Dit artikel gaat over het goedkeuren/afkeuren (fiatteren) van ingevoerde urenregistratie.
Het is mogelijk om een controle fase in te passen in het proces van de urenregistratie, dit middels fiatteren. Deze optie kan per organisatie ingeschakeld worden. Een overzicht van de openstaande diensten is terug te vinden onder het menu-item Regio-Prestatie.
Overzicht te fiatteren uren #
- Op pagina Regio-Prestatie → Fiatteren kun je een overzicht opvragen van alle openstaande urenregistraties van medewerkers voor wie uren zijn geregistreerd op locaties die binnen jouw regio vallen. In de kolom “Diensten open” zie je in de rode blokken hoeveel urenregistraties per medewerker nog niet gefiatteerd zijn.
- Indien het blok groen is dan zijn alle urenregistraties gefiatteerd. Standaard zijn de groene blokken verborgen, vink aan “Toon ook medewerkers die al bij zijn” om deze ook weer te geven.
- De kolom “Afdeling” geeft weer op welke locatie/afdeling de uren geschreven zijn.
- De grensdatum kan uit de kalender gekozen worden, het systeem meet tot maximaal 90 dagen terug hoeveel openstaande registraties er zijn.
Urenregistratie fiatteren (per afdeling/locatie) #
- Urenregistratie per afdeling biedt de mogelijkheid om uren per dag op één locatie/afdeling voor alle medewerkers vast te leggen. Gebruik deze methode om uren te fiatteren van medewerkers die buiten jouw regio vallen, maar wel uren geregistreerd hebben op een van jouw locaties.
- Kies vanuit het Managerloket voor Urenregistratie (URS Afdeling) of navigeer naar pagina AFDELING → Aan-afwezigheid → Uren → Registratie → Per afdeling. Selecteer in het linker menu de gewenste afdeling en uit de kalender de gewenste datum.
- Alle niet gefiatteerde registraties zijn met een rood icoon gemarkeerd. Klik op dit icoon om de registratie goed te keuren, de kleur wijzigt nu naar groen. Sla de urenregistratie op met het diskette-icoon om de status “Gefiatteerd” definitief te maken.
- Registraties met de status “Gefiatteerd” kunnen niet meer gemuteerd worden.
- Wil je alle weergegeven registraties de status “Gefiatteerd” geven? Klik in de donkergrijze balk op het icoon F.
Urenregistratie fiatteren (per persoon) #
- Urenregistratie per persoon biedt de mogelijkheid om voor één medewerker de hele week uren vast te leggen.
- Klik vanuit het Regio-Prestatie – Fiatteren overzicht op de “GO” button om direct naar de uren van deze medewerker te gaan. Je kunt ook navigeren naar pagina PERSOON → Aan-afwezigheid → Uren → Registratie → Per dag. Kies in het linker menu de medewerker en uit de kalender de gewenste dag.
- Alle niet gefiatteerde registraties zijn met een rood icoon gemarkeerd. Klik op dit icoon om de registratie goed te keuren, de kleur wijzigt nu naar groen. Sla de urenregistratie op met het diskette icoon om de status “Gefiatteerd” definitief te maken.
- Registraties met de status “Gefiatteerd” kunnen niet meer gemuteerd worden.
- Wil je alle weergegeven registraties de status “Gefiatteerd” geven? Klik in de donkergrijze balk op het icoon F.
Rechten en instellingen #
🛈 De op deze pagina besproken instellingen zijn bedoeld voor systeem beheerders en inrichters.
De mogelijkheid om uren fiatteren toe te staan is een instelling binnen de inrichting van de urenregistratie op organisatie-niveau. Je kunt per organisatie aangeven of de uren gefiatteerd kunnen worden. Voor eigen organisaties zal deze optie vaak aan staan, voor uitzendorganisaties is logischer om deze optie uit te schakelen. Het instellen ervan doe je op pagina Inrichting → Uren → Urenregistratie → Instellingen. Vink aan “Urenregistratie fiatteren” en sla deze op.
