Introductiepagina Spaaruren

28 min read

Dit artikel gaat in detail over wat spaaruren zijn, hoe je deze gebruikt en hoe deze werken binnen de software van Staff Support.

Wat is de Spaaruren-regeling? #

Binnen het onderwijs is het gebruikelijk dat de scholen langer dicht zijn, dan dat de medewerkers aan vakantie-recht krijgen. Dit geldt niet alleen voor de leraren, het schoolmanagement en de onderwijsondersteunende medewerkers, maar ook voor de medewerkers in de Catering.

Plat gezegd krijgt dus niemand vanuit de CAO genoeg vakantie-uren om thuis te mogen blijven tijdens de schoolvakanties. Maar doorwerken op de school tijdens de sluitingsweken, kan en mag natuurlijk niet of is volkomen onnodig.

Geen medewerker wil minder geld krijgen als de werklocatie gesloten is en geen werkgever wil die extra vrije uren cadeau geven.

Om dit nu goed te kunnen ondervangen, is de Spaaruren-regeling bedacht: je gaat meer uren werken in de weken dat je wel kan werken, om zo voldoende uren gespaard te hebben, om thuis te blijven in de weken dat je niet hoeft/kan/mag werken.

Spaaruren zijn dus niets anders dan bijzondere, anders benoemde, Tijd-Voor-Tijd- (TVT) uren!!

Het is geen apart ‘potje’, het wordt ook niet verstrekt of ingehouden: spaaruren zijn een gevolg van meer gewerkte uren t.o.v. van de contractverplichting.

Wanneer gebruik je de Spaaruren-regeling?

Eigenlijk is dit heel simpel: wanneer het bedrijf of de locatie vaker dicht is dan dat een full-time medewerker aan vakantierecht vanuit de CAO krijgt.

Is het vakantierecht dus 25 vakantie dagen á 8 uur per dag (dus 200 uur vakantie per jaar) en ook nog eens 13 ATV dagen á 8 uur per dag (104 uur ATV per jaar), dan mag deze medewerker dus 38 volledige dagen verlof opnemen in een jaar.

Is de locatie van deze medewerker meer dagen dicht (bijvoorbeeld 12 vakantieweken = 12*5 = 60 dagen in het kalenderjaar) , dan is het aan te raden om de Spaaruren-regeling in Staff toe te passen.

Uiteraard hoeft dit niet: je kan ook zelf afspraken hebben gemaakt hoe het verschil tussen het verlofrecht en de bedrijfssluiting opgevangen wordt, maar dan moet je alles zelf gaan uitrekenen en bijhouden. Dit blijkt vaak een bron voor fouten of onzorgvuldigheden..

Blijkt nu dat de medewerker meer verlof uren heeft dan dat er nodig zijn om de sluitingsdagen te overbruggen, pas dan GEEN spaaruren regeling toe: Staff houdt GEEN rekening met negatieve spaaruren

Wat gaat anders als je van de Spaaruren-regeling gebruik maakt? #

De contractuele uren zijn niet meer de primaire bron voor de dagnorm. Hoeveel de medewerker moet werken, wordt niet meer bepaald door de contactverplichting, maar door de urennorm, die op zijn beurt weer bepaald is door de Spaaruren calculatie.

Alle verloftypes zijn feitelijk niet meer relevant voor de medewerker. Alle Vakantie uren, alle ATV uren, zelfs die extra uren vanwege leeftijd of anciënniteit, Vrije uren vanwege een Feestdag, extra overuren: ALLES is nodig om de vakantieweken te kunnen overbruggen.

Ook het verlofaanvragen en (laten) goedkeuren is niet meer relevant geworden. Immers: de medewerkers heeft verlof als de school dicht is, en dat is wettelijk bepaald. Tevens is het beschikbare verlof van de medewerker net genoeg om die dagen thuis te kunnen blijven, dus er is geen ruimte meer om extra vrije dagen te kunnen besteden.

Met dat in gedachten , krijg de medewerker in Staff dus maar twee registratie opties:

de gewerkte uren registreren (begin- eind- en pauzetijd, alsmede de activiteit)
de niet gewerkte uren vastleggen (het blauwe V-tje aanklikken)

Hoe werkt de Spaaruren-regeling in theorie? #

Uren sparen om vrij te kunnen zijn #

Het maximaal toegekende verlof van een FT-medewerker is dus nooit genoeg om alle vakantie-sluitingsweken van de school te overbruggen. Het verschil hiertussen zal dus opgelost moeten worden met extra uren, die gemaakt moeten worden in de weken dat er wel gewerkt moet worden.

Oftewel; Iedere week werkt de medewerker meer uren dan contractueel is vastgesteld en spaart zo dus (over)uren op, die weer afnemen (ontsparen) als de medewerker thuis moet/mag/kan blijven, terwijl alle verlofsaldi al zijn opgesoupeerd

De berekening van de hoeveelheid te sparen uren kan dus terug gebracht worden tot een eenvoudige rekensom:

Aantal sluitingsdagen van de locatie minus alle verlofdagen van de medewerker maal de dagnorm van de medewerker = het tekort aan werkuren in het jaar.

