Dit artikel gaat over het in gebruik nemen van de verlof module. Deze pagina is bedoeld voor klanten welke de verlofmodule in gebruik willen nemen en de bijbehorende initiële acties zelf uit willen voeren zonder deze uit te besteden. In dit artikel worden alle uit te voeren stappen toegelicht.
Startsaldo opvoeren #
Om te beginnen dient het startsaldo van het huidige jaar opgevoerd te worden. Deze dienen in uren en minuten opgevoerd te worden. Zorg dus voor een conversie als deze alleen in uren en decimalen bekend zijn.
Dit zijn de door te lopen stappen:
- Zorg voor de startsaldi vakantie in uren en minuten
- Zoek de gewenste organisatie op in de zoekbalk
- Navigeer naar de pagina Aan-afwezigheid > Uren > Collectief > Collectief startwaarden
- Kies hier het gewenste jaar en het juiste type startwaarde (vakantie)
- Voer de waarde in per medewerker
- Klik onderaan op Collectief startwaarden verstrekken
Heb je bovenstaande stappen doorgelezen? Lees dan het volgende artikel om door het proces heen te lopen. Collectief – startwaarden.
Verlof verstrekken #
Vervolgens dienen alle medewerkers het juiste saldo voor dit jaar te krijgen en wel per maand op gebouwd. Het correct toekennen van de uren gebeurt op basis van de contractinstellingen van de medewerkers en de CAO instellingen binnen de software. De uren zullen naar rato worden berekend en toegekend.
Dit zijn de door te lopen stappen:
- Maak een uitdraai op de pagina (Organisatie) Algemeen > Dienstverband > Contracten en laat deze controleren door de afdeling HR op de juiste contracturen per medewerker.
- Check met HR of de juiste CAO’s zijn ingesteld en laat het aantal ingestelde vakantieuren per CAO controleren. Kan HR of ICT hier niet bij? Laat HR dit dan bij support navragen via support@staff.nl.
- Zoek de gewenste organisatie op in de zoekbalk
- Navigeer naar de pagina Aan-afwezigheid > Uren > Collectief > Collectief startwaarden
- Kies hier het gewenste jaar, het juiste type verlof (vakantie) en de verdeelsleutel per maand.
Let op! Het selecteren van de verdeelsleutel bij deze initiële handeling is erg belangrijk! Indien je hier een andere selectie maakt zal je dit per medewerker moeten corrigeren! - Vink de betreffende medewerkers aan
- Klik onderaan op “Collectief verlof verstrekken”
Heb je bovenstaande stappen doorgelezen? Lees dan het volgende artikel om door het proces heen te lopen. Collectief – verstrekken
Verlofmanagers inrichten #
Nu dienen de verlofmanagers per afdeling ingericht te worden. Draai per organisatie op de pagina Algemeen > Afdeling een lijst uit van alle actieve afdelingen. Hier staan mogelijk nog afdelingen tussen die inmiddels niet meer actief zijn. Stel een lijst op welke dit betreffen en dien dit in als verzoek om te deactiveren bij Staff, zodat wij dit op alle plekken in de software kunnen inregelen. Deze afdelingen hoef je nu niet te bewerken, echter dien je wel te controleren dat er geen medewerkers meer op staan alvorens het verzoek in te dienen.
Dit zijn de door te lopen stappen:
- Zoek de eerste afdeling van de lijst op
- Navigeer naar de pagina Algemeen > Stam
- Zoek de juiste medewerker op bij de regel verlofmanager
Let op! Dit moet een actieve, in CM ingevoerde medewerker zijn! - Bevestig het toevoegen van je selectie door op het gele plusje te klikken. Je kan meerdere verlofmanagers toevoegen aan één afdeling.
- Herhaal de stappen voor elke afdeling
Tip! Bekijk ook de volgende video. Verlofmanager instellen.
Uitleg verstrekken voor verlof aanvragen en verlof goedkeuren #
Uiteraard dienen alle medewerkers en verlofmanagers te weten hoe het aanvragen en goedkeuren werkt in Staff.
Stuur hen hiervoor de volgende Instructie video’s:
- Verlof aanvragen: https://youtu.be/6lbeoRXPOUo
- Verlof Status bekijken: https://youtu.be/ycYA1NOBhpI
- Verlof goedkeuren: https://youtu.be/YrQgTYzWS9I
Tip! Bekijk ook deze on-demand webinar over de uren registratie: https://youtu.be/jgpZn49EgnE
Rechten voor het verlof aanvragen en goedkeuren #
Nadat alle bovenstaande stappen zijn doorlopen dienen alle medewerkers en verlofmanagers de juiste rechten te ontvangen, zodat ze ook daadwerkelijk hun verlof kunnen gaan aanvragen en goedkeuren. Dit doe je door ze de volgende rollen te geven of te checken of zij deze hebben. Let op! Indien jouw bedrijf gebruik maakt van gebruikersgroepen dien je de rol toe te (laten) voegen aan de corresponderende gebruikersgroepen. Het betreft de volgende rechten:
- Medewerkers: VAK9 Vakantie aanvrager
- Verlofmanager: VAK2 Verlofmanager
Dit zijn de stappen:
- Maak een lijst van alle medewerkers die je dient na te lopen. Pak hiervoor de lijst die met HR hebt gecheckt.
