In dit artikel lichten we toe hoe je om kan gaan met een 2e dienstverband / contract voor een medewerker in Staff. Dit is meestal van toepassing op medewerkers die intern ook stage gaan lopen of stagiairs die naast hun stage een vaste aanstelling krijgen.
Pagina: Algemeen → Personalia → Stam
Toelichting #
Het is in Staff niet mogelijk om op 1 persoon tegelijkertijd 2 actieve dienstverbanden en/of contracten in te voeren. In deze zin is de invoer hier lineair en achtereenvolgend. Dienstverbanden en contracten volgen elkaar altijd op en kunnen / mogen niet overlappen. Dit neemt uiteraard niet weg dat de behoefte wel kan bestaan, vandaar dat we dit op een alternatieve manier wel kunnen ondersteunen.
*Let op, ga alleen verder indien dit echt een medewerker met 2 contracten betreft. Heeft de medewerker maar 1 contract en werkt deze bij meerdere bedrijven? Volg dan de stappen onder Medewerkers inlenen/uitlenen.
Het is belangrijk om te weten dat hoewel we een workaround toelichten in dit artikel het niet mogelijk is alle persoonsgegevens aan 1 gebruiker te koppelen. Niet alle aspecten van een gebruikersaccount worden namelijk op die manier ondersteunt. Het is daarom zo dat er voor een 2e persoon altijd een alternatief mailadres gebruikt dient te worden, indien het wenselijk is hier een gebruikersaccount voor aan te maken.
Het is voor de salarisadministratie mogelijk om de stroken van beide ‘medewerker varianten’ te versturen naar het salarisstrook mailadres van de eerst aangemaakt medewerker. Zo kan er nog steeds met één account inzage worden verleend in beide stroken. Let hierbij wel op dat het aanvragen van verlof voor 2 personen niet mogelijk is vanaf 1 account. Indien het wenselijk is verlof aanvragen of andere handelingen uit te voeren voor beide ‘medewerker varianten’, dan is het een vereiste dat hier 2 accounts voor worden aangemaakt met aparte mailadressen. Beschouw dit daarom in vrijwel alle aspecten als 2 verschillende personen.
Hoe verwerk je een 2e dienstverband / contract? #
Dit doe je door een medewerker een 2e keer in te voeren “met een paar kleine aanpassingen”. Aangezien we standaard een controle hebben op BSN nummer (welke kan worden uitgeschakeld) zal je een melding krijgen indien je een medewerker 2 maal invoert met hetzelfde BSN. Om dit te omzeilen doorloop je de volgende stappen;
- Navigeer naar https://testnummers.nl/ en genereer een fictief BSN Nummer
- Voer de medewerker een 2e keer in als nieuwe medewerker met een kenmerk zoals (Stage) in de achternaam. Gebruik bij de invoer het hiervoor gegenereerde fictieve BSN nummer. Hiermee omzeilen we de initiële BSN check.
- Navigeer naar de pagina Algemeen > Personalia > Stam en pas het BSN nummer aan naar wat het daadwerkelijk hoort te zijn. De BSN controle vindt alleen plaats op de initiële invoer, je zal hier geen melding van krijgen.
De medewerker staat nu 2 keer in het systeem met verschillende dienstverbanden en contracten. Indien je een apart mailadres hebt gebruikt heb je mogelijk ook al een 2e gebruikersaccount aangemaakt voor de desbetreffende medewerker.
De laatste stap is om even contact op te nemen met de salarisdienstverlener. Geef bij hen aan dat je zojuist een medewerker een 2e keer hebt ingevoerd en waarom. Geef hierbij aan dat het verschil tussen de ‘personen’ wordt aangegeven d.m.v. het door jou verzonnen kenmerk. In het voorbeeld was dit (Stage).
