Mobiliteit

4 min leestijd

Huidige wet- en regelgeving vragen nog meer registratie van de werkgever. De rapportageverplichting werkgebonden personenmobiliteit (WPM) is actueel en uiteindelijk zal dit een belangrijke factor worden bij het plannen. Tegelijkertijd biedt de kilometerregistratie bij uitstek dé voeding voor declaraties én facturatie. Wij helpen je niet alleen door je mobiliteit inzichtelijk te maken, maar vooral ook door het je hier heel makkelijk te maken.

Mobiliteit wat is het? #

In Staff is het menu-item Mobiliteit bedoeld om de kilometerregistratie van de medewerkers vast te leggen teneinde van de rapportageverplichting WPM. Dit werkt in Staff op een grondige en eenvoudige manier die de urenregistratie als basis neemt voor het importeren van de woon-werk reisbewegingen van de medewerkers. Het systeem stelt wel de voorwaarde dat de instellingen, zoals adressen van medewerker en werklocaties en het aantal kilometers correct is ingevoerd. Maar buiten die configuratie is het registreren van de woon-werk kilometers één druk op de knop.

De output van deze functionaliteit is het WPM rapport dat voldoet aan de rapportageverplichting ingesteld door RVO.

Instellingen #

Het is mogelijk om de kilometerregistratie zonder instellingen te gebruiken, maar dan ben je overgeleverd aan het handmatig invullen van de formulieren op pagina’s Kilometerregistratie medewerker en Kilometerregistratie afdeling. Gelukkig kan die invoer sneller en foutloos geïmporteerd worden op basis van de Urenregistratie. Om de “Import” functionaliteit goed te laten functioneren moet je het huisadres, werk-adres, vervoersmiddel en aantal kilometers instellen per medewerker.

Importinstelling toevoegen #

Het systeem vereist per medewerker/werkafdeling combinatie een importinstelling om correct te kunnen importeren. Die configuratie doe je op pagina Mobiliteit > Instellingen > Kilometerregistratie instellingen.

Op deze pagina zie je de complete lijst van instellingen, per medewerker/afdeling combinatie één regel. Je kunt een bestaande instelling wijzigen door op deze regel te klikken. In de pop-up die nu verschijnt, kun je je wijzigingen doen en opslaan.

Onderaan de pagina kun je op “+” klikken om een compleet nieuwe instelling te maken.

In de pop-up “Importinstellingen voor kilometerregistratie” vul je de velden van het formulier. In onderstaande tabel lees je de verklaring van de gevraagde velden.

Gegeven	Omschrijving
Afdeling	De afdeling waarop de medewerker zijn uren registreert. Dit is de werkafdeling.
Medewerker	De medewerker voor wie je deze instelling toevoegt.
Begin adres	Het adres van de startlocatie, hier kies je het huisadres van de medewerker.
Richting	Kies voor Retour of Enkele reis door op ⇄ te klikken. Retour is standaard, kies Enkele reis wanneer je alleen de heenreis wil importeren op een gewerkte dag. In de praktijk komt dit alleen voor wanneer de medewerker vaste split-shifts werkte op verschillende locaties.
Eind adres	Het adres van de eindlocatie (werklocatie)
Afstand in km	Hier voer je altijd het aantal kilometers voor een enkele reis in. Tip: klik op het liniaal-icoon📏 om automatisch de afstand tussen begin- en eindadres te berekenen.
Type reis	Hier kies je “Woon-werk mobiliteit” om deze registratie vanuit de urenregistratie te importeren. De andere keuzes kunnen in andere omstandigheden van toepassing zijn, lees op de site van RVO welke gegevens verzameld moeten worden voor de WPM rapportage.
Type vervoersmiddel	Hier kies je het standaard vervoersmiddel van toepassing op deze medewerker/afdeling combinatie. De lijst is conform de door RVO specificaties van welke gegevens verzameld moeten worden.
Begin- en Einddatum	Hier voer je de geldigheiddatums in van deze instelling. Wanneer de medewerker verhuist, maak je per verhuisdatum een nieuwe instelling aan.

Adressen toevoegen #

De adressen van medewerkers voer je in op de Medewerkerkaart via het paneel Personalia.
De adressen van de afdelingen (werklocatie) voer je in op de Afdelingskaart via het paneel Stamgegevens afdeling.

En nieuwe en alternatieve manier om adressen toe te voegen is op pagina Kilometerregistratie instellingen. Onderaan de pagina klik je op “+”. In de pop-up “Importinstelling voor kilometerregistratie” kun je ook op het respectieve “+” klikken om direct een nieuw adres toe te voegen.

Functionaliteit om meteen een nieuw adres toe te voegen.

Je hebt hier de mogelijkheid om in het veld “Adres van” verschillende opties te kiezen. Zo kun je makkelijk voor een medewerker, afdeling of relatie een adres toevoegen. Je hoeft daarvoor niet meer naar de stamkaart van dat object.

Bulkaanpassing #

Op pagina Kilometerregistratie instellingen kun je op geselecteerde instellingen een bulkaanpassing doen. Deze functionaliteit gebruik je om snel voor de geselecteerde instellingen één of meer velden te wijzigen. Je hoeft in deze pop-up dus niet alle velden te vullen, alleen de velden die je hier vult zullen toegepast worden op jouw selectie.

Kilometerregistratie #

Rapporteren (WPM) #

Nadat je alle kilometerregistraties voltooid hebt, kun je in het menu Rapporten > Rapporten opvragen het rapport genaamd Rapportage Werkgebonden Personenmobiliteit (WPM) genereren voor jouw bedrijf. Dit rapport kun je exporteren naar Excel en invoegen in je gegevensverzameling gevraagd door het RVO.

Declaraties aanmaken (van de kilometerregistratie) #

Met deze functionaliteit kun je met één druk op de knop voor alle geselecteerde kilometerregistraties meteen een declaratie aanmaken. Je kunt declaraties aanmaken vanaf beide invoerpagina’s Kilometerregistratie medewerker en Kilometerregistratie afdeling.

Nadat je op deze manier declaraties hebt aangemaakt, ga je verder binnen de functionaliteit Declaraties om ze te behandelen (goedkeuren en verwerken).

Rechten #

Gebruikers(groepen) hebben de volgende rechten nodig.

Functionaliteit/Pagina	Rol/Recht
Overzicht per afdeling	Mobiliteit: Overzicht per afdeling
Overzicht per medewerker	Mobiliteit: Overzicht per medewerker
Kilometerregistratie afdeling	Mobiliteit: Kilometerregistratie afdeling
Kilometerregistratie medewerker	Mobiliteit: Kilometerregistratie medewerker
Kilometerregistratie instellingen	Mobiliteit: Instellingen
Rapportage Werkgebonden Personenmobiliteit (WPM)	Mobiliteit: Overzicht per medewerker, Mobiliteit: Overzicht per afdeling

Wanneer er in de kolom Rol/Recht meer rollen staan, dan heb je er maar één nodig om toegang te krijgen.

FAQ #

Moet ik voor alle medewerkers een instelling maken?
Nee, WPM geldt alleen voor werknemers met een arbeidscontract wat 20 betaalde uren of meer per maand garandeert. Lees op de site van RVO de exacte spelregels.

Hoe nauwkeurig stel ik het aantal kilometers in?
Het systeem staat toe om je kilometerinstelling tot 2 cijfers achter de komma op te slaan (2 decimalen). In de lijst met instellingen wordt de kolom ‘KM’ afgerond op helen voor een fijner overzicht. In de berekeningen zal het systeem wel de 2 decimalen gebruiken.

Ik heb een incomplete instelling, toch worden begin- en eindlocatie geïmporteerd. Klopt dat?
Ja, wanneer je een instelling toevoegt zonder begin- of eindadres dan zal het systeem proberen alsnog het huisadres en afdelingsadres te herleiden.