Dit artikel zal toelichten hoe het gebruikersbeheer in Staff werkt, waaronder het toekennen van rechten, het aanpassen van wachtwoorden en het instellen van additionele beveiligingsmaatregelen (2-staps authenticatie).

Pagina:  Inrichting → Gebruikers → Beheer

Aanpassen gebruikersinstellingen #

1. Gebruikers raadplegen
   Zoek hier op de naam van de medewerker of het mailadres van de gebruiker om de gebruiker op te zoeken.
2. Gebruikersnaam en mailadres wijzigen
   De gebruikersnaam en het gebruikersmailadres zijn velden welke in de basis altijd gelijk dienen te zijn om zo het overzicht te bewaren. Wil een medewerker graag zijn mailadres aan laten passen? Pas deze dan aan door hier zowel de gebruikersnaam als het primaire mailadres aan te passen.
3. Uitgaande email blokkeren
   Indien iemand heeft aangegeven geen mail meer te willen ontvangen vanuit het systeem dan is het mogelijk d.m.v. dit vinkje vrijwel alle uitgaande communicatie te blokkeren. Alleen mailtjes m.b.t. het resetten van een wachtwoord komen nog aan indien dit vinkje bij een gebruiker aan staat.
4. Wachtwoord (tijdelijk) aanpassen
   Wil je het wachtwoord van een gebruiker aanpassen? Type dan simpelweg een nieuw wachtwoord in het Wachtwoord veld en druk op opslaan. Is het wenselijk dat de medewerker bij de eerstvolgende keer inloggen zelf een nieuw wachtwoord instelt? Zet dan het vinkje Verander wachtwoord aan alvorens op te slaan. Let op, er gaat niet automatisch een mailtje uit naar de medewerker met een nieuw wachtwoord. Informeer de medewerker hier handmatig over of stuur opnieuw de welkomstmail, deze genereert automatisch een nieuw wachtwoord.
5. 2-staps authenticatie instellen
   Zie het artikel 2-staps authenticatie voor meer informatie.

Actief / inactief #

Hiernaast is er het vinkje “Actief“. Indien dit vinkje uit staat zal het systeem de gebruiker niet toestaan om in te loggen. De gebruiker krijgt een melding dat het account is gedeactiveerd met het verzoek contact op te nemen met hun leidinggevende. Is er een geschil met de medewerker en wil je hem/haar de toegang ontzeggen? Zet dan dit vinkje uit. Meer over de melding die ze te zien krijgen is terug te vinden in het artikel Ik krijg de melding Uw login is gedeactiveerd.

Is het vinkje uitgezet? Dan zal de medewerker standaard worden verborgen tijdens het zoeken naar de gebruiker. Kan je een gebruikersaccount dus niet vinden? Zet dan het vinkje “Alles tonen” aan in de pop-up alvorens opnieuw te zoeken. Je zal de gebruiker nu wel kunnen vinden om bijvoorbeeld het vinkje weer aan te zetten.

Gebruiker overnemen #

Dit is een functionaliteit waarmee je jouw inzage in de software kan beperken tot wat de medewerker zou zien wanneer zij inloggen. Indien een medewerker een probleem meld in de software kan je op deze manier verifiëren of dit een systeem gerelateerd probleem is (dat Support op moet lossen) of dat dit probleem lokaal (alleen bij de computer van de medewerker) speelt en bij / door de medewerker zelf moet worden opgelost.

Neem de medewerker over en voer de handelingen uit waar de medewerker een probleem bij ervaart. Ervaar jij dit probleem ook? Neem dan contact op met support@staff.nl en leg het probleem uit. Ervaar jij dit probleem niet? Dan betreft dit een lokaal probleem en is dit niet aan de software gerelateerd. Het standaard advies is in deze om de medewerker zijn browser cache te laten verversen d.m.v. toetsencombinatie Control + F5, heeft dit niet geholpen? Dan is het advies de laatste versie van een up to date browser te laten installeren zoals Google Chrome alvorens het opnieuw te proberen.

Tijdelijke gebruikersvervanging #

Tijdelijke gebruikersvervanging is een functionaliteit die je kan gebruiken om een specifieke gebruiker tijdelijk de rechten toe te kennen van een andere gebruiker. Stel; een manager welke standaard de uren registreert gaat op vakantie en iemand neemt deze werkzaamheden tijdelijk waar. Deze functionaliteit geeft de gewenste gebruiker tijdelijk dezelfde rechten als de te vervangen gebruiker, waardoor deze de werkzaamheden kunnen overnemen.

Zo zoek je de gebruiker op welke de rechten dient te ontvangen van iemand anders en loop je de volgende stappen door;

1. Klik op het plusje op de in te vullen details te tonen.
2. Selecteer de te vervangen gebruiker.
3. Selecteer de begin en einddatum, na deze datum komen de rechten automatisch te vervallen.
4. Klik op opslaan om de ingeplande vervanging te verifiëren.
5. Moeten de rechten vanaf dit moment al van toepassing zijn omdat de begindatum al verstreken is? Klik dan op “Nu gebruikersvervanging verversen” om dit te bewerkstelligen. Doe je dit niet? Dan zullen de rechten per de volgende nacht van toepassing zijn.

Rechten en rollen toekennen #

Samenvatting #

Het toekennen van rechten aan een gebruiker is opgedeeld in 3 onderdelen;

1. Het toekennen van een gebruikersgroep voor de juiste rechten en daarmee inzage in de juiste pagina’s.
2. Het toekennen van de juiste rollen t.b.v. inzage in de juiste afdelingen, regio’s en/of organisaties.
3. Het toekennen van de administraties t.b.v. inzage in de financiële aspecten van een locatie.

Gebruikersgroepen #

Gebruikersgroepen zijn vooraf gedefinieerde setjes rechten op basis waarvan een bedrijf zelf de inzage van zijn medewerkers kan beheren. Zo heeft een bedrijf bijvoorbeeld standaard een groep “Medewerker”, een groep “Manager” en een groep “Bedrijfsleider”.

Elke groep heeft andere rechten en daarmee andere inzage in het systeem. Een medewerker ziet voornamelijk zijn of haar eigen data, om zo bijvoorbeeld de gewerkte uren in te zien, de loonstroken te bekijken en verlof in te dienen. Een manager zou bijvoorbeeld al deze dingen kunnen, plus het invoeren van de omzet en de uren aan het einde van de dag. En de bedrijfsleider heeft de mogelijkheid om rechten aan medewerkers toe te kennen en het personeelsbestand te bewerken. Op deze manier worden de rechten in het systeem gemakkelijk opgesplitst en kan je deze gemakkelijk toekennen.

Je doet dit door simpelweg de gebruikersgroep te selecteren (1) en deze op te slaan (2).

Rollen #

Onder de rollen vind je de voor jouw bedrijf specifiek aangemaakte rollen, zodoende zie je hier over het algemeen alleen alle rollen welke gekoppeld zijn aan organisatorische eenheden; afdelingen, regio’s en organisaties. Door iemand rechten te geven op een dergelijke rol geef je hen inzage in alles wat die gebruiker op dat moment al in kan zien, alleen dan voor alle personen onder de desbetreffende eenheid. Moet iemand kunnen roosteren? Dan heeft iemand dus rechten nodig op de afdelingen waarvoor deze moet kunnen roosteren. Geef je iemand recht op een regio? Dan heeft iemand rechten op alle afdelingen en medewerkers onder die regio. Dit loopt op deze manier door naar organisatieniveau.

Het toevoegen van rollen werkt vrijwel identiek als het toevoegen van gebruikersgroepen. Selecteer de gewenste rollen, klik op “Gebruik selectie” en druk op het gele plusje om de selectie toe te voegen.

Bij de rollen zie je tevens altijd of deze actief zijn, of deze rechtstreeks zijn toegekend zoals bovenstaande, of dat deze uit de tijdelijke gebruikersvervanging komen en/of dat deze uit een gebruikersgroep komen. Dit laatste is in de meeste gevallen niet van toepassing daar deze standaard worden verborgen, dit is dus voor onze Support van toepassing.

Tip! Indien je iemand rollen tijdelijk wilt ontnemen kan je deze selecteren en daarna op “Deactiveren” te drukken. Deactiveren laat de rol wel bij de gebruiker staan, maar zorgt er voor dat deze niet meer van toepassing is. Dit werkt ook zo bij gebruikersgroepen. Een alternatief is uiteraard het verwijderen van de rol bij de gebruiker, hierna is deze uiteraard ook niet langer van toepassing.

Administraties #

Een administratie betreft het administratieve onderdeel van een locatie, hieronder vallen de financiële aspecten zoals de omzetregistratie, inkoopregistratie, arbeidsproductiviteit, etc. Heb je iemand toegang verleend tot een van deze functionaliteiten? Geef ze dan rechten op de bijbehorende administratie om de gewenste locatie te kunnen raadplegen onder deze onderdelen.

Het toevoegen van administraties werkt identiek aan het toevoegen van rollen. Selecteer de gewenste administraties, klik op “Gebruik selectie” en druk op het gele plusje om de selectie toe te voegen.

Administratiegroepen #

Een administratiegroep betreft niets anders dan een groepering van een x aantal administraties. Voor sommige aspecten van de software heb je rechten nodig op administratiegroepen om inzage over meerdere locaties te genereren, zoals de regio-prestatie. Hiernaast verzorgt het toekennen van een administratiegroep per direct inzage in de individuele administraties welke eronder vallen. Zodoende hoef je administraties niet individueel toe te kennen indien je iemand van een administratiegroep hebt voorzien waar deze onder vallen.

Het toevoegen van administratiegroepen werkt identiek aan het toevoegen van rollen. Selecteer de gewenste administratiegroepen (1), klik op “Gebruik selectie” en druk op het gele plusje (2) om de selectie toe te voegen. Wil je een administratiegroep verwijderen? Klik dan op het prullenbakje voor de regel om deze te verwijderen.

Wanneer je een administratiegroep hebt toegekend zal je bij de administraties kunnen zien of deze administratie individueel is toegekend of dat deze in de lijst staat d.m.v. een administratiegroep, in dat geval staat er “Ja” aangegeven onder de kolom “Administratiegroep”.