Categorieën bekijken

Introductie module Prestatie

Ryan

7 min leestijd

De module Prestatie geeft inzicht in de financiële en operationele prestaties van de organisatie.

De module bestaat uit vier functionaliteiten:

  • Productiviteit
  • Brutowinstmarge
  • Resultaat
  • Prestatie

Daarnaast zijn er binnen Resultaat rapporten waarin de verschillende gegevensstromen samenkomen.

De verschillende onderdelen gebruiken gegevens uit meerdere registraties. Welke gegevens in een overzicht of rapport worden getoond, wordt bepaald door de configuratie van de onderliggende registraties, groepen en koppelingen.

Dit artikel beschrijft:

  • welke basisconfiguratie nodig is;
  • welke brongegevens door de verschillende onderdelen worden gebruikt;
  • waar deze gegevens worden geconfigureerd;
  • welke instellingen bepalen welke gegevens worden meegenomen;
  • hoe de verschillende groepen en configuraties met elkaar samenhangen.

1. Basisconfiguratie #

Voordat de overzichten binnen Prestatie gevuld kunnen worden, moet de relatie tussen een Administratie en een Organisatorische eenheid (Afdeling) zijn ingericht.

Administratie koppelen aan een Afdeling #

De koppeling wordt ingesteld via:

Administraties → Administratie bewerken → Administraties

Bij de Administratie moet het veld Gekoppeld aan worden gevuld.

Hier selecteer je de Organisatorische eenheid (Afdeling) waaraan de Administratie gekoppeld is.

Deze koppeling zorgt ervoor dat de administratieve gegevens kunnen worden gerelateerd aan de organisatorische structuur.

Let op: wanneer de instelling Gekoppeld aan niet is gevuld, werkt het Prestatie-overzicht niet. De koppeling tussen de Administratie en de Organisatorische eenheid ontbreekt dan.

2. Uurkosten bepalen #

Bij de Administratie wordt ook ingesteld hoe de Uurkosten worden bepaald.

Hiervoor is de instelling Commerciële tarieven hanteren beschikbaar.

Commerciële tarieven hanteren = aan #

Wanneer deze optie is aangevinkt, wordt voor de Uurkosten het Commerciële tarief van de medewerker gebruikt.

Commerciële tarieven hanteren = uit #

Wanneer de optie niet is aangevinkt, wordt standaard het Integrale uurtarief berekend voor de Uurkosten.

Instelling Tarief voor Uurkosten
Aan Commercieel tarief van de medewerker
Uit Integraal uurtarief

Deze instelling heeft invloed op de Uurkosten die in de verschillende Prestatie- en Resultaatoverzichten worden gebruikt.

3. Productiviteit #

De functionaliteit Productiviteit combineert gegevens uit de Urenregistratie en de Omzetregistratie.

De brongegevens worden geselecteerd en gegroepeerd met behulp van Arbeidsproductiviteitsgroepen (APG’s).

Waar configureer je Productiviteit? #

Productiviteit → Instellingen → Instellingen

Hier configureer je de Arbeidsproductiviteitsgroepen (APG’s).

Een APG bepaalt welke uren- en omzetgegevens worden meegenomen in de berekening van Productiviteit.

Urendata #

Bij een APG selecteer je:

  • Activiteiten
  • Afdelingen

Alleen uren die binnen de geselecteerde Activiteiten en Afdelingen zijn geregistreerd, worden meegenomen.

Omzetdata #

Bij een APG selecteer je:

  • Kassagroepen
  • Omzetgroepen

Alleen omzet die binnen de geselecteerde Kassagroepen en Omzetgroepen is geregistreerd, wordt meegenomen.

Grenswaarde #

Per APG stel je een Grenswaarde (target) in.

Dit kan zijn:

  • een procentueel target, gebaseerd op Omzet per uur versus Kosten per uur;
  • een vaste grenswaarde, gebaseerd op Vaste kosten en Vaste uren.

4. Brutowinstmarge #

De functionaliteit Brutowinstmarge (BWM) combineert gegevens uit de Inkoopregistratie en de Omzetregistratie.

Waar configureer je Brutowinstmarge? #

Brutowinstmarge → Marge → Instellingen → Brutowinstmargegroepen

Hier configureer je de Brutowinstmargegroepen (BWM-groepen).

Per BWM-groep selecteer je:

  • Inkoopgroepen;
  • Bestelgroepen;
  • Kassagroepen;
  • Omzetgroepen.

De geselecteerde Inkoopgroepen uit de geselecteerde Bestelgroepen worden hiermee afgezet tegen de geselecteerde Omzetgroepen binnen de geselecteerde Kassagroepen.

Target #

Per BWM-groep stel je een target in:

  • een procentueel target (Inkooptarget);
  • of een Vast inkooptarget.

