructievideo’s
- Opleiding
Stap 4: Diensten ruilen
Beschrijving
Een feestje hier en een jubileum daar. Events van groot naar klein kunnen eenvoudig geoffreerd, ingepland, uitgevoerd én gefactureerd worden. Wel zo makkelijk om alles op één plek te beheren en te factureren.
Wie, wat, wanneer?
- Locatiemanager, planner
- Dagelijks
- Aan begin en einde van een dienst
Handige links
- Help artikelen
- Instructievideo’s
- Opleiding
Stap 5: Rapportages
Beschrijving
In sommige situaties kan het zijn dat je je inkopen in zijn geheel of gedeeltelijk wilt doorbelasten aan een opdrachtgever. Dit is eenvoudig, want daarvoor kunnen we eenvoudig een rapport maken uit de inkoopregistratie en deze vertalen naar een factuurregel. Zo komen naast je managementfee, te factureren uren ook nog eens netjes alle door te belasten inkopen op één factuur. Makkelijk!
Wie, wat, wanneer?
- Locatiemanager, regiomanager, operationeel manager
- Dagelijks de eerstvolgende dag
Handige links
- Help artikelen
- Instructievideo’s
- Opleiding
Stap 6: Instellingen
Beschrijving
Een feestje hier en een jubileum daar. Events van groot naar klein kunnen eenvoudig geoffreerd, ingepland, uitgevoerd én gefactureerd worden. Wel zo makkelijk om alles op één plek te beheren en te factureren.
Wie, wat, wanneer?
- Regiomanager, operationeel manager
- Wekelijks voor afsluiting van de voorgaande week
Handige links
- Help artikelen
- Instructievideo’s
- Opleiding
Stap 10: Export boekhouding
Beschrijving
Als we het proces goed hebben ingericht en iedereen heeft zijn verantwoordelijkheid in dit proces genomen kan het niet anders zijn dan dat er n u met een druk op de knop een verloningsrapport uitrolt. Mocht dit nou niet zo zijn? Waar zit dan de botleneck?
Wie, wat, wanneer?
- HR manager / Salarisadministratie
- Maandelijks / periodiek in lijn met verloning
Handige links
- Help artikelen
- Instructievideo’s
- Opleiding
Wil je écht alles weten over het maken van een planning?
4x e-mail follow-up | 4 weken | alle tips & tricks