Wil je het rooster van meerdere afdelingen maken op één scherm? In dit artikel lichten we toe hoe wij dit voor ervaren planners kunnen faciliteren. Zo heb je altijd een centraal overzicht om jouw vaste en flexkrachten in te plannen!

Pagina: Aan-Afwezigheid > Roosters > Diensten > Roosteren Flex

Algemene toelichting #

Op deze pagina maak je gebruik van de functionaliteit Rooster Flex waarmee je het dienstenrooster maakt voor meerdere afdelingen in één scherm. Het is bedoeld voor de ervaren planner om centraal de roosters te maken en/of te completeren met de inzet van flexkrachten. Filters die je selecteert op deze pagina worden automatisch onthouden na verversen en na het verlaten van de pagina zodat je deze niet elke keer opnieuw hoeft te selecteren.

Handleiding voor correct gebruik #

1. Selecteer de gewenste week om in te plannen

   

2. Selecteer de planregio of de organisatorische eenheden
3. Druk op verversen om het rooster op te halen o.b.v. je selectie
4. Selecteer welke diensten je wilt zien om te vullen
5. Geef de door jou gewenste filters aan om het rooster te limiteren tot exact de gegevens die je zou willen zien
6. Klik op een individuele dienst om de medewerkers te tonen die voor die dienst beschikbaar zijn en selecteer de gewenste medewerker
7. Herhaal stap 6 tot je het rooster hebt gevuld
8. Geef indien gewenst een publicatieopmerking op, deze opmerking zal worden meegestuurd met het rooster.
9. Geef aan of je alleen medewerkers met een gewijzigd rooster zou willen informeren. Staat dit vinkje uit? Dan krijgt iedereen (opnieuw) een notificatie van de nieuwe publicatie.
10. Druk op Opslaan en publiceren om het rooster definitief op te slaan en naar de medewerkers te versturen.

Additionele informatie en tips #

• • Neem alle mogelijke opties in de legenda van dit artikel goed door! Zo weet je dat je zo efficiënt mogelijk kan werken.
  • Sla je rooster na een aantal wijzigingen tussentijds op zonder deze te publiceren. Zo voorkom je dat indien je een storing hebt met internet, je het rooster opnieuw op moet stellen.
  • Wil je werken met regiokrachten en het uitvragen van diensten? Raadpleeg dan het volgende artikel; Roosteren van regiokrachten.
  • Wil je werken met de targets van de APG? Dan moet er een afdelings-APG zijn ingeschakeld, anders kan er in het rooster niets getoond worden.
  • Er worden standaard uurkosten gehanteerd in de uurkosten berekening bij niet gevulde diensten om zo een compleet mogelijk plaatje te geven, zelfs als het rooster nog niet is gevuld. Deze standaard uurkosten betreffen €25,00 per uur. Wanneer de dienst gevuld is met een medewerker zal automatisch het uurtarief van de medewerker worden gehanteerd.

---

Een dienst extern uitvragen #

Wanneer het niet lukt om je rooster volledig te vullen met eigen personeel, kun je gebruikmaken van de functionaliteit Extern uitvragen. Hiermee vul je eenvoudig openstaande diensten met flexkrachten, zonder veel handmatig werk.

Momenteel kun je extern personeel uitvragen via Temper, en binnenkort komt daar ook de mogelijkheid bij om dit via e-mail te doen.

Hieronder vind je de helpartikelen die deze functionaliteiten in meer detail uitleggen:

1. Een dienst extern uitvragen (Temper): Klik hier voor meer informatie

2. Een dienst extern uitvragen (Via e-mail) (Binnenkort beschikbaar 🚧)

---

Legenda #

Onderdeel	Toelichting
Week	De week waarvan alle roosters zullen worden opgehaald en getoond.
Planregio	De planregio zoals vastgelegd op de pagina Inrichting > Uren > Roosteren > Roosteren Flex. Hier is vastgelegd welke afdelingen er onder de planregio vallen, welke managers de planregio in mogen zien en welke medewerkers als flexkrachten mogen worden ingezet voor de planregio.
Org. eenheid	Wil je geen flexkrachten inplannen, maar wil je gewoon normaal dienstenroosteren met meerdere afdelingen? Selecteer hier dan de gewenste afdelingen handmatig om deze onder elkaar te tonen. De getoonde afdelingen zijn op basis van jouw rechten.
Alle diensten	Toont alle diensten van het rooster.
Alleen nieuwe en gewijzigde diensten	Toont alleen nieuw toegevoegde en gewijzigde diensten tegenover een voorheen al gepubliceerd rooster.
Alleen openstaande aanvragen	Toont alleen de openstaande regio-uitvragen. Dit werkt dus alleen bij het selecteren van een planregio. Bij het selecteren van de organisatorische eenheid gebruik je immers de instellingen niet uit de planregio.
Alleen dienstkoppen	Toont alleen de dienstkoppen. Zo gebruik je minder ruimte en zie je alleen of alle diensten gevuld zijn zonder dat hier namen bij staan.
Extra diensten	Toont ook de ingevoerde extra diensten. Dit zijn handmatig invoerde tijden en activiteiten zonder voorgedefinieerde dienstnaam. Deze zijn handmatig ingevoerd op de pagina Roosters > Personen.
Opmerking planner	Toont een extra veld waar de planner opmerkingen in kan plaatsen welke alleen zichtbaar zijn voor de rooster makers. Medewerkers zien deze opmerkingen niet.
Opmerking medewerker	Toont een extra veld waar de planner opmerkingen in kan plaatsen voor de medewerkers. Deze opmerking zal mee gaan in de roosterpublicatie en is voor iedereen zichtbaar.
Totalen	Toont een extra veld met daarin de totale aantallen geroosterde diensten en geroosterde uren tegenover het daadwerkelijk aantal geplande diensten en geplande uren. Zo weet je snel of je rooster goed gevuld is of dat je over de uren heen gaat.
Uitgebreide CRM gegevens	Deze optie toont adres en communicatiegegevens uit het CRM onder de afdelingsnaam. De gegevens zijn uit de relatie die is gekoppeld aan administratie, die gekoppeld is aan een afdeling. Nummer = Relatienummer Adres = Bezoek/Huisadres (en anders het eerst gevonden geldige adres) Telefoon = Receptie/Algemeen of Werk E-mail = Receptie/Algemeen of Werk
Omzetprognose	Dit veld bevat de omzetprognose zoals vastgelegd onder Omzet > Prognose. Afgerond op hele getallen. Wanneer geen omzetprognose ingevoerd, dan is het veld leeg.
Uurkostenprognose	Dit veld bevat de berekende uurkosten voor de ingeplande medewerkers op basis van aantal uren x integrale kostprijs per uur. Dit werkt zoals de functionaliteit uurkosten in personenrooster. Wanneer de kosten lager zijn dan de omzetprognose, is de tekst groen. Wanneer er geen diensten bestaan op de dag, is het veld Uurkosten leeg. Wanneer de kosten hoger zijn dan de omzetprognose, is de tekst rood.
Target omzet per uur (OPU)	Target omzet per uur. Deze waarde is gelijk aan de waarde Target omz/uur in de APG prognose cockpit.
Uurkosten ruimte	Target uurkosten minus de geplande Uurkosten.
Target uren	Target uren zoals in APG cockpit kolom Target van de uren.
Uren ruimte	Target uren minus de geplande uren.