De mogelijkheid om de urenregistratie te fiatteren is aan rechten gebonden. Er is een gescheiden autorisatie voor het fiatteren van urenregistratie en het nadien kunnen muteren van reeds gefiatteerde registraties. Hiervoor zijn twee rollen van belang, gebruikers met onderstaande rollen hebben de volgende mogelijkheden:
- URS13: Urengoedkeurder, heeft de mogelijkheid om in de urenregistratie niet-gefiatteerde uren de status “Gefiatteerd” te geven;
- URS14: Goedgekeurde uren resetten, heeft de mogelijkheid om registraties met de status “Gefiatteerd” te muteren.
Automatisch fiatteren en sluiten van urenregistratie #
Dit artikel beschrijft de functionaliteit van het automatisch fiatteren en sluiten van en vanuit de urenregistratie. Voor het automatisch goedkeuren en sluiten vanuit de klokregistratie verwijzen we je door naar artikel Evalueren en goedkeuren van klokregistraties.
Wanneer de geregistreerde uren in de urenregistratie gefiatteerd en/of gesloten moeten worden, kun je dit handmatig doen. Lees hiervoor artikel Fiatteren, hoe werkt het? Maar het is ook mogelijk om de urenregistratie automatisch door het systeem te laten fiatteren, hoe dat werkt lees je in dit artikel.
Hoe stel je het in? #
Dat doe je op pagina Uren > Instellingen > Automatisch fiatteren sluiten
- Je kunt per organisatorische eenheid één actieve instelling maken. De organisatorische eenheid op afdelingsniveau overruled een instelling op een hoger niveau.
- De velden begintijd te vroeg/te laat en eindtijd te vroeg/te laat vul je met het aantal minuten dat de maximale afwijking van de roostertijd. Dit wordt ook wel de toegestane bandbreedte genoemd. Valt de urenregistratie binnen deze bandbreedte? Dan zal dat urenrecord goedgekeurd en gesloten worden.
- Het veld Afwijking op activiteit minuten gebruik je om zelfs op detailniveau van geregistreerde activiteit te laten vergelijken. Pas wanneer het urenrecord binnen de toegestane bandbreedte valt en de geregistreerde activiteiten maximaal x-minuten afwijken van het rooster, dan zal dat urenrecord goedgekeurd en gesloten worden.
Hoe werkt het? #
Wanneer er instellingen voor automatisch fiatteren en sluiten actief zijn, dan gelden de onderstaande regels.
- Het automatisch fiatteren en sluiten van de urenrecords wordt iedere nacht rond 00:30 in een automatische job uitgevoerd.
- Alle openstaande urenregistraties worden vergeleken met het rooster.
- Alle urenregistraties die binnen de ingestelde toegestane bandbreedte vallen worden automatisch gefiatteerd en gesloten.
- Alle urenregistraties die hier buiten vallen, blijven open staan en zullen handmatig gefiatteerd moeten worden.
- Automatisch goedgekeurde uren hebben als fiatteur de naam ‘System’
FAQ #
Kan ik gesloten urenregels weer openen en wijzigen?
Ja, daarvoor heb je wel het juiste recht nodig. Jouw gebruikersgroep moet het recht URS8: Mag AFGESLOTEN urenregistraties wijzigen hebben. Als je dit recht niet hebt, zal dat in een rode melding bij opslaan van de urenregistratie in het beeld getoond worden.
Kan ik goedgekeurde urenregels weer openen en wijzigen?
Ja, ook daarvoor heb je het juiste recht nodig. Jouw gebruikersgroep moet het recht URS14: Goedgekeurde uren resetten hebben.
Wanneer ik een urenregel sluit, wordt deze ook meteen goedgekeurd. Klopt dat?
Ja, goedkeuren en sluiten zijn twee stappen in het fiattering proces die elkaar opvolgen. Als eerste wordt de goedkeuring gedaan en als tweede de sluiting. In de systematiek gaan we er vanuit dat wanneer je een regel sluit, deze vanzelfsprekend ook goedgekeurd is.
Wanneer het systeem automatisch uren fiatteert, dan zijn deze ook meteen gesloten. Klopt dat?
Ja, beide acties worden door het systeem uitgevoerd wanneer er ’s nachts automatisch gefiatteerd word.
Urenregistraties in de toekomst zijn ook al automatisch gefiatteerd. Klopt dat?
Ja, in de nachtelijke fiattering run doorloopt het systeem alle urenregistraties, ook die op datums die nog moeten passeren.