Dit artikel gaat over het aanvragen van verlof door de medewerker.
Op de pagina Vakantie aanvraag kunnen medewerkers vakantie of verlof aanvragen. Een ingediende verlofaanvraag komt ter goedkeuring bij de desbetreffende verlofmanager terecht. Nadat de aanvraag goedgekeurd is, worden de uren in het rooster en/of de urenregistratie vastgelegd.
De pagina bestaat uit vier onderdelen:
- Vakantie aanvragen
- Overzicht actuele vakantieuren saldi
- Overzicht ingevoerde aanvragen
- Vakantiekaart
Vakantie aanvragen #
Het indienen van een verlofaanvraag werkt als volgt:
- Kies het type verlof (vakantie, tvt, onbetaald verlof, etc…)
- Selecteer de eerste dag van het verlof
- Selecteer de laatste dag van het verlof
- Klik op de calculator om automatisch de uren uit te rekenen
- Type eventueel een opmerking in
- Klik op de knop aanvraag indienen
Het is de bedoeling dat de medewerker voor de gehele periode de aanvraag indient. Aan de hand van de contractverplichting per week, worden de uren en ook weekenden uitgerekend. Invoer van het aantal uren is verplicht en zal een melding geven wanneer er “0” uren worden aangevraagd.
Saldi #
Het saldo overzicht haalt gegevens op uit de urenregistratie voor wat betreft verlof.
- Begin, het beginsaldo na overname van saldi vorige periode;
- Opbouw, opbouw tot en met het einde van de vorige maand;
- Opname, afbouw door middel van registreren activiteiten VAK, ATV en TVT;
- Saldo t/m einde vorige maand;
- Opbouw vanaf begin huidige maand t/m einde kalenderjaar;
- Saldo tot jaareinde
- Go button, navigeer naar het corresponderende jaaroverzicht.
Overzicht vakantie aanvragen #
Het overzicht van de aanvragen toont een tabel met daarin details over de aangevraagde verloven. Hierin zie je terug hoeveel uren er aanvankelijk zijn aangevraagd, hoeveel uren er daadwerkelijk zijn geregistreerd en de datum van aanvragen.
Toestand #
Een aanvraag kan in deze software 4 verschillende statussen hebben:
- Aangevraagd: de aanvraag wacht nog op beoordeling van de verlofmanager
- Goedgekeurd: het verlof is goedgekeurd en de uren ingepland in het rooster en/of urenregistratie
- Geconsumeerd: het verlof is opgenomen
- Afgekeurd: de verlofmanager heeft de aanvraag afgekeurd
Vakantiekaart #
De vakantiekaart is een grafische weergave van de maandkalender per afdeling waarin alle ingeplande en aangevraagde verloven terug te zien zijn.
De aangevraagde -nog te beoordelen- verloven zijn transparant gekleurd. De goedgekeurde en ingeplande aanvragen zijn volledig zichtbaar.
Afhankelijk van de instellingen medewerkersloket rapporten op contractantniveau, kan de medewerker ook de vakantiekaart bekijken van andere afdelingen of zelf organisatie breed inzien.
Additioneel verlof #
Dit artikel gaat over het toekennen van additionele verlofuren boven wat er contractueel is vastgelegd. Dit zijn rekenregels die per CAO of per werkgever toegepast kunnen worden. Onderstaande beschrijving legt uit hoe het ingericht wordt en hoe dit vertaalt wordt naar het individuele medewerkersbestand.
De software kan de verlofrechten van een medewerker uitrekenen op basis van de contractverplichting (fulltime factor) en de CAO dat in het contractrecord van de medewerker geselecteerd is. Hierbij wordt rekening gehouden met de startdatum van het contract en een eventuele uitdienst datum van het dienstverband. Is er geen einde dienstverband ingevoerd, dan rekent het systeem de verlofrechten tot het einde van het kalenderjaar. Er zijn twee typen verlofsaldi die toegekend kunnen worden; vakantie uren (VAK) en ATV.
Of en hoeveel uren er voor een fulltime dienstverband toegekend worden, stel je in bij het inrichten van de CAO. Hierbij is het mogelijk om additionele verlofuren op basis van anciënniteit en leeftijd van de medewerker toe te passen.
Additionele verlof uren op anciënniteit of leeftijd #
Je vult in de velden Vanaf leeftijd en Vanaf anciënniteit het aantal jaren in. Vanaf dit aantal tot de volgende staffel gelden dan de additionele uren uit velden VAK uren en ATV uren. Deze velden vul je op basis van fulltime dienstverband. Het systeem rekent per medewerker op basis van de FT-factor het juiste aantal uren uit.
- De toekenning van additioneel verlof gaat in vanaf Verjaardag van de medewerker (vwb. additionele uren op leeftijd);
- De toekenning van additioneel verlof gaat in vanaf Begin dienstverband of Anciënniteitsdatum, de oudste geldt (vwb. additionele uren op anciënniteit);
- Additionele VAK uren zijn bovenwettelijk.
Let op wanneer je bij het contract van de medewerker vastlegt dat er afwijkende Vakantie- of ATV-uren van toepassing zijn, dan overruled die instelling de additionele verlofuren berekening van de CAO rekenregels en zul er bij het verstrekken van de verlofopbouw geen additioneel verlof geteld worden.
Berekening van verlofuren #
Bij het verstrekken van de verlofrechten wordt rekening gehouden met de instellingen die zijn opgeslagen bij de contracten van de medewerker en de instellingen die zijn opgeslagen bij de respectieve CAO. In onderstaand voorbeeld is een CAO actief waarbij zowel anciënniteit als leeftijd extra verlofuren met zich meebrengen. De medewerker in het voorbeeld is 51 jaar oud en viert haar 6 jarig jubileum bij de organisatie, zij heeft een fulltime contract voor onbepaalde tijd.
De rekenregels in de CAO zijn voor deze medewerker:
- Fulltime dienstverband heeft recht op 190,00 uren normaal VAK verlof;
- Leeftijd vanaf 50 jaren = 15,20 uren extra VAK verlof;
- Dienstverband tussen de 5 en 10 jaren = 7,60 uren extra VAK verlof.
