In deze handleiding wordt uitgelegd hoe de omzetkoppeling met NTF kassa’s werkt en hoe je het instelt. Om deze handleiding te volgen heb je beheerders rechten nodig om de instellingen van kassa’s en instellingen van de omzetimport te kunnen doen.

Hoe werkt het? #

Wanneer de koppeling met NTF kassa’s is ingesteld, zal iedere avond automatisch per locatie de dagomzet geïmporteerd worden uit NTFen opgeslagen in Staff. Hiermee hoef je niet meer handmatig omzet in te voeren, dat scheelt tijd en minder fouten. Het is ook mogelijk om per kassa handmatig te importeren. Hiervoor gebruik je de knop “Omzet importeren” op de pagina waar je de omzetten met de hand kunt invoeren.

Geïmporteerde dagen krijgen automatisch de status “definitief” waardoor je niet per ongeluk de geïmporteerde waarden met de hand kunt muteren.

Welke rechten heb je nodig? #

Deze rechten moeten in jouw gebruikersgroep zitten om deze omzetkoppeling te kunnen beheren “Koppelingen: Omzetimport (bewerken)” en “Omzet: Kassa instellingen (bewerken)”.

Welke gegevens heb je nodig? #

Wat?	Hoe kom je er aan?​	Waar gebruik je het?
URI	Opvragen bij NTF, al is het default https://api-public.ntf.nl	In Staff bij het instellen van de omzetkoppeling op pagina Omzetimport.
​API key	​Opvragen bij NTF (al dan niet via de klant)	In Staff bij het instellen van de omzetkoppeling op pagina Omzetimport.

Overige eigenschappen van deze koppeling #

• In NTF wordt gebruik gemaakt van Store-Collections. Het veld ‘sequenceNumberMainGroup’ komt overeen met de Omzetgroep in Staff.
• Bovenstaande punt wordt overruled wanneer er in NTF RevenueGroups zijn opgeslagen per Store (= kassa in Staff). Wanneer deze is ingericht voor een store (aan de zijde van NTF) wordt dit gebruikt.
• Omzetgroepen worden automatisch in Staff worden aangemaakt als ze nog niet bestaan.
• Verantwoording (betaalwijzen) worden automatisch geïmporteerd.
• Geïmporteerde omzet is inclusief BTW.
• Omzetaantal teller t.a.v. ratio informatie worden geïmporteerd op ExternID “1”
• Statiegeld wordt geïmporteerd als omzet op ExternID “-1”. Deze moet handmatig worden ingericht.
• De Store in NTF is de Kassa in Staff.
• De automatische import werkt niet met tblTORImportSettingScheduleLog maar kijkt naar de status. Wanneer deze definitief is wordt er niet automatisch ingelezen.
• Importeren bonnen Op rekening t.b.v. debiteuren facturatie is niet ondersteund in de koppeling.

Inrichting #

Administratie #

NTF identificeert op Store-level, dat is in Staff het niveau van Kassa. Je hebt minstens een Administratie nodig om een Kassagroep en vervolgens de Kassa aan te maken. In Staff is het gebruikelijk om per (catering)locatie een Administratie in Staff aan te maken. Het maakt voor deze koppeling niet uit of er één administratie met meer kassagroepen en kassa’s bestaat of dat er meer administraties met maar één kassa bestaan. Beide wordt ondersteund in de inrichting. Geen bijzondere instellingen bij de administratie zijn vereist.

Kassagroep #

De koppeling heeft minimaal één Kassagroep binnen de gekoppelde Administratie(s) nodig om naar te verwijzen. Je bent vrij in naamkeuze, geen bijzondere instellingen bij de kassagroep zijn vereist.

Grootboekrekening #

Een van de eigenschappen van deze koppeling is dat niet-bestaande omzetgroepen automatisch aangemaakt worden. Aan een omzetgroep in Staff moet verplicht een grootboekrekening hangen teneinde de berekening van BTW. Wanneer de koppeling een nieuwe omzetgroep aanmaakt, zal er automatisch één standaard grootboekrekening aan gekoppeld worden.

Omzetimport #

Per administratie heb je een Omzetimport-instelling nodig. Je mapt de Administratie en Kassagroep, en ImportClass zet je op “NTF”. Uit de eerder verzamelde gegevens stel het URI en Password in. Als je al een bestaande instelling hebt, dupliceer deze dan voor het gemak. Map dan wel opnieuw de Administratie en Kassagroep.

Kassa #

De belangrijkste identifier in het koppelen van de kassa is het Extern id. Die moet namelijk gelijk zijn aan het ID van de Store in NTF. Als je de eerdere instelling Omzetimport goed gedaan hebt, dan kun je op pagina Kassa instellingen een lijst van alle Stores en RevenueGroups uit NTF raadplegen. Hiervoor moet er in het veld Extern id een waarde ingevuld zijn, die mag random zijn bijvoorbeeld een “*”.

 

Onderaan de pagina worden twee tabellen zichtbaar, Stores en RevenueGroups. Dit zijn de actuele gegevens uit de API van NTF en heb je nodig om de kassa in Staff het correcte ExternId te geven.

 

Nu je de ID’s van de Stores weet, kun je het invullen in het veld Extern id van de respectieve kassa.

Registratiegroepen #

Om de kassa goed in te kunnen zetten moet je een aantal registratiegroepen inrichten:

• Breuk (extern id B)
• Eigen gebruik (E)
• Gift (G)
• Representatie (S)

Omzet importeren #

Handmatig: Op pagina Invoeren omzetregistratie binnen het menu Omzet kun je nu de knop “Omzet importeren” klikken. Met één klik importeert Staff op de geselecteerde datum en kassa de omzetgegevens.

Automatisch: Wanneer bij de Omzetimport is ingesteld dat het automatisch geïmporteerd wordt, hoef je niets meer te doen. Op de ingestelde tijd zal de import automatisch uitgevoerd worden.

Troubleshooting #

Geen omzet gevonden
De aanroep naar de API van NTF is gelukt, maar voor deze datum en kassa is geen omzet in NTF aangetroffen. Kortgezegd er staat geen omzet in NTF. Probeer een andere datum of kassa.

Definitieve omzetregistratie al aanwezig, import afgebroken
Er is voor de betreffende kassa en datum al een definitieve registratie. De import is niet uitgevoerd. Wijzig de status terug naar Ingevoerd om dit op te lossen.