Wil je de omzetgegevens vanuit AFAS importeren in Staff? In dit artikel lichten we toe hoe Staff hier in kan faciliteren. Zo heb je altijd al je gegevens centraal in Staff staan.

Pagina: Pagina → Pagina → Pagina

Algemene toelichting #

Dit artikel beschrijft functioneel de oplossing om omzetgegevens vanuit AFAS via (custom)getConnector in Staff te importeren.

Uitgangspunt is dat de omzetboekingen in AFAS zijn geregistreerd en dat er een getConnector voor Staff toegankelijk is waarin de omzetgegevens ontsloten worden naar de AFAS webservice. Staff roept vervolgens periodiek (dagelijks) de webservice aan en haalt de omzetgegevens op.

Conversie van gegevens #

De omzetwaarden uit AFAS worden per Verbijzonderingscode (unieke locatie identifier) per datum bij elkaar opgeteld.

[1] Contante verantwoording wordt in Staff gekoppeld aan ‘Contanten naar kantoor-kas’. Betreft inrichting van het corresponderende Rek.nr. bij het ExternId in Staff.

Inrichting Staff #

Kassa #

De inrichting in Staff bestaat uit een kassa, omzetgroep en betaalwijzen. Om het goed te laten werken moeten minstens de velden Kassa ExternId en Betaalwijze ExternId in het systeem gevuld zijn met de juist gekoppelde ID’s.

• Het ExternId van de kassa komt overeen met de Verbijzonderingscode uit de getConnector
  
• Het externId van de betaalwijzen komen overeen met het Nr van de grootboekrekening.
  
• AFAS omzet wordt op één omzetgroep geïmporteerd met externId ‘OA’. Indien er geen omzetgroep gekoppeld aan de kassa, dan zal de koppeling deze automatisch koppelen of aanmaken.
  

Koppeling met AFAS appconnector #

Er moet een link gelegd worden met de getConnector van de klant. Heeft de klant al een AFAS personenkoppeling? Dan bestaat deze link al en hoef je hier niets te doen. Indien de AFAS omzetkoppeling de enige koppeling is, dan zal er onder één organisatie op pagina Stam koppelingsinformatie ingesteld moeten worden.

Omzet import instellingen #

Op pagina Inrichting/Koppelingen/Omzetimport richt je per kassa een koppeling in:

• ImportClass: AFAS omzetimport
• URI: het volledige URL naar de getConnector [2]
• Password: het volledige token

De instelling ‘Standaard omzet grtbk’ kan hier gebruikt worden.

[2] In dit voorbeeld is de naam van de getConnector ‘Cateringmanager_automatenomzet’ het volledige URL is dan https://85167.rest.afas.online/ProfitRestServices/connectors/Cateringmanager_automatenomzet?skip=-1&take=-1

Uitvoeren van de import #

Je roept de import aan door op de server de applicatie AFASConnector.exe uit te voeren met parameter TURNOVER, de guid van de organisatie (waar de getConnector geconfigureerd is) en achteraan de parameter voor het aantal dagen terug bijv. -40

Via Task Scheduler zal de programmatuur ingesteld worden om dagelijks een keer te draaien.

Notificatie van fouten #

Na iedere run wordt er een e-mail verstuurd naar de standaard ontvanger (ingesteld bij de AFAS koppeling voor de getConnector).

De e-mail en fout ziet er als volgt uit:

Dit betekent dat er in Staff geen kassa bestaat met ExternId’s 2606 en 2666. Op te lossen door het ExternId aan de juiste kassa te koppelen.

Uitzonderingen, overwegingen en aannames #

• Omzet wordt altijd opgeslagen op de datum zoals de getConnector deze aanlevert, ongeacht of dit een weekenddag is. Openingsdagenlogica wordt niet toegepast.
• Import werkt op basis van overschrijving. Indien later een ander bedrag vanuit AFAS wordt aangeleverd, wordt de vorige waarde overschreven.
• Indien de getConnector meer regels aanlevert voor dezelfde Verbijzonderingscode op dezelfde datum, zullen de bedragen aan de omzetzijde gesommeerd worden. Betaalwijzen kunnen wel gesplitst worden indien verschillende betaalwijzen geboekt.
• Voor toegang tot de getConnector (AFAS webservice) worden de credentials gebruikt, opgeslagen op pagina Organisatie > Stam. Dit zijn de algemene AFAS profit koppelingsgegevens.
• Aanroepen van de AFAS webservice kan alleen via (scheduled) uitvoeren van AFASConnector.exe, er komt geen knop in Staff om handmatig te importeren.
• De programmatuur AFASConnector.exe wordt aangeroepen met parameter TURNOVER en een parameter voor het aantal dagen terug dat er mutaties opgehaald worden bijv. -30 voor dertig dagen terug.
• Na iedere import wordt de logfile geüpdatet met daarin de resultaten van de afgeronde run.
• In het geval van ontbrekende Verbijzonderingscodes (AFAS levert code aan die niet in Staff gevonden kan worden), wordt deze uitval per run in één e-mail naar de systeembeheerder gecommuniceerd.
• Omzet wordt opgeslagen op één omzetgroep, uitsplitsing bestaat niet. Indien meer omzetgroepen ingericht in de kassa pakt de import de eerstgevonden groep met externId ‘AO’.

Voorbeeld conversie #

• Onderstaand geel gemarkeerde regel is een screenshot van de getConnector.
  
• De AFASconnector van Staff importeert deze gegevens als volgt:
  

Troubleshooting #

Register ….. not found
Betekent dat er wel een koppeling is ingesteld, maar de kassa heeft geen of een onjuist externId. Op te lossen door het juiste ExternId aan de kassa te hangen.

Register ….. not found.Error for register ….. for date 31-03-2023: Koppelingsinformatie niet gevonden of standaard omzetgrootboekrekening niet gevonden.
Betekent dat er geen juiste instelling voor de koppeling bestaat. Op te lossen door de omzetkoppeling juist in te stellen.