Wat is de basis van klokken in Staff? #
Klokken in Staff betekent dat medewerkers eenvoudig in- en uitklokken voor hun diensten. De geklokte uren worden daarna geëvalueerd en komen vervolgens in de urenregistratie terecht. De verloning vindt daarna plaats op basis van de uren die in de urenregistratie zijn goedgekeurd.
Hoe werkt klokken in Staff? #
In de basis maken wij een klokaccount voor je aan. Met dit klokaccount log je in op Staff, net zoals je gewend bent met je eigen account, maar dan met de gegevens van het klokaccount. Klokken kan op ieder apparaat met een internetverbinding en een browser: telefoon, tablet, computer of kassa. Maak je gebruik van de app, bekijk dan ook:klokken via de app. Na het inloggen kom je in het klokscherm. Medewerkers klokken daar in met hun personeelsnummer of met een alternatief ingesteld kloknummer.
Zodra een medewerker klaar is met werken, wordt er uitgeklokt om de registratie af te ronden. Aan het eind van de dag logt de locatiemanager in op het eigen account om de geklokte uren te controleren, eventueel aan te passen en goed te keuren. Hierna worden de uren automatisch doorgestuurd naar de urenregistratie. Meer details over het proces zelf vind je in:klokken: in- en uitklokken.
Ik wil beginnen met klokken – welke informatie is nodig? #
Fijn dat je wilt starten met klokken in Staff! Om dit goed en snel in te richten, ontvangen we graag per punt antwoord op de volgende vragen. Stuur je antwoord naar support@staff.nl met als onderwerp “Beginnen met klokken”. Zo kunnen we ervoor zorgen dat jullie zo snel mogelijk van start kunnen.
- Hoeveel klokapparaten worden er beschikbaar gesteld?
Denk bijvoorbeeld aan een tablet bij de ingang, een kassa per afdeling, etc. - Voor welke afdelingen zal er geklokt gaan worden?
- Welke klokapparaten horen bij welke afdelingen?
Lever een overzicht aan met:- Alle afdelingen
- De klokapparaten die daarbij gebruikt worden
Dit kan één apparaat zijn waar alle afdelingen op klokken, maar ook meerdere apparaten
met bijvoorbeeld 1 of 2 afdelingen per klokapparaat. - Wie keurt de uren van de medewerkers goed?
Is dit één persoon voor alle afdelingen of iemand per afdeling? Lever alle betrokken gebruikers aan. - Hebben de medewerkers al personeelsnummers?
Zo niet, dan moeten deze eerst worden ingesteld óf we stellen een (uniek) kloknummer in voor alle medewerkers.
Met dit nummer klokken zij in.- Personeelsnummers zijn standaard gelijk aan de personeelsnummers uit de loonadministratie.
- Een personeelsnummer stel je in op het dienstverband van een medewerker op de pagina:
Algemeen > Dienstverband > Stam. - Een alternatief kloknummer stel je in op de pagina:
Aan-Afwezigheid > Uren > Instellingen bij een medewerker. - Stel je deze zelf in? Gebruik dan minimaal een code van 4 cijfers om fouten te voorkomen.
- Zijn er instellingen die afwijken van de standaard klokinstellingen?
Bekijk hiervoor de paragraaf inrichting & klokinstellingen en geef afwijkende wensen direct door. - Akkoord op de inrichting en eventuele training
Geef aan dat je akkoord gaat met de initiële inrichtingskosten en, indien gewenst, met de kosten voor training/consultancy. Meer informatie hierover vind je in de handleiding klokken: inrichting.
Standaard klokinstellingen #
Wij hanteren standaard de onderstaande instellingen. Waar gewenst kunnen deze worden aangepast. Wil je een instelling anders inrichten? Vermeld dit dan in je aanvraag of in de inrichting van klokken.
- Medewerkers moeten het exacte personeelsnummer (of kloknummer) intypen; er kan niet gekozen worden uit een lijst.
- Klok je eerder in dan in je rooster staat? Dan wordt in het voorstel de begintijd van je rooster gehanteerd.
- Klok je meer dan een uur eerder in? Dan gebruiken we wél de geklokte begintijd.
- Klok je later in dan je rooster? Dan wordt in het voorstel de tijd van het eerste klokmoment gehanteerd.
- Klok je eerder uit dan je rooster? Dan wordt in het voorstel de geklokte eindtijd gehanteerd.
- Klok je later uit dan je rooster? Dan wordt in het voorstel de roostereindtijd gehanteerd.
- Klok je meer dan een kwartier later uit? Dan gebruiken we wél de geklokte eindtijd.
- Er wordt standaard niet afgerond op bijvoorbeeld 5, 10 of 15 minuten.
- Na het uitklokken wordt standaard geen pauze of opmerking gevraagd; het betreft simpel in- en uitklokken.
Uitgebreide opties #
Wil je meer controle of extra functionaliteit rond klokken? De volgende uitgebreide opties zijn mogelijk. Zie je hier iets dat voor jullie organisatie handig is, vermeld dit dan in je aanvraag of bekijk de uitgebreide uitleg in:
handleiding klokken: inrichting.
- Uitgebreide afrondingslogica op basis van verschillende scenario’s (bijvoorbeeld per locatie of afdeling).
- Doorklokken naar andere afdelingen, zodat uren automatisch op de juiste afdeling worden geboekt.
- Het uitsplitsen van activiteiten: registreren welke werkzaamheden tijdens de dienst zijn uitgevoerd.
- Het vastleggen van de genoten pauze(s) tijdens het uitklokken.
- Het opgeven van opmerkingen bij het uitklokken (bijvoorbeeld bijzonderheden of afwijkingen van het rooster).
- Een apart klokaccount per afdeling instellen.
- Eén klokaccount gebruiken voor meerdere afdelingen.
Extra uitleg en webinars #
De basis van klokken spreekt vaak voor zich, maar het kan prettig zijn om de verschillende scenario’s samen door te nemen. Daarom kun je je inschrijven voor onze gratis webinars. Er is een aparte webinar beschikbaar over de functionaliteit “Klokken”, waarin alle scenario’s uitgebreid worden behandeld. Na het volgen van deze webinar kun je direct zelf aan de slag.
Heb je na de webinar nog vragen of behoefte aan extra begeleiding? Dan kun je een consultancy sessie inplannen. In een dagdeel lopen we samen de instellingen, scenario’s en jouw vragen door, zodat je
de klokfunctionaliteit van binnen en buiten leert kennen.
Aan een consultancy sessie zijn kosten verbonden. Neem voor meer informatie contact op via support@staff.nl.