Deze moeten dus verdeeld worden over de werkdagen/weken die er wel gewerkt kunnen worden en daarmee weet je dus precies wat er aan uren meer gewerkt moet worden dan er in het contract is vastgelegd.

Bekijk of download hier de Excel-sheet die dit uitrekent

Feestdagen en spaaruren: hoe werkt het? #

In Nederland vallen er enkele feestdagen op de dagen waarop normaal gesproken gewerkt moet worden: 2^e Paasdag, 2^e Pinksterdag, Hemelvaartsdag en van een aantal dagen kan het zomaar zijn dat deze op een werkdag vallen (Koningsdag, Nieuwjaarsdag, de Kerstdagen) .

Aangezien deze dagen de locaties ook gesloten zijn en niet binnen de landelijke vakantieweken vallen, zal dus in de berekeningen hoeveel je moet sparen, hier rekening mee gehouden moeten worden.

Gemiddeld genomen zijn dat 6.5 dag in het jaar: dit schommelt per jaar vanwege de kalender.

In heel uitzonderlijke situaties gelden er meer feestdagen, die vast te leggen zijn. (Op de ABC eilanden bijvoorbeeld), maar verder komt dit dus NIET voor. Verplichte vrije dagen van de school zijn dus ook GEEN extra feestdagen!!

Registreren van de feestdagen:

Feestdagen zijn vastgelegd in de CAO rekenregels. Als er op een feestdag een vrije dag wordt geregistreerd (enkel met het ‘blauwe V-tje) , zal de software deze uren ’s nachts kwalificeren als Feestdagverlof (FEE).

Ook hier weer hoeft er dus niets anders vastgelegd te worden door de medewerker, dan die dag te markeren als ‘niet gewerkt’

Het aantal niet gewerkte uren die vervolgens berekend worden zijn terug te voeren op het aantal contracturen, met in achtneming van de verhoudingen tussen de dagen in het werkschema.

Verlof saldi en spaaruren: hoe zit het? #

Zodra je van de Spaaruren-regeling gebruik gaat maken, maakt het NIETS meer uit wat voor type verlof er verstrekt wordt en wanneer dit wordt opgemaakt.

Immers: het is NOOIT genoeg om een jaar door te komen en dus zal ALLES opgesoupeerd worden, waarmee er dus ook NOOIT een restsaldo mee genomen zal worden het volgende kalenderjaar in (in theorie daar dan zelfs kan verjaren)

Alle Vakantie uren, alle ATV uren, zelfs die extra uren vanwege leeftijd of anciënniteit, Vrije uren vanwege een Feestdag, extra overuren: ALLES is nodig om de vakantieweken te kunnen overbruggen.

Zoals hierboven aangegeven is, dient er enkel op een dag dat er niet gewerkt is (maar die wel op een werkdag valt) dat vastgelegd te worden, door op het blauwe V-tje in de urenregistratie te klikken. De software zal vervolgens deze uren op de correcte manier kwalificeren en daarmee de verlof saldi van de medewerker in mindering gaan brengen .

Ook hier weer hoeft er niets anders vastgelegd te worden, dan die dag te markeren als ‘niet gewerkt’

Het aantal niet gewerkte uren die vervolgens berekend worden (en dus in mindering gebracht worden op de verlofsaldi) zijn terug te voeren op het aantal contracturen, met in achtneming van de verhoudingen tussen de dagen in het werkschema.

De software zal bepalen van welk saldo de opname in mindering gebracht wordt, aan de hand van de volgende regels:

Indien vrij op een feestdag, dan vult het systeem automatisch de code FEE in;
Daarna wordt als eerste het saldo ATV afgeboekt;
Wanneer ATV saldo nul is, dan wordt van saldo VAK afgeboekt;

TVT uren en spaaruren: hoe zit het? #

Ook de overuren verliezen hun status: ieder extra gewerkt uur t.o.v. van de contractverplichting zijn gespaarde uren en iedere dag dat er minder werkt wordt dan de normuren voorschrijven, zal je feitelijk ‘ontsparen’.

Spaaruren zijn dus niets meer en niets minder dan een bijzondere vorm van TVT uren.

Om toch enigszins meer inzicht te geven hoe de spaaruren zich ontwikkelen en hoe eventuele extra uren zich ontwikkelen, wordt dit wel apart in het saldo overzicht van de medewerkers (en cumulatief bij bovenliggende eenheden) in beeld gebracht.

In het saldo overzicht van de medewerker wordt dit berekend en getoond (zie de paragraaf Rapporten en saldi inzien)

Blijkt nu aan het einde van het jaar dat er toch meer is gewerkt dan nodig was om alle vakantieweken te overbruggen, kan de werkgever bepalen wat er met die uren kan gebeuren. Tussentijds is het niet aan te raden extra gewerkte uren uit te betalen. Je weet nooit of er in de loop van het jaar aan extra sluitingsdagen zullen zijn, en dan is het zonde als de overuren al zijn uitbetaald…

Ziekte en spaaruren: hoe zit het? #

Is een medewerker ziek? Dan bouwen zij gewoon spaaruren op. Zo ook in de software. Alleen bij het registreren van verlof past het systeem automatisch het type saldo en aantal geregistreerde uren aan. Ziekte registreert men gewoon conform het werkschema. Bedenk het zo; zou dit niet zo zijn dan zou een medewerker die ziek is geweest extra uren moeten bijwerken om simpelweg zijn afwezigheid tijdens de verplichte vakanties te overbruggen.

