Heb je een fout gemaakt bij het verwerken van een dienstverband in een nieuwe organisatie en begint het verlof nu per abuis weer op 0? In dit artikel lichten we toe wat hier de mogelijke oorzaak van is en hoe je dit handmatig kan corrigeren. Zo heb je snel de juiste verlofsaldi weer in het systeem staan!
Pagina: (Overig) Persoonlijk → Werkgeverloket → In-Uitdienst → Andere organisatie
Achtergrondinformatie #
Een medewerker gaat per 01-06-2021 bij een nieuwe organisatie werken. De standaard procedure is in deze dat je via het Werkgeversloket onder In- Uitdienst de optie Andere organisatie gebruikt. Hier kan je simpelweg door een wizard heenlopen welke diverse automatische handelingen uit zal voeren om het verlofsaldi tot 0 te boeken op de laatste datum van het oude dienstverband, en deze opnieuw op te boeken op het nieuwe dienstverband. Dit is nodig omdat diverse onderdelen van de software alleen kijken naar het op dat moment actieve dienstverband. Dit gebeurd dus normaal automatisch, dit artikel is alleen ter toelichting over hoe je een correctie uit kan voeren indien je per abuis iemand uit dienst hebt gemeld in plaats van de optie Andere organisatie te gebruiken.
Fout #
“Ik heb de medewerker met terugwerkende kracht uit dienst gemeld per 31-05-2021 alvorens deze opnieuw in dienst te nemen per 01-06-2022 bij de gewenste organisatie.”
Gevolg #
Door deze foutieve handeling gebeuren er 2 belangrijke dingen;
- Het plat uit dienst melden van een medewerker geeft als resultaat dat alle uren die na de uit dienst datum zijn geboekt worden verwijderd.
- Het plat uit dienst melden van een medewerker geeft als resultaat dat de verlofuren niet automatisch worden overgenomen naar het nieuwe dienstverband zoals bij de optie Andere organisatie, het nieuwe dienstverband begint dus weer op 0.
Oplossing / toelichting #
- Deze verwijderde uren zijn op geen enkele manier terug te halen en moeten dus opnieuw worden ingevoerd. Bij het invoeren van een uit dienst datum krijg je dan ook een melding of je zeker weet of je dit wilt doen omdat alle registraties na die datum zullen worden verwijderd. Wij willen je als advies meegegeven om pop-ups altijd aandachtig door te lezen en deze nooit zomaar weg te klikken.
- Door deze foutieve afhandeling kan dit alleen handmatig worden opgelost door het saldo aan het eind van het dienstverband tegen te boeken.
- Je kan op de pagina (Persoon) Aan-Afwezigheid > Verlof (u) > Status pagina per gewenste datum zien hoeveel uur er op dat moment open staat.
- Vervolgens kan je op de ingrepen pagina (Persoon) Aan-Afwezigheid > Uren > Registratie > Ingrepen een negatieve ingreep invoeren van het saldo dat nog open staat.
Staat er nog 30 uur vakantie open? Dan maak je een ingreep op 31-05-2021 van -30 uur vakantie.
Staat er nog -30 uur vakantie open? Dan maak je een ingreep op 31-05-2021 van 30 uur vakantie.
Op deze manier doe je zoals wij dat noemen een ‘tegenboeking’ om op 0 uit te komen. - Vervolgens dien je het saldo wat er nog open stond op de laatste datum van het oude dienstverband weer op te boeken op de eerste datum van het nieuwe dienstverband.
Stond er nog 30 uur vakantie open? Dan maak je een ingreep op 01-06-2021 van 30 uur vakantie.
Stond er nog -30 uur vakantie open? Dan maak je een ingreep op 01-06-2021 van -30 uur vakantie.
Op deze manier heb je het dienstverband van de oude organisatie goed afgesloten. De uren moeten namelijk altijd naar 0 worden gezet daar deze ofwel worden uitbetaald of worden meegenomen.
Door de uren weer opnieuw op te boeken in het nieuwe dienstverband heb je de uren op deze manier netjes handmatig overgenomen.
Tips voor gebruik #
- Zorg er voor dat je altijd de optie Andere organisatie gebruikt wanneer een medewerker over gaat naar een andere organisatie. Bovenstaande is dan automatisch geregeld waardoor je hier geen omkijken naar hebt.