- Ga naar de pagina Inrichting > Gebruikers > Gebruikers
- Zoek de gewenste medewerker op
- Voeg waar nodig de benodigde rol of gebruikersgroep toe
Alle goedgekeurde verloven van het huidige jaar overzetten. #
Ten slotte is het zaak dat alle reeds aangevraagde (en goedgekeurde) verloven voor heel het huidige jaar ook in het systeem komen te staan om de saldi en de registratie van de medewerker correct te krijgen.
Dit kunnen ze uiteraard zelf aan de hand van de eerder genoemde instructie video’s door het verlof opnieuw aan te vragen. Dat is meteen een goede oefening voor iedereen! Zowel voor de medewerker voor het aanvragen als voor de manager voor het goedkeuren.
Mocht dit niet wenselijk zijn, dan kunnen de verlofmanagers dit uiteraard ook vóór de medewerkers doen. Dit doen ze door de medewerker op te zoeken alvorens de aanvraag handmatig toe te voegen op de pagina Aan-afwezigheid > Verlof (u) > Muteren.
Tip & Advies: voor een optimale en foutloze saldi berekening! #
Staff is heel goed in staat om alle berekeningen omtrent het verlof en TVT tot in het kleinste detail goed in te regelen.
Hiervoor zijn er een aantal zaken nodig om dit goed ingesteld te krijgen:
- Contractinstellingen van de medewerker
- CAO (rekenregels) inrichting
- Werkschema per medewerker
Het invoeren van de contractinformatie is duidelijk en de inrichting van de CAO (rekenregels) is al (voor je) gedaan. We gaan hier dus even verder in op het werkschema.
Met dit werkschema, geef je per contract aan hoe de contracturen verdeeld worden over een werkweek. Als je dit niet hebt ingevoerd, weet het systeem niet op welke dagen je x aantal uren werkt. We werken in dat geval met een gemiddelde per dag, dit berekenen we door simpelweg de contracturen te delen door 7 (dagen in de week).
Voorbeeld:
Deze medewerker heeft 40 contracturen en moet 5 dagen in de week werken, dus zijn dagnorm is 8 uur per dag.
Bij een verlof aanvraag weet het systeem niet welke dagen werkdagen er zijn voor deze medewerker en vult vervolgens deze 8 uur bij iedere dag aan. (7 x 8 uur) dit is natuurlijk te veel.
Om dit goed te krijgen zou je een werkschema moeten toevoegen waarmee je aangeeft op welke dagen, hoeveel uur er gewerkt moet worden. Met deze norm instelling kan het systeem niet alleen het verlof goed inregelen, maar ook de TVT per dag juist berekenen in plaats van per week!
Deze stap raden wij als Staff dringend aan, om de software optimaal te laten werken en de vakantie en tijd voor tijd saldi foutloos bij te houden.
Om een werkschema in te voeren doorloop je de volgende stappen;
- Zoek de gewenste medewerker op
- Navigeer naar de pagina Algemeen > Dienstverband > Werkschema
- Klik op het gele plusje om een nieuw werkschema in te stellen
- Voer de startdatum in (Dit is altijd de contract startdatum)
- Klik op het potloodje aan de rechter zijde van het werkschema
- Voer in de pop up de juiste tijden in
Tip! Het draait hier om totaal aantal uren per dag, het maakt niet uit hoe de verdeling op 1 dag is ingesteld en/of wat de begin/eindtijd is. Dit is puur voor de normberekening. Neem bijvoorbeeld altijd 09:00 als begintijd om het berekenen makkelijker te maken.
Bekijk ook deze helppagina voor meer informatie over het instellen van een werkschema. Werkschema’s.
Voorbeeldberekening #
In dit artikel zal de berekening op basis waarvan onze verloftoekenning werkt nader worden toegelicht. Tevens is er een zelf in te vullen voorbeeld Excel beschikbaar waarin we zowel een standaard contractverloop benaderen als een verloop waarin iemand midden in de maand van contract wisselt.
Pagina: Aan-Afwezigheid → Uren → Registratie → Ingrepen
De berekening #
Een aantal belangrijke punten om te benoemen m.b.t. onze verlofberekening zijn de volgende;
- We rekenen de vakantie en ATV rechten per dag uit op basis van de FTE vakantierechten maal de FTE factor, gedeeld door 365.
- Heeft iemand een wijziging van contracturen in hetzelfde jaar? Dan doen we deze berekening dus 2 keer.
- We rekenen in dat geval uit hoeveel dagen er onder het 1e contract vallen en hoeveel dagen er binnen het 2e contract vallen. Naar rato zal vervolgens de opbouw van verlof worden toegekend.
- We berekenen de toe te kennen VAK en ATV rechten door het aantal dagen in de maand per contract met het aantal toe te kennen VAK / ATV uren per dag te vermenigvuldigen.
- Voor eventuele “gebroken” maanden (waarin 2 contracten van toepassing zijn met verschillende aantallen contracturen) nemen wij het reeds verstrekte verlof in de volledige maanden onder dat contract en trekken dat af van het totaal te verstrekken verlof.
- Bovenstaande stap is dus van toepassing op beiden contracten in een gebroken maand.
- We verdelen deze toe te kennen verlof rechten zoveel mogelijk gelijkmatig over het hele jaar. Indien een decimaal (bijv. 0,01) anders verloren zou gaan omdat deze niet kan worden verdeeld wordt deze opgeteld bij de laatste maand.
Voorbeelden #
Download het onderstaande Excel om de berekeningen nader te bekijken en tevens zelