Wil je jouw medewerkergegevens vanuit SD Worx automatisch laten importeren in Staff? In dit artikel lichten we in detail toe hoe de SD Worx koppeling werkt. Zo weet je of deze werkwijze aansluit bij jouw wensen en kan je indien gewenst Staff contacten om de koppeling te laten implementeren!
Usecase #
HR voert mutatie door in SD Worx en exporteert de mutatie naar FTP locatie die het bestand importeert in Staff. Zo heb je grip op jouw gegevens en hoef je deze maar op 1 plek te bewerken!
Usecasediagram #
Toelichting bij het diagram
HR werkt in SD Worx een medewerker record bij. Dit kan bestaan uit het toevoegen van een nieuwe medewerker of het wijzigen van een bestaande medewerker.
SD Worx levert periodiek de exportfile in .csv aan op sFTP locatie. Staff import kan vanaf locatie deze bron inlezen en output leveren aan de Staff App: Personeel.
Op het moment van schrijven bestaat de Staff personeelimport functie voor SD worx bestanden nog niet.
De Staff API verwerkt de gegevens in het medewerkersbestand in Staff backoffice.
Deze koppeling betreft medewerker stamgegeven van bronsysteem SD Worx naar doelsysteem Staff. Het is een koppeling op basis van verwerking van een (.csv bestand) via FTP SD Worx door Staff import.
Bestandsformaat en conversie van gegevens #
Het door Staff te verwerken bestand is in .csv formaat en bevat onderstaande kolommen. Deze kolommen zullen door Staff geconverteerd worden naar een voor Staff bekend gegeven.
Leeg zal niet geconverteerd worden of is niet relevant voor Staff.
| Kolom bronbestand | Omschrijving | Conversie Staff |
| A | INSZ-nummer | BSN |
| B | Naam werknemer: Achternaam | Achternaam |
| C | Naam werknemer: Voornaam | Roepnaam / voornaam |
| D | Naam echtgenote (oot) | |
| E | Geboortedatum | Geboortedatum |
| F | Geboorteplaats | Geboorteplaats |
| G | Geboorteland (Oms) | Geboorteland |
| H | Geslacht (Oms) | Geslacht |
| I | Burgerlijke staat (Oms) | Burgerlijke staat |
| J | Nationaliteit (Oms) | Nationaliteit |
| K | Identiteitsbewijs | Legitimatiekenmerk |
| L | Binnenlands bankrekeningnummer | IBAN |
| M | Binnenlandse bic-code | BIC |
| N | Straat werknemer | Adres |
| O | Huisnummer | Huisnummer |
| P | Busnummer | Huisnummer toevoeging |
| Q | Postnummer werknemer | Postcode |
| R | Woonplaats werknemer | Plaats |
| S | Telefoon privé | Telefoon privé |
| T | Gsm | Telefoon mobiel |
| U | E-mail privé | E-mail privé |
| V | E-mail werk | E-mail werk |
| W | Nummer werknemer | Personeelsnummer |
| X | Anciënniteitsdatum | Anciënniteitsdatum |
| Y | Datum in dienst | Datum in dienst |
| Z | Contracttype (Oms) | Relatie medewerker |
| AA | Aantal uren per week | Uren per week |
| AB | Reëel arbeidsstelsel | Dagen per week |
| AC | Brutoloon | Brutoloon per maand |
| AD | Uurloon | Brutoloon per uur |
| AE | Uitgeoefend beroep (Oms) | Functie |
| AF | Afdelingscode | Afdelingscode |
| AG | Afdeling (Oms) | Afdeling |
Verwerking van de medewerkergegevens #
Het aangeleverde bestand omvat het totale actieve personeelsbestand, dit is de totaaldump. Het bestand bevat geen wijzigingen, enkel de momentopname van de huidige stand.
Medewerkers worden gematcht op hun unieke (BSN/INSZ)nummer.
Nieuwe medewerkers in dienst #
Deze zullen aangemaakt worden in Staff conform aangeleverde gegevens.
Medewerkers uit dienst #
In het aangeleverde bestand zullen deze medewerkers niet meer aanwezig zijn. In Staff zal de medewerker dan de uitdienst datum krijgen van datum aangeleverd bestand -1 dag.
Mutatie bestaande medewerker #
Aangeleverde gegevens zijn anders dan de in Staff bekende gegevens. In Staff zal een nieuwe regel aangemaakt worden met het nieuwe gegeven conform bestand. Indien van toepassing krijgt de oude regel een einddatum van datum aangeleverde bestand -1 dag.
Aanname ambigue gegevens #
Contracttype (Oms): Staff doet de aanname dat dit om Type medewerker gaat. Indien leeg dan geldt in Staff “Vaste medewerker”. Andere opties zijn “Oproepkracht” en “Uitzendkracht”.
Uitgeoefend beroep (Oms): Staff doet de aanname dat dit de “Functie” van de medewerker is. Indien leeg dan vult Staff in “Algemene medewerker”.
Controle #
Pagina: Koppelingen > SD WOrx > Importlog
In Staff is een rapport op te vragen waarmee de gebruiker de werking van de import kan controleren. Dit rapport toont de naam en datum tijd waarop het bestand is ingelezen, eventuele foutmeldingen en een dump van de ingelezen gegevens.
Overzicht uitgevoerde imports, tijdstempel en resultaat (aantal verwerkte regels)
Mapping van afdelingscodes #
Pagina: Koppelingen > Afdelingscodes
Verloningsafdeling matcht op de code die op deze pagina zijn ingericht. Het is toegestaan dat de SD Worx afdelingscode vaker gebruikt wordt. Op deze pagina beheer je in lijstweergave het gegeven uit veld Afdelingscode op pagina (Afdeling) Algemeen > Stam met de mogelijkheid om op naam en afdelingscode te filteren.
Inrichting #
Pagina: Koppelingen > SD Worx > Inrichting
- ID (read-only)
- Omschrijving (verplicht)
- Organisatie (single select verplicht)
- Organisatiecode (verplicht)
- Bestandslocatie (verplicht)
- Gebruikersnaam en wachtwoord (nvt voor SDworx)
- Mailontvanger (verplicht)
- Actief (vinkje)
Organisatie Export-Import koppelingsinformatie
- Omgeving (ter info)
- Standaard afdeling (ter info, mag leeg voor SDworx)
- Standaard functie (ter info)
- Afd. bepalingsmethodiek (ter info)
De programmatuur om het SD Worx.CSV te converteren naar Staff maakt gebruik van deze instellingen.
URI bevat het pad naar de directory op de server waar het .CSV bestand is opgeslagen. Bij voorkeur D:\Data\FTP\LocalUser\sdworx
Bij aanroep van de programmatuur loopt het programma alle databases af op zoek naar deze instellingen en voert uit waar instelling actief is.
Implementeren #
Wil je gebruik gaan maken van de SD Worx koppeling? Neem dan contact op met support@staff.nl om dit in te laten richten.