5. Brutowinstmargegroep als Exploitatiekosten #

Een BWM-groep kan worden ingesteld als Exploitatiekosten.

Wanneer de optie Exploitatiekosten bij een BWM-groep is aangevinkt, worden de geselecteerde Inkoopgroepen/Bestelgroep-combinaties gecategoriseerd als Exploitatiekosten.

Deze gegevens worden vervolgens zichtbaar in de kolom Exploitatiekosten in:

  • het Resultaat-overzicht;
  • het Prestatie-overzicht.

De BWM-configuratie bepaalt daarmee niet alleen welke gegevens worden gebruikt voor de brutowinstmarge, maar ook hoe bepaalde inkoopgegevens verderop worden gecategoriseerd.

6. Resultaat #

De functionaliteit Resultaat brengt de verschillende omzet- en kostencomponenten samen.

Het overzicht gebruikt onder andere:

  • Omzet
  • Uurkosten
  • Inkoop
  • Exploitatiekosten
  • Vaste kosten
  • Budget

Naast het algemene Resultaat-overzicht zijn er Resultaat-rapporten. Deze rapporten brengen de gegevens samen op basis van de ingestelde Prestatiegroepen.

7. Prestatiegroepen #

De configuratie van de Prestatiegroepen bepaalt welke gegevens in de Resultaat-rapporten bij elkaar worden gebracht.

Waar configureer je Prestatiegroepen? #

Resultaat → Instellingen → Prestatiegroepen

Een Prestatiegroep bestaat uit een selectie van:

  • Bestelgroepen – voor Inkoop;
  • Afdelingen – voor Uren;
  • Activiteiten – voor Uren;
  • Kassagroepen – voor Omzet;
  • Hoofdkostengroepen – voor Vaste kosten.

Door deze onderdelen binnen een Prestatiegroep te selecteren, bepaal je welke gegevens onder die Prestatiegroep in de Resultaat-rapporten worden samengebracht.

De verschillende gegevensstromen #

Een Prestatiegroep kan daardoor gegevens uit verschillende bronnen combineren:

Bestelgroepen
→ Inkoop

Afdelingen + Activiteiten
→ Uren / Uurkosten

Kassagroepen
→ Omzet

Hoofdkostengroepen
→ Vaste kosten

De Prestatiegroep vormt daarmee een koppeling tussen de verschillende gegevensstromen en het Resultaat-rapport.

8. Hoofdkostengroepen en Vastekostengroepen #

Voor de vaste kosten bestaat een aanvullende groepsstructuur.

De structuur is:

Vastekostengroep → Hoofdkostengroep → Prestatiegroep → Resultaat-rapport

Vastekostengroepen #

De Vastekostengroepen beheer je via:

Resultaat → Instellingen → Kosten → Vastekostengroep

Hier worden de Vastekostengroepen beheerd.

Hoofdkostengroepen #

De Hoofdkostengroepen beheer je via:

Resultaat → Instellingen → Kosten → Hoofdkostengroep

Binnen een Hoofdkostengroep koppel je één of meerdere Vastekostengroepen.

De Hoofdkostengroep vormt daarmee een verzamelcategorie voor de gekoppelde Vastekostengroepen.

Voorbeeld van de structuur #

Bijvoorbeeld:

Vastekostengroepen

  • Huur
  • Energie
  • Verzekeringen

↓

Hoofdkostengroep

  • Huisvestingskosten

↓

Prestatiegroep

  • geselecteerd bij de Prestatiegroep

↓

Resultaat-rapport

  • Huisvestingskosten worden meegenomen in het rapport.

9. Hoe komt een Resultaat-rapport tot stand? #

Een Resultaat-rapport brengt de verschillende gegevensstromen samen aan de hand van de configuratie van een Prestatiegroep.

De configuratie kan schematisch als volgt worden weergegeven:

Inkoop
Bestelgroepen
↓
Prestatiegroep

Uren / Uurkosten
Afdelingen + Activiteiten
↓

Omzet
Kassagroepen
↓

Vaste kosten
Vastekostengroepen
↓
Hoofdkostengroepen
↓

Prestatiegroep

↓

Resultaat-rapport

De Prestatiegroep bepaalt daarmee welke gegevens gezamenlijk in het rapport worden weergegeven.

10. Overzicht van de configuratie #

Onderstaande tabel laat zien waar de verschillende onderdelen worden geconfigureerd en waarvoor ze worden gebruikt.

Onderdeel Configuratie Gebruikt voor
Administratie Gekoppeld aan → Afdeling Prestatie-overzicht
Administratie Commerciële tarieven hanteren Berekening Uurkosten
APG Activiteiten + Afdelingen Productiviteit
APG Kassagroepen + Omzetgroepen Productiviteit
APG Target Productiviteit
BWM-groep Inkoopgroepen + Bestelgroepen Brutowinstmarge
BWM-groep Kassagroepen + Omzetgroepen Brutowinstmarge
BWM-groep Inkooptarget / Vast inkooptarget Brutowinstmarge
BWM-groep Exploitatiekosten Exploitatie in Resultaat en Prestatie
Vastekostengroep Beheer vaste kosten Vaste kosten
Hoofdkostengroep Koppeling Vastekostengroepen Vaste kosten in Prestatiegroepen
Prestatiegroep Bestelgroepen Inkoop in Resultaat-rapport
Prestatiegroep Afdelingen + Activiteiten Uren/Uurkosten in Resultaat-rapport
Prestatiegroep Kassagroepen Omzet in Resultaat-rapport
Prestatiegroep Hoofdkostengroepen Vaste kosten in Resultaat-rapport

11. Samenvatting van de gegevensstromen #

De module Prestatie gebruikt verschillende gegevensbronnen die op verschillende plaatsen worden geconfigureerd.

Uren #

Organisatie → Afdeling → Activiteit → Urenregistratie

De uren worden onder andere gebruikt voor:

  • Productiviteit;
  • Uren;
  • Uurkosten;
  • Resultaat;
  • Prestatie.

Omzet #

Administratie → Kassa → Kassagroep → Omzetgroep → Omzetregistratie

De omzet wordt onder andere gebruikt voor:

  • Productiviteit;
  • Brutowinstmarge;
  • Resultaat;
  • Prestatie.

Inkoop #

Administratie → Bestelgroep → Inkoopgroep → Inkoopregistratie

De inkoop wordt onder andere gebruikt voor:

  • Brutowinstmarge;
  • Resultaat;
  • Prestatie.

Exploitatiekosten #

Inkoop → BWM-groep → Exploitatiekosten

Wanneer een BWM-groep als Exploitatiekosten is ingesteld, worden de betreffende inkoopgegevens als Exploitatiekosten weergegeven in Resultaat en Prestatie.

Vaste kosten #

Vastekostengroep → Hoofdkostengroep → Prestatiegroep

De vaste kosten worden via deze structuur beschikbaar gemaakt voor de Resultaat-rapporten.

12. Checklist: waarom worden er geen gegevens getoond? #

Wanneer een overzicht of rapport geen gegevens toont, controleer dan eerst de configuratie die bij het betreffende onderdeel hoort.

Prestatie-overzicht #

  • Is de Administratie gekoppeld aan een Afdeling via Gekoppeld aan?
  • Is er omzet beschikbaar?
  • Zijn er uren beschikbaar?
  • Zijn de Uurkosten correct ingesteld?

Productiviteit #

  • Zijn de juiste Activiteiten geselecteerd?
  • Zijn de juiste Afdelingen geselecteerd?
  • Zijn de juiste Kassagroepen geselecteerd?
  • Zijn de juiste Omzetgroepen geselecteerd?
  • Is het juiste target ingesteld?
  • Zijn de bijbehorende uren en omzet aanwezig?

Brutowinstmarge #

  • Zijn de juiste Inkoopgroepen geselecteerd?
  • Zijn de juiste Bestelgroepen geselecteerd?
  • Zijn de juiste Kassagroepen geselecteerd?
  • Zijn de juiste Omzetgroepen geselecteerd?
  • Is het juiste target ingesteld?
  • Is Exploitatiekosten correct ingesteld?

Resultaat-rapporten #

  • Is de juiste Prestatiegroep ingericht?
  • Zijn de juiste Bestelgroepen geselecteerd?
  • Zijn de juiste Afdelingen geselecteerd?
  • Zijn de juiste Activiteiten geselecteerd?
  • Zijn de juiste Kassagroepen geselecteerd?
  • Zijn de juiste Hoofdkostengroepen geselecteerd?
  • Zijn de Vastekostengroepen gekoppeld aan de juiste Hoofdkostengroep?
  • Zijn de benodigde brongegevens aanwezig?

Conclusie #

De verschillende overzichten binnen de module Prestatie zijn afhankelijk van een keten van configuraties.

De belangrijkste gedachte hierbij is:

Registratie → Groepering → Prestatieconfiguratie → Overzicht/Rapport

De brongegevens worden geregistreerd in bijvoorbeeld Urenregistratie, Omzetregistratie en Inkoopregistratie. Vervolgens bepalen verschillende groepen welke gegevens bij elkaar horen. Tot slot bepalen de instellingen van Productiviteit, Brutowinstmarge en Resultaat hoe deze gegevens worden verwerkt en weergegeven.

Hierdoor is bij een leeg of onvolledig overzicht niet alleen het betreffende overzicht zelf van belang. De oorzaak kan ook in een onderliggende registratie, groep, koppeling of configuratie zitten.

Activiteitcodes, arbeidsproductiviteit, inkoop, target, uurkosten