Vrije uren kwalificeren en ontsparen: hoe werkt het? #

De registratie van een vrije dag geschiedt met een klik op de blauwe V; contracturen worden automatisch geregistreerd met de code VAK. Iedere nacht worden deze vastgelegde vrije uren automatisch gekwalificeerd en afgeboekt van de beschikbare verlofsaldi.

Indien vrij op een feestdag, dan vult het systeem automatisch de code FEE in;
Daarna wordt als eerste het saldo ATV afgeboekt;
Wanneer ATV saldo nul is, dan wordt van saldo VAK afgeboekt;
Als ook VAK saldo nul is, dan worden de spaaruren opgemaakt middels de code TVT. Dit heet ontsparen.

In de ideale wereld zullen als alle vrije dagen goed zijn verwerkt van een heel jaar, en alle contractinstellingen goed zijn ingericht, alle saldi (Vakantie, verlof, TVT / Spaaruren ) op 0 uitkomen.

Vrije uren over een langere periode invoeren #

Het is mogelijk om in één keer voor een langere periode verlof voor spaarurenmedewerkers in te voeren los van het V’tje. Dit kan je doen door de volgende handelingen uit te voeren.

Zoek de gewenste medewerker op
Navigeer naar de pagina Aan-Afwezigheid > Verlof (u) > Muteren
Klik op het plusje om een nieuwe regel toe te voegen en geef de gewenste periode verlof aan
Selecteer het type verlof Vakantieverlof en geef het aantal op te nemen uren op *dit moet het aantal contracturen dat de medewerker normaal zou werken zijn
Zorg er voor dat de uren goed verdeeld zijn over de te werken dagen en dat het totaal overeen komt met wat je hebt ingevoerd in Opgenomen uren
Sla het verlof op

Dit zal er voor zorgen dat er automatisch in de urenregistratie en het rooster in de geselecteerde periode VAK wordt geregistreerd. Zoals in het onderdeel hierboven toegelicht; Iedere nacht worden deze vastgelegde vrije uren automatisch gekwalificeerd en afgeboekt van de beschikbare verlofsaldi. Dit zal ook gebeuren indien de uren op deze manier worden ingevoerd.

Vrije uren kwalificeren i.c.m. verjaringslogica #

Dit is een vraag welke we al eerder hebben ontvangen. Om dit te verduidelijken:

Het kwalificeren van de uren staat compleet los van of er uren komen te verjaren of niet. In Staff zijn VAK de verlofuren die wettelijk van toepassing zijn. ATV uren komen voort uit de CAO, personeelsregelement of andere afspraken met de werkgever. Om deze reden vallen ATV uren buiten de verjaringslogica en zal het systeem geen uitzonderingen maken om eerst vakantieuren op te maken die komen te verjaren voordat de ATV is opgemaakt. Indien de volgorde Eerst ATV, dan VAK van toepassing is zal deze zonder uitzondering worden gehanteerd.

Oudere medewerkers en de spaaruren: hoe zit het? #

Standaard worden wanneer de spaarurenregeling van toepassing is seniorendagen meegenomen in de berekening van de spaaruren. Deze vallen dan binnen de sluitingsweken.

Hierdoor krijgt de desbetreffende medewerker dus niet meer dagen vrij in het jaar, maar hoeft deze per dag iets minder te werken.

Deze additionele uren zijn vastgelegd op de CAO:

Indien het de bedoeling is dat dergelijke additionele uren buiten de sluitingsweken worden opgenomen kan dit per CAO worden ingericht.

Navigeer naar de pagina Inrichting > Tabellen > CAO > CAO en selecteer de desbetreffende CAO. Hier zet je het vinkje Additionele uren worden buiten gesloten weken opgenomen aan, de uren zullen nu apart worden toegekend bij het collectief verstrekken.

Onregelmatigheidstoeslag (ORT) en spaaruren: hoe werkt het? #

Onregelmatigheid krijg je als je uren registreert op bepaalde tijdstippen. Dit is binnen Staff vastgelegd op de CAO rekenregels met de ORT tabel die daaraan is gekoppeld.

Deze tabellen zijn ingericht conform de standaard CAO regels of in samenspraak met de HR afdeling indien het bedrijf daarvan afwijkt.

Aangezien het enkel productieve uren kan betreffen om deze tabellen in werking te laten treden, hebben de onregelmatigheidstoeslagen GEEN effect op de Spaaruren

Overwerktoeslag (OWT) en spaaruren: hoe werkt het? #

Overwerktoeslagen zijn niet het zelfde als overuren, en bij gemaakte overuren, krijg je ook niet standaard een overwerktoeslag!

Als je meer dan 9 uren hebt gemaakt op 1 werkdag, en binnen bepaalde uren van de dag, kan de medewerker recht hebben op een overwerktoeslag Dit is binnen Staff vastgelegd op de CAO rekenregels met de OWT tabel die daaraan is gekoppeld.

Deze tabellen zijn ingericht conform de standaard CAO regels of in samenspraak met de HR afdeling indien het bedrijf daarvan afwijkt.

Aangezien het enkel productieve uren kan betreffen om deze tabellen in werking te laten treden, hebben de onregelmatigheidstoeslagen GEEN effect op de Spaaruren

Echter: Als de overuren (ook) meer zijn dan de contractuele uren in de week/maand , zijn dit feitelijk TVT uren en zal daarmee de spaaruren doen oplopen. Dit is GEEN apart ‘potje’ wat op een andere manier weer besteed uitbetaald kan worden. (zie de paragraaf TVT uren en spaaruren)

Extra werken en Spaaruren: hoe werkt het? #

Uiteraard zal het kunnen gebeuren dat de medewerker extra uren moet maken, meer dan zijn spaaruren-norm. Dit kan gewoon door een langere dag te werken, maar dit kan ook door te gaan werken op een dag dat er een schoolvakantie is, of zelfs een feestdag.

Dit kan gewoon geregistreerd worden zoals je een normale werkdag registreert: begin tijd, eindtijd en pauzetijd, alsmede de activiteit.

Door de CAO instellingen zal er vanzelf naar voren komen of er een extra toeslag dient te gelden en de berekening van extra uren (meer dan de spaaruren norm) leidt tot een hoger TVT-saldo. Dit is geen enkel probleem, aangezien het ook gaat voorkomen dat medewerkers zomaar minder uren werken op een dag en aan het einde van het jaar zal men ook gaan ontsparen.

Simpel gezegd: Extra uren maken is ook gewoon een vorm van extra sparen.

Wil de medewerker deze uren niet sparen, maar uitbetaald krijgen, dan zal dit gedaan kunnen worden met een opdracht aan de salarisadministratie EN een ingreep na uitbetaling op het TVT saldo. Dezelfde werkwijze geldt als de extra uren toegewezen dienen te worden aan een ander saldo.

Dit zijn altijd handmatige acties van de (HR) manager, aangezien Staff dit ziet als een klant-specifieke werkwijze.

Hoe werkt de Spaaruren-regeling in de praktijk voor de medewerker? #

Zoals eerder gezegd heeft de Spaaruren-medewerker slechts twee opties:

de gewerkte uren registreren (begin- eind- en pauzetijd, alsmede de activiteit)
de niet gewerkte uren vastleggen (het blauwe V-tje aanklikken)

Gewerkte uren registreren #

Pagina: Aan-afwezigheid → Uren → Registratie → Per dag

Wanneer voor de medewerker spaaruren van toepassing zijn, komt dit in de urenregistratie op persoonsniveau naar voren door middel van het vermelden van de roosteruren (inclusief spaaruren) en de blauwe registratie V voor het vastleggen van een vrije dag.

De roosteruren zijn het aantal uren dat de medewerker wekelijks moet registreren en hierin zijn de spaaruren al meegenomen. Per dag worden de roosteruren weergegeven met een (r); een klik op deze uren vult automatisch deze uren in. Alleen de activiteit moet nog gekozen worden, er verschijnt een melding onder de regel als er nog geen activiteit(en) gekozen zijn.

Niet gewerkte uren ( vrije dagen, Vakantie, ATV dagen, sluitingsdagen) registreren #

Ieder bedrijf maakt de keuze door wie en wanneer de niet gewerkte dagen geregistreerd worden: door de medewerker zelf, door de (locatie/district)manager of door de HR afdeling.

Het is ook vrij om te bepalen hoever vooruit dit al gedaan wordt. In de regel is het aan te raden om dit voor een geruime tijd vooruit , zo niet voor het gehele kalenderjaar vooruit alvast in te regelen.

Hiermee zullen de saldi (VAK, ATV, TVT/Spaaruren) langer vooruit inzichtelijk zijn.

Hoe werkt de Spaaruren-regeling in de praktijk voor de manager? #

Extra vrije dagen / verplichte vrije dagen / Studie dagen vastleggen #

Uiteraard kan het zo zijn, dat de school gedurende het jaar extra sluitingsdagen heeft, bovenop de vastgestelde vakantie weken.

Deze dagen dienen niet anders behandeld te worden dan een ‘reguliere’ vakantiedag, en vastgelegd te worden met het blauwe v-tje (zie de paragraaf Niet gewerkte uren registreren)

Uiteraard dien je vooraf met deze extra dagen rekening te houden, bij de berekening van de Spaaruren van de betreffende medewerkers. Dit is lastig, want scholen hebben dit niet altijd ver vooruit bepaald. Het advies is dan ook om altijd voldoende marge te nemen.

Het is om deze reden dat de in te stellen sluitingsweken ook ALTIJD op hele weken in te voeren zijn. Wellicht dat er nu vastligt dat er 11,6 vrije dagen in het kalenderjaar in het verschiet liggen, maar de praktijk zal daarvan af kunnen wijken.

Als je dit niet doet, en er treden wel extra dagen op in het jaar, kan de medewerker daarmee te weinig uren hebben gemaakt aan het einde van het jaar (een negatief TVT saldo). Dit is onwenselijk, want dat zou inhouden dat er salaris terug betaald zou moeten worden…

Rapporten en saldi inzien #

Als (HR) manager wil je controle houden over de saldi van de medewerkers met spaaruren. Hiervoor zijn diverse rapporten inzichtelijk binnen Staff, maar zullen er ook nog meer tools beschikbaar komen om inzicht te verschaffen.

Dit zijn de specifieke rapporten:

Spaaruren rapport per medewerker #

Pagina: Aan-afwezigheid → Verlof (u) → Rapporten → Spaaruren

Dit rapport op persoonsniveau geeft inzicht in het totaal mutatieoverzicht van alle saldi inzake spaaruren.

Week, Begin en Eind zijn de weeknummers met de eerste en laatste datum in deze week.
Roosternorm zijn het aantal uren dat op basis van contract inclusief spaaruren per week minimaal gewerkt moet worden.
Contracturen per week.
Spaarnorm zijn het aantal uren dat per week gespaard moet worden om de verplichte sluitingsweken van de locatie te compenseren.
Vrije Uren zijn het aantal uren geregistreerd voor een vrije dag met de blauwe knop V.
VAK Uren en ATV Uren zijn het aantal afgeboekte Vakantie- en ATV-uren.
Feest Uren staat voor het aantal vrije uren geregistreerd op een feestdag.
Ontsparen is het opmaken van het saldo spaaruren.
Mutatie is opsparing minus ontparen in die week.
Saldo is het totaal gespaarde uren minus opgenomen uren (ontsparing). Dit is ook het totaal tegoed vrije uren aan het eind van de opgevraagde periode.

TVT rapport per medewerker #

Pagina: Aan-afwezigheid → Verlof (u) → Rapporten → TVT-uren/week

Dit rapport geeft inzicht in de TVT uren per week.

Week, Begin en Eind zijn de weeknummers met de eerste en laatste datum in deze week.
Roosternorm zijn het aantal uren dat op basis van contract per week minimaal gewerkt moet worden.
Uren zijn de geregistreerde uren.
Verschil is de roosternorm minus de geregistreerde uren. Negatief betekent dat er te weinig gewerkt is, positief betekent dat er meer gewerkt is dan de norm.
Startwaarde is een optionele beginwaarde tijd voor tijd (komt soms voor bij begin van een kalenderjaar).
Ingreep is de som van handmatige af- en bijboekingen door P&O.
Cumulatief is het saldo TVT per week bij elkaar opgeteld. Positief opsparing, negatief ontsparing.

Saldi Overzicht per medewerker #

In overzicht Saldi worden het aantal uren en het verloftype onderscheiden. De getal notatie is in uren.

Begin, het beginsaldo na overname van saldi vorige periode;
Opbouw, opbouw tot en met het einde van de vorige maand;
Opname, afbouw door middel van registreren activiteiten VAK, ATV en TVT;
Saldo t/m einde vorige maand;
Opbouw vanaf begin huidige maand t/m einde kalenderjaar;
Saldo tot jaareinde
Go button, navigeer naar het corresponderende jaaroverzicht.

**De term Spaaruren wordt gebruikt binnen de scholencatering. Zie spaaruren in de catering voor meer informatie hierover. Medewerkers zien in het Status overzicht alleen saldi die voor hen van toepassing zijn.

Berekening kolom TVT #

In deze paragraaf zal beschreven worden hoe de waarden in de kolom TVT tot stand komen.

Het beginsaldo in deze kolom komt zoals ieder beginsaldo bij Ingrepen vandaan. Aan het begin van het nieuwe kalenderjaar of aan het begin van een contractperiode kan er saldo van de vorige periode overgenomen worden. De in dit voorbeeld weergegeven 52,70 uren zijn het eindsaldo van 2014 en zodoende het het beginsaldo 2015. Zie overnemen verlofsaldi hoe dit werkt.

De opbouw bestaat uit alle ingrepen van het type “Overuren t.b.v. correcties” plus de berekende TVT op basis van de urenregistratie. TVT opbouw is het verschil tussen de geregistreerde uren en de norm. In bovenstaand voorbeeld zijn er voor de medewerker 323,23 uren geregistreerd. De norm in deze periode is 321,15 uren. Het verschil tussen registratie en de norm is TVT en dat komt neer op 323,23 – 321,15 = 2,09. Er zijn ook ingrepen/correcties in deze periode à -25,40 uren. Opgebouwde TVT + Ingrepen op overuren maakt de totale opbouw: -25,40 + 2,09 = -23,31

Opname is de som van alle geregistreerde uren op activiteit code TVT. In dit voorbeeld is de som registratie TVT -42,47 uren.

Saldo is het subtotaal TVT op de laatste dag van de laatste volledige maand. In dit voorbeeld is dat 52,70 – 23,31 – 42,47 = -13,08

ℹ In de software kunnen drie urennormen gehanteerd worden, slechts één kan per medewerker actief zijn, zie artikel urennormen.

Controle en inzicht via het nieuwe Uren Totaal Rapport #

Recent is er een rapport live gebracht waarin vrijwel alle gegevens inzake de uren registratie in beeld gebracht kunnen worden.

Zie hiervoor de releasenotes: https://help.staff.nl/nieuwe-versie-2021-01/

Dit rapport is bedacht om (HR) manager snel inzage te geven, hoe de stand van zaken is, maar ook om desgewenst alle registraties naast elkaar te leggen.

Bedenk wel dat dit rapport wellicht niet al het inzicht biedt: het is een weergave van alle registratie inzake urenregistratie, afhankelijk van jouw zoekparameter op een bepaalde manier getoond.

Bij Spaaruren medewerkers zullen er dus altijd verschillen zijn tussen de contracturen, de urennorm (want er moet gespaard worden) , de roosters (de behoefte op de locatie is vaak niet exact de urennorm) en de werkelijke uren (vrijwel niets gaat zoals het gepland is!).

Hoe stel ik de Spaaruren-regeling in? #

Contractinstellingen van de medewerker #

Pagina: Algemeen → Dienstverband → Contracten

Binnen de contractinstelling van de medewerker kan je aanvinken of spaaruren toegepast dienen te worden. Bij het aanvinken van de “Spaaruren toepassen” optie worden details over sluitingsweken, spaaruren en de urenregistratie zichtbaar.

Het aantal sluitingsweken waarmee gerekend wordt staat in het invoerveld Sluitingsweken en dit veld kan hier handmatig ingevoerd worden. Het aantal wekelijks te sparen uren en registratie wordt automatisch uitgerekend op basis van de sluitingsweken.

Werkschema instellen voor de medewerker: #

Voor medewerkers bij wie de spaaruren regeling van toepassing is, geldt dat het wel verplicht is om een werkschema in te stellen. Dit heeft te maken met de volgende urenverdeling:

Alle geregistreerde uren tussen contracturen en de registratienorm zijn opbouw Spaaruren
Alle geregistreerde uren boven de registratienorm zijn opbouw TVT

ℹ Voorbeeld: Marieke heeft een contract afgesproken van 16 uren per week. Omdat de school waarop zij werkt 14 weken per jaar gesloten is wegens schoolvakantie moet zij per week uren sparen om deze vakantieperioden te overbruggen, hierom moet zij niet 16 uur maar 18,5 uren per week werken. Deze 18,5 uren zijn dus de registratienorm om er voor te zorgen dat een spaaruren medewerker aan het eind van het jaar op 0 overuren en 0 spaaruren uitkomt.

Het inrichten van een werkschema #

Het inrichten van een werkschema doe je binnen de context Persoon op de pagina Algemeen > Dienstverband > Werkschema.

Hier selecteer je het huidige dienstverband en klik je op het gele plusje alvorens een startdatum van het werkschema in te vullen.

Vervolgens druk je op “Details” om het werkschema aan te passen.

In het pop-up venster verwerk je het totaal aantal uren dat de medewerker per dag werkt over de dagen dat de medewerker werkt alvorens op te slaan.

Het werkschema is per direct van kracht, dit is direct in alle TVT rapportages inzichtelijk.

ADVIES: zijn de werktijden van de medewerker niet concreet en exact bepaald, verdeel dan de te werken uren zo gelijk mogelijk over de te werken dagen!

Als er verschillen zijn tussen de werkdagen in te werken uren, zal dat leiden tot afrondingsverschillen, die na een jaar bij elkaar opgeteld significant zijn!

Sluitingsweken bepalen #

Het aantal sluitingsweken op een school zijn afhankelijk van een aantal onderdelen:

De verplichte schoolvakanties van de scholenregio waartoe de school behoort
De officiële feestdagen volgens de CAO
De verplichte extra vrije dagen/sluitingsdagen van de school
De additionele ad-hoc extra sluitingsdagen (werkweek, studiedag, vorstverlet, bijzondere sluitingen)

De eerste twee zijn eenvoudig: deze zijn bepaald door de overheid, bij het Wetenschappelijk onderwijs wordt daar nog wel eens van afgeweken. Echter is dit altijd per kalender jaar bekend: let op in Staff gaat de berekening per kalender jaar en NIET per schooljaar!

De derde is vaak wel al bekend bij de school zelf, maar kan ook nog per schooljaar afwijken: neem hier een gerede schatting voor en hou die aan de ruime kant.

De vierde is vaak een onbekende factor, maar wel een met een hoge waarschijnlijkheid. Hou hier dan ook altijd enigszins rekening mee.

Staff berekent optimaal de werknorm voor de medewerker als men uitgaat van HELE sluitingsweken. Dit omdat het bij de grondslag al in decimalen nemen, gaat leiden tot meer en dus ook grotere afrondingsverschillen aan het einde van het jaar

Het is voor geen enkele locatie tot op de dag exact duidelijk is hoeveel dagen er daadwerkelijk dicht zullen zijn, en het niet wenselijk is de medewerkers te weinig uren te laten maken in het schooljaar.

Voorbeeld: Heeft de locatie 11 sluitingsweken in het kalenderjaar vanwege de schoolvakanties en 3 verplichte vrije dagen, neem dan als sluitingsweken 12 weken (anticiperende op nog 2 bijzondere sluitingsdagen).

Hierdoor weet je zeker dat de medewerker niet te weinig zal werken, als de school toch een extra dag gesloten blijft.

Vrije dagen kwalificeren #

Indien vrij op een feestdag, dan vult het systeem automatisch de code FEE in;
Daarna wordt als eerste het saldo ATV afgeboekt;
Wanneer ATV saldo nul is, dan wordt van saldo VAK afgeboekt;
Als ook VAK saldo nul is, dan worden de spaaruren opgemaakt middels de code TVT. Dit heet ontsparen.

De volgorde van de eerste twee verlofsaldi kan aangepast worden. Hiervoor is op contractantniveau een instelling “Kwalificatievolgorde”. Je kunt kiezen om Eerst ATV en daarna VAK of Eerst VAK en daarna ATV af te boeken.

Let op! De vrije urenkwalificatie die ’s nachts plaatsvindt betreft een bepaalde periode. Deze periode betreft altijd het huidige jaar. In de eerste 2 maanden van het jaar wordt ook het voorgaande jaar nog meegenomen, dit is zo ontwikkeld om eventueel vergeten uren van het voorgaande jaar die in de eerste 2 maanden van het nieuwe jaar nog zijn in gevoerd nog te kunnen kwalificeren.

Indien je na de eerste 2 maanden nog uren registreert in het voorgaande jaar zullen deze dus niet met de automatische nachtkwalificatie mee gaan. Je kan echter in dit geval de kwalificatie handmatig uitvoeren voor het voorgaande jaar. Dit doe je op de pagina Contractant → Stam. Hier selecteer je het jaar waarin de uren vallen welke je wilt kwalificeren en druk je op de knop “Vrije uren NU kwalificeren”.

Let op! Wanneer je de uren hebt gekwalificeerd in een voorgaand jaar betekend dit dat het de eindsaldi van de medewerker(s) bij wie je de uren hebt ingevoerd wellicht niet meer gelijk is aan het beginsaldo van het volgende jaar. Het is belangrijk dat je daarom de overname van de uren van het voorgaande jaar naar het nieuwe jaar opnieuw uitvoert voor deze medewerker(s)!

De Spaaruren-regeling: de cijfers en berekeningen #

De berekening van spaaruren van een medewerker gebeurt op basis van instellingen van de CAO en contract van de medewerker.

NOTE: Het is een hele nauwkeurig berekening, die leidt tot cijfers achter de komma en daarmee dan ook niet herleidbare afrondingsverschillen. Immers, de berekeningen zijn in uren en decimalen, maar de invoer in uren en minuten en dat levert vaak een afrondingsverschil op.

Toegepaste velden van de CAO instelling #

De geel gemarkeerde velden zijn van toepassing. Uiteraard geldt dat de werkuren per week, vakantie-uren en ATV uren naar rato van FTE-factor berekend worden.

#

Toegepaste velden van het contract medewerker #

De geel gemarkeerde velden zijn van toepassing.

Wanneer bij de medewerker het vinkje “Spaaruren toepassen” én het aantal “Sluitingsweken” is ingevoerd, dan vindt de onderstaande berekening plaats. In dit voorbeeld betreft het een medewerker met 21 contracturen per week en 15 sluitingsweken per jaar.

Zie hier onder het uitgewerkte voorbeeld.

Bekijk of download hier de Excel-sheet die dit uitrekent

De Spaaruren-regeling: een praktijk voorbeeld #

Bekijk hiervoor ook de webinar Spaaruren.

Hierin nemen we een medewerker die 25 contracturen heeft, 12 sluitingsweken verwacht te krijgen en de reguliere verlof waardes toegekend krijgt (op basis van de FTE factor van 0.65) .

Het is berekend op dit jaar (2021), met exact 5 feestdagen die op een schooldag vallen.

Dit leidt tot een registratie norm die er zo uit ziet:

Spaaruren en AFAS #

Wanneer er een nieuwe contractregel wordt geïmporteerd vanuit AFAS neemt Staff automatisch de sluitingsweken over die waren ingevoerd in het voorgaande contract.

Webinar

Troubleshooten #

Het gaat ongetwijfeld gebeuren dat er ongewenste of onverwachte saldo getoond worden bij een medewerker.

Alles in Staff rondom de spaaruren is mathematisch correct geprogrammeerd: er bestaat geen ‘soms wel en soms niet’ …

Bedenk dat je alles wat jij registreert gedurende het jaar invloed heeft op hoe de saldi zich ontwikkelen. 5 minuutjes ergens meer noteren, leidt onherroepelijk tot een TVT saldo en zal meegenomen worden door het jaar heen.

Alles is afhankelijk van de gedane instellingen:

CAO instellingen van de medewerker
Dienstverband/-Contractinstellingen, inclusief de juiste start- en einddatums
Sluitingsweken
Urennorm in het werkschema
Verlof registratie

Mogelijk is het verschil ook te verklaren aan de hand van de afrondingsverschillen, dus als het verschil verwaarloosbaar is, beschouw dit dan niet als foutief!

Kom jij nu een onverwachte uitkomst tegen, dan is het dus zaak dat jij er 100 % zeker van bent dat alle bovenstaande punten correct zijn ingevoerd in Staff. Vaak zal blijken dat er ergens, hoe klein ook, een foutje is gemaakt wat de oorzaak is van de uitkomst die jij niet had verwacht.

Loop dus alles stuk voor stuk en van boven naar beneden door en vergewis je ervan dat daar geen fouten in staan! Het is zonde van de tijd en de kosten als blijkt dat de fout zelf te achterhalen en te corrigeren is.

Do & don’ts bij de Spaaruren-regeling #

Extra uren uitbetalen #

Blijkt nu aan het einde van of gedurende het jaar dat er toch meer is gewerkt dan nodig was om alle vakantieweken te overbruggen, kan de werkgever bepalen wat er met die uren kan gebeuren. Tussentijds is het niet aan te raden extra gewerkte uren uit te betalen. Je weet nooit of er in de loop van het jaar nog wat gebeurd aan extra sluitingsdagen, en dan is het zonde als overuren als zijn uitbetaald.

Meer verlof krijgen dan nodig hebben #

Blijkt nu dat de medewerker meer verlof uren heeft dan dat er nodig zijn om de sluitingsdagen te overbruggen, pas dan GEEN spaaruren regeling toe: Staff houdt GEEN rekening met negatieve spaaruren .

Hier kom je achter als je de contractinstellingen van de betreffende medewerker gaat invoeren.

Sluitingsweken in decimalen #

Staff berekent optimaal de werknorm voor de medewerker als men uitgaat van HELE sluitingsweken.

Veel preciezer dan dat willen werken, leidt tot ingewikkelde berekeningen en afrondingen en dit raden wij dan ook af.
Dit omdat het in de praktijk voor geen enkele locatie tot op de dag duidelijk is hoeveel dagen er daadwerkelijk dicht zullen zijn het aankomende jaar, en het niet wenselijk is de medewerkers te weinig uren te laten maken in het schooljaar.

Op de 0 aansturen #

ADVIES: Streef nooit naar een exacte 0 aan TVT/spaar uren op het einde van het jaar: dat is praktisch vrijwel onmogelijk!

Micromanagement is hier niet aan te raden.

Het kan bij aanvang al zijn dat afrondingsverschillen optreden, gedurende het jaar zal er heus meer en minder gewerkt worden dan de spaaruren-norm voorschrijft en de school kan zomaar anders besluiten anders om te gaan qua openingsdagen.

Zaak is wel om ervoor te zorgen dat het toegekende verlof opgesoupeerd wordt: een restant TVT/spaaruren is minder erg voor het bedrijf.

De enige manier waarop dit gerealiseerd kan worden, is het uiteindelijke rooster als basis te nemen, en vervolgens ( met in acht neming van de Sluitingswerken EN het toe te kennen verlof van de medewerker) toe te rekenen naar een aangepast aantal contracturen.

Groot nadeel hierin is, is dat de medewerker dan ook een ander salaris krijgt (want meer of minder contracturen) en de berekening oneindig ingewikkeld is, aangezien het toe te kennen verlof afhankelijk is van dan variabele contracturen…

Werkschema’s opvoeren #

Soms is het lastig om een werkschema goed in te voeren, zeker als de registratie norm (die dus voorkomt uit de Spaaruren berekening) niet precies gelijk verdeeld kan worden over de werkdagen.

TIP: zijn de werktijden van de medewerker niet concreet bepaald, verdeel dan de te werken uren zo gelijk mogelijk over de te werken dagen!

#

Tot Slot #

Bovenstaande is door Staff bedacht en ontwikkeld, om de Bedrijfscateraar in de Onderwijscatering maximale tools te geven om de volgende doelen te bereiken:

Een sluitende werkwijze om om te kunnen gaan met feit dat een locatie meer gesloten is dan dat de medewerker verlof krijgt toegekend
Zo min mogelijk resterende (Vakantie, ATV of TVT )- Saldi bij medewerkers over te houden (zowel te veel als te weinig gewerkte uren) aan het einde van het kalenderjaar, welke een financieel risico kunnen vormen voor het bedrijf.
Gebruiksgemak bij de registratie, zonder de operatie lastig te hoeven vallen met de achterliggende berekeningen.

Uiteraard kunnen wensen binnen de organisatie leiden tot een andere werkwijze of interpretatie van hetgeen op deze pagina beschreven staat. Dit kan dan mogelijk leiden tot onverwachte uitkomsten, gebruiksongemak of zelfs foutieve rapportages.

Als dit toegepast wordt zonder Staff daarin te consulteren of hun advies op te volgen, dan is dat een keus, die kan leiden tot extra kosten. Wees hierop alert!

What are your Feelings

Heeft dit artikel je niet verder geholpen?