Dit artikel beschrijft de functionaliteit Dienstenrooster. Met het dienstenrooster maak je een planning voor één week voor één afdeling op basis van een roostersjabloon en standaard diensten. Ben je op zoek naar de oplossing om meer afdelingen te plannen, kijk dan naar de functionaliteit Roosteren Flex.
Stap 1 – Instellingen #
Voordat je aan de slag kunt met de functionaliteit moeten er eerst een aantal zaken ingesteld worden. Zo moet de gebruiker rechten hebben op de functionaliteit en de afdeling. Ook moeten er standaard diensten ingesteld zijn. Sjablonen zijn niet verplicht om mee te beginnen, maar ze maken het inrichten van een standaard rooster wel gemakkelijk.
Rechten #
Onderstaande rechten zijn van toepassing voor het dienstenrooster.
| Rol | Omschrijving |
|---|---|
| Planning: Dienstenrooster (bewerken) | Geeft recht op de pagina Dienstenrooster waarmee het dienstenrooster gemaakt en aangepast kan worden. |
| Planning: Diensten en sjablonen (bewerken) | Geeft recht op de pagina’s Diensten en Roostersjablonen waarmee de standaard diensten aangemaakt en gewijzigd kunnen worden. Het geeft ook recht om binnen de pagina Dienstenrooster standaard diensten aan te maken. |
| ROO3: Rooster publiceren | Geeft recht op de knop Publiceren |
Diensten aanmaken #
Standaard is het rooster leeg, het bevat geen diensten. Om er voor te zorgen dat je het rooster kunt opmaken met diensten zullen er eerst Diensten aangemaakt moeten worden. Alleen gebruikers met de juiste rechten kunnen dit. Er zijn twee manieren om standaard diensten toe te voegen. De eerste is vanuit het menu Instellingen op pagina Planning → Instellingen → Diensten, op deze pagina kunnen diensten toegevoegd, gewijzigd en verwijderd worden. Lees meer hierover in help artikel Diensten inrichten. De andere manier is vanuit het Dienstenrooster zelf, dat wordt hieronder toegelicht.
💡Je kunt nu aan de slag, maar het is ook handig om te leren over roostersjablonen. Dat is niet verplicht.
Roostersjablonen inrichten #
Meestal ziet een weekrooster er in hoofdlijnen iedere week hetzelfde uit. In dat geval kun je voor zo’n standaard weekrooster een sjabloon aanmaken dat je gemakkelijk en snel kan toepassen op je dienstenrooster. Hiermee vul je het rooster in enen met alle benodigde standaard diensten. Beheer van roostersjablonen doe je op pagina Planning → Instellingen → Sjablonen. Lees meer hierover in help artikel Roostersjablonen inrichten.
Stap 2 – Aan de slag #
Het maken van een rooster doe je op pagina Planning → Invoeren / bewerken → Dienstenrooster
Op het het scherm Dienstenrooster kan geavanceerd informatie getoond worden om te ondersteunen in het maken van een goed rooster. Als introductie licht onderstaande afbeelding alleen de belangrijkste onderdelen van het scherm uit.
Het rooster maken #
Het maken van een rooster bestaat uit het plaatsen van diensten op een dag. Dit kan door middel van één-voor-één toevoegen van diensten of via het toepassen van een sjabloon. Je begint altijd met de keuze van afdeling en week.
- Klik op het plus-icoon om diensten aan het rooster toe te voegen
- Selecteer in de pop-up het gewenste sjabloon
- Selecteer de dagen waar je het sjabloon voor in wilt zetten
- Klik op Toevoegen
- Klik op het groene vinkje om de pop-up te sluiten
💡Als je nog geen Sjabloon hebt ingesteld, kun je ook afzonderlijke diensten toevoegen. Gebruik hiervoor in de pop-up het tabblad Dienst.
Diensten vullen #
Als het basisrooster is opgemaakt, zie je op het scherm een rooster zonder gevulde diensten. Dit is het moment waarop je medewerkers op diensten gaat zetten. Hiervoor zijn een aantal methoden, de meest gebruikelijke is via drag-and-drop en er bestaat zelfs Automatisch roosteren.
Om handmatig medewerkers in te roosteren, begin je in de namenlijst aan de rechterzijde van het scherm. Door te klikken en te slepen zet je de medewerker op een dienst.
Een andere manier om een medewerker in te roosteren is door eerst die dienst aan te klikken aan de linkerzijde van het scherm. Vervolgens kies je de medewerker uit de lijst. De geselecteerde dienst is te herkennen aan het blauwe kader. In de namenlijst zijn meteen de passende medewerkers voorgefilterd.
💡Op deze manier rooster je met één klik deze medewerker de hele week in.
Diensten wijzigen #
Het is mogelijk om individuele diensten te wijzigen, je kunt tijden en activiteiten aanpassen en een opmerking voor de ingeroosterde medewerker toevoegen.
Klik op de dienst en breng je wijzigingen aan in de Dienst wijzigen pop-up.
💡Gewijzigde diensten zijn herkenbaar aan kleine icoontjes op de dienst: ▲ betekent dat de tijd van de dienst langer geworden is. ▼ betekent dat de tijd van de dienst korter geworden is. ● betekent dat de tijd gelijkgebleven is, maar dat de activiteiten gewijzigd zijn.
Publiceren #
Wanneer het rooster af is en opgeslagen, is het rooster nog niet zichtbaar voor de medewerkers. Pas na publicatie kunnen de medewerkers hun rooster bekijken in de Workforce App en op de pagina Mijn rooster in de browser.
- Klik op de knop Opslaan en publiceren.
- In de Publiceren pop-up voer je optioneel een bericht naar de medewerkers toe en klik opnieuw op Opslaan en publiceren.
💡Na publicatie zal rechtsboven in het rooster de publicatie status geüpdatet worden met de timestamp van het publicatiemoment.
💡Wanneer je een rooster voor de eerste keer publiceert, ontvangen alle medewerkers uit de namenlijst een notificatie-mail. Ook de tijdelijke medewerkers ingeleend op deze afdeling.
💡Wanneer je een rooster opnieuw publiceert en het vinkje “Alleen medewerkers met een gewijzigd rooster informeren” inschakelt, dan ontvangen alleen die medewerkers met een wijziging van hun rooster een notificatie-mail.
💡De ingevoerde publicatieopmerking is voor de medewerkers zichtbaar in de notificatie-mail.
Geavanceerde functionaliteiten #
Met de hierboven beschreven handleiding heb je de basis van het Dienstenrooster geleerd en ben je in staat from-scratch een rooster te maken, medewerkers in te plannen en het rooster te publiceren. Er zijn echter nog veel meer functionaliteiten om de roostermaker te ondersteunen bij hun werk.
- Maak gebruik van Open diensten om medewerkers zelf in te laten schrijven op een dienst naar hun keuze.
- Maak gebruik van Rooster Flex om niet-gevulde diensten centraal uit te vragen. Centrale planning vult deze diensten in met regio- of flexkrachten.
- Maak gebruik van Automatisch roosteren om met één klik de diensten te vullen met de best passende medewerkers.
- Maak gebruik van de koppeling met Temper om een dienst direct op het platform van Temper uit te vragen.
- Maak gebruik van de functionaliteit om diensten extern via e-mail uit te vragen.
Veelgestelde vragen #
Standaard filtert de namenlijst niet-beschikbare medewerkers uit. Medewerkers die een lopende verzuimmelding hebben of goedgekeurd verlof of al ergens anders ingeroosterd zijn, worden standaard niet getoond. Met een klik op het filter-icoon kun je het filter aanpassen, zet dan het vinkje “Passende medewerkers” uit.
Dit heeft met rechten te maken. Je kunt alleen nieuwe diensten toevoegen als jouw gebruikersaccount de rol Planning: Diensten en sjablonen (bewerken) heeft.