Deze pagina beschrijft hoe het inroosteren van Regiokrachten binnen Staff werkt. De eerste twee paragrafen zullen uitleggen hoe de locatiemanagers regiokrachten kunnen aanvragen en hoe aanvragen ingetrokken kunnen worden. Hierna zal er een beschrijving volgen voor de regioplanner om de aangevraagde regiodiensten in te vullen. Ook zal er beschreven worden hoe de inrichting van de roosterregio’s werkt
Regiokracht aanvragen #
Vanuit het Dienstenrooster op locatieniveau worden de regiokrachten aangevraagd. Met een rechter muisklik op een lege dienst verschijnt de pop-up, in deze pop-up kun je een opmerking voor de regioplanner toevoegen. Klik op de knop “Aanvragen bij regio” om de geselecteerde dienst te vullen met de aanvraag. De uitstaande regio aanvragen zijn herkenbaar aan de blauwe markering en het woord “REGIO”. Pas nadat het rooster is opgeslagen zal er een notificatie naar de desbetreffende regioplanner verstuurd worden.
Je kunt het locatierooster al publiceren voordat de uitgevraagde dienst door de regioplanner ingevuld is
Aanvraag intrekken #
Het is mogelijk om een bestaande uitvraag bij de regioplanner in te trekken, een rechter muisklik op de aangevraagde dienst opent de pop-up voor het intrekken. In het opmerkingen veld kun je de reden van intrekken voor de regioplanner toevoegen, klik op de knop “Aanvraag bij regio intrekken” om de aangevraagde dienst weer leeg te maken. Nadat je het rooster opslaat zal er een notificatie van de ingetrokken aanvragen naar de regioplanner verstuurd worden
De regioplanner #
Voor de regioplanner is de pagina Regio-Prestatie-Regioroosteren beschikbaar. Op deze pagina kan de regioplanner, per regio en roosterweek, de planning inzien en ook aangevraagde diensten vanuit de locaties invullen met regiokrachten. Ook wordt er vanuit dit scherm gepubliceerd en dat betekent dat de ingevulde regiokrachten een notificatie ontvangen van hun rooster
Regioroosteren opties en filters #
Boven in het scherm zie je een aantal weergave filters en opties die effect hebben op de inhoud van het scherm.
Met de keuzelijst Roosterregio kiest de regioplanner de gewenste regio. Alleen regio’s waarop de planner recht heeft worden hier getoond.
De roosterweek keuze kun je aanpassen met de gele pijlen of door op het vergrootglas te klikken.
Het vinkje Alle diensten tonen is er voor bedoeld om alle ingeroosterde namen te verbergen of weer te geven.
Het vinkje Alleen nieuwe en gewijzigde diensten tonen gebruik je om de nog niet-gepubliceerde diensten of gewijzigde diensten te tonen.
Gebruik voor berekening de uren uit roosteren vanaf… uit de kalender kun je een datum kiezen ten behoeve van de verlofsaldi berekeningen. Deze waarden kunnen in de medewerkerlijst getoond worden.
De knop Toon medewerkers toont de medewerker lijst wanneer deze verborgen is
Een regiokracht inroosteren #
#
Om een regiokracht in te roosteren klik je in de linker kolom in het veld waar de locatienaam wordt weergegeven. De geselecteerde locatie wordt nu lichtgroen van kleur en de medewerker lijst toont nu alleen de medewerkers wie op de geselecteerde locatie ingeroosterd mogen worden. Medewerkers met een R zijn regiokrachten wie specifiek voor deze roosterregio ingeroosterd mogen worden. Via drag & drop kun je vanuit de medewerkerlijst een medewerker naar de Regio aanvraag slepen.
Wanneer er geen conflicten zijn zoals overlappende diensten dan zal de naam van de medewerker in een blauw kader verschijnen. Als er wel overlappende diensten zijn, de medewerker is al ingeroosterd of heeft verlof geboekt, dan zal de naam in een dubbel gestreept rood kader staan. Medewerkers bij wie een verzuimgeval actief is worden met een ! weergegeven in de medewerkerslijst. Pas zonodig de dienst aan of kies een andere regiokracht.
Publiceren van het regiorooster #
Met een klik op de knop “Publiceren” rechtsboven worden de opties voor het publiceren van het regiorooster zichtbaar. Boven de naam van de locaties zie je nu vinkjes staan, alleen voor de aangevinkte locaties wordt het rooster gepubliceerd. Voer eventueel een publicatieopmerking in, deze opmerking is zichtbaar in de notificatie e-mail naar de medewerkers van dit rooster.
Nadat je op de knop “Publiceren uitvoeren” drukt, zal er een notificatie via email verstuurd worden naar de regiokrachten en locatiemanagers van de aangevinkte locaties.
Let op: het opslaan en publiceren van het regiorooster kan soms enige tijd duren.
Inrichten van roosterregio’s #
De instellingen van de roosterregio’s kun je aanpassen en toevoegen op de pagina Inrichting → Uren → Roosteren → Regioroosteren. Alleen gebruikers met inrichter rechten hebben toegang tot deze instellingenpagina.
Klik op een bestaande roosterregio om deze aan te passen of klik op de gele plus om een nieuwe toe te voegen.
Het toevoegen van locaties, regioplanners en regiokrachten doe je op deze pagina. Klik op een bestaande roosterregio en voeg onder de gewenste kopjes afdelingen (locaties), managers van de roosterregio (regioplanners) en medewerkers van de roosterregio (regiokrachten) toe.
De medewerkers die je hier koppelt aan een roosterregio zullen met een R in het regiorooster te zien zijn.
Het is ook mogelijk om medewerkers uit te sluiten voor een bepaalde roosterregio, dat betekent dat de medewerker juist niet te kiezen is uit de medewerkerslijst. Dit uitsluiten van een medewerker doe je onderaan de pagina.
Signalering #
Er zijn drie soorten notificaties (signalen) ingericht om de gebruikers te informeren over het roosteren van regiokrachten.
1. Er zijn regiodiensten aangevraagd voor de locatie; deze notificatie wordt per e-mail naar de managers van de roosterregio verstuurd.
2. Een regiorooster van een roosterregio is gepubliceerd; dit is de notificatie wanneer de regioplanner het rooster publiceert en zal verstuurd worden naar de regiokrachten en de locatie verantwoordelijke.
3. Er zijn aangevraagde regiodiensten ingetrokken voor de afdeling; nadat een aanvraag vanuit het locatierooster wordt ingetrokken, ontvangt de manager van de roosterregio hiervan een e-mail.
Tijdelijke medewerkers en inlenen #
De werking van inlening en tijdelijke medewerker in combinatie met Plan-Flex bevat de functionaliteit van ‘virtueel’ inlenen op één dag.
