Wil je de Nmbrs koppeling in gebruik nemen en weet je nog niet waar je moet beginnen? In dit artikel lichten we toe welke eerste stappen jij dient te doorlopen zodat Staff voor jou aan de slag kan!

Nmbrs koppeling #

Om de koppeling tot stand te brengen is het eerste vereiste dat Staff toegang krijgt tot een Nmbrs account. Ons advies is om voor Staff een account aan te (laten) maken. Indien er gebruik moet worden gemaakt van een intern account kan dit namelijk veel vertraging opleveren daar 2-factor authenticatie dan vaak een probleem geeft.

Hoe maak ik dit account aan? #

De eerste stap is het aanmaken van de inloggegevens waar Staff mee in kan loggen. Hoe je dit account aan kan maken kan je terugvinden in dit Nmbrs artikel.

Nadat dit account is aangemaakt dient dit account te voldoen aan een aantal eisen om de koppeling te kunnen bewerkstelligen. Deze eisen zijn als volgt:

• Het account dient van type “S3” te zijn om te werken, men refereert hier ook wel naar als zijnde een “Masterbedrijfslogin” account. Is het account niet van dit type? Dan kan de koppeling niet tot stand worden gebracht.
• Het account heeft rechten nodig op de functie om API tokens aan te maken.
• Het account dient rechten te hebben op de volgende endpoints;
  • API Category Employee
    • BankAccount_GetListCurrent
    • Department_GetCurrent
    • Employment_GetAll_AllEmployeesByCompany
    • Function_GetCurrent
    • List_getByCompany
    • PersonalInfo_GetCurrent
    • PersonalInfoContractSalaryAddress_GetAll_AllEmployeesByCompany
    • Schedule_GetAll_AllEmployeesByCompany
    • Salarydocuments_GetAnnualStatementPDF
      
  • API Category Company Services
    • Run_getlist
    • SalaryDocuments_getEmployeepayslipsPDFbyRunCompany
    • CostCenter_GetList
    • List_GetAll

Nadat dit account is aangemaakt moeten de volgende stappen doorlopen worden:

1. Navigeer naar https://klantnaam.nmbrs.nl
2. Klik rechtsboven op Profiel > Gebruikers Profiel
3. Klik API Token en genereer het token (deze heb je later nodig)
4. Klik rechts op het hamburger-menu en selecteer een organisatie
5. Ga naar Algemeen > Import / Export Bedrijfsniveau
6. Klik op de Export knop binnen het datagrid en open hierna de gegenereerde export
7. In de dialog box zie je “Export file created for Company:000000”, dit Companynummer moet je meesturen naar Staff.

Stuur Staff de volgende gegevens:

1. De gebruikersnaam waarmee je de Token hebt gemaakt
2. Het gemaakte token, van stap 3
3. Het Company nummer welke je hebt gevonden bij stap 7

Wij zullen de vervolgstappen uitvoeren om de koppeling tot stand te brengen. Lukt het niet en/of heb je vragen? Neem dan contact met ons op via support@staff.nl. Zorg er in ieder geval voor dat de inloggegevens wel al zijn aangemaakt zodat wij in het account kunnen inloggen om met je mee te kijken.

Legenda API #

Nmbrs houdt netjes een legenda bij van alle data die door de API’s wordt aangeboden. Deze kan je hier vinden; https://api.nmbrs.nl/soap/v3/.

Hoe nu verder? #

Wil je alvast weten welke stappen er doorlopen moeten worden en wie waar verantwoordelijk voor is? Lees dan het Project Sheet. Hier worden alle door te lopen stappen in omschreven en welke partijen hier verantwoordelijk voor zijn.

Toekomstige medewerkers #

Wil je medewerkers die op een later moment in dienst komen nu alvast inzichtelijk maken in de software zodat je hier bijvoorbeeld al een rooster voor kan maken? Dat kan! In het volgende document kan je exact lezen hoe dit werkt en welke voorwaarden hier aan gebonden zijn. Volg je exact deze stappen? Dan staat jouw toekomstige medewerker binnen no-time in Staff!

408287 Importeren toekomstige medewerkers Nmbrs

De koppeling werkt niet (volledig), wat doe ik fout? #

• Controleer of het account aan de eisen voldoet, het account moet exact zijn opgesteld zoals hierboven vermeld.
  • Indien er ook maar één parameter afwijkt kan de koppeling niet 100% zijn werk doen. Twijfel je over het aanpassen van een oud account? Maak dan een nieuw account aan met de vereiste parameters. Vergeet niet om deze gegevens aan support@staff.nl door te geven.
• Controleer of het account en de API key goed zijn ingericht in Staff. Dit doe je door de gegevens op de volgende pagina’s na te lopen;
  • Overig > Koppelingen > Nmbrs > Inrichting
  • (Organisatie) Algemeen > Stam, onderaan de pagina. Op deze pagina kan je alleen de gebruikersnaam verifiëren, het wachtwoord is daar momenteel nog verborgen. Twijfel je of het juiste wachtwoord hier staat? Sla dan simpelweg de bij jou bekende variant van het wachtwoord opnieuw op.
• Controleer of de afdelingscodes in Staff corresponderen met de inrichting in Nmbrs
  • Je kan gemakkelijk op de pagina (Organisatie) Algemeen > Afdeling in één keer een lijst zien van alle afdelingen en de ingestelde afdelingscodes. Deze moeten één op één overeen komen met de codes in Nmbrs. Wijken deze af? Dan kan het zo zijn dat medewerkers onder die afdelingen helemaal niet, of op de verkeerde afdeling worden geïmporteerd.
• Had je al een koppeling en ben je van omgeving veranderd? Dan moet de inrichting van het account opnieuw plaatsvinden. Let daarna goed op bij de eerstvolgende paar keer dat de import loopt. Als de personeelsgegevens in Nmbrs exact gelijk zijn gebleven gaat dit zonder problemen. Indien er in de nieuwe Nmbrs omgeving andere gegevens in staan voor hetzelfde personeel, dan kan dit problemen (mismatches) veroorzaken.
•  Ben je van salarisadministrateur gewisseld die beiden Nmbrs gebruiken? Let hier dan extra goed op! Neem per direct contact op met support@staff.nl en geef dit aan.
  • Indien dit zo is moet namelijk de koppeling uitgeschakeld worden, een export run gedaan worden om een lijst met medewerker namen te genereren en de medewerker ID’s controleren t/o wat er is ingericht in Staff o.b.v. de oude inrichting. Matchen deze niet? Dan moeten de ID’s voor alle medewerkers worden aangepast om te voorkomen dat de koppeling de ID’s niet kan matchen, en vervolgens al het personeel opnieuw aanmaakt. Dan zou elke medewerker er namelijk 2x in staan. Het corrigeren hiervan is gevaarlijk en gevoelig. Indien Staff deze correctie uit moet worden omdat dit niet goed gecommuniceerd is zijn hier dan ook kosten aan verbonden. Neem daarom altijd direct contact op met Staff bij een dergelijke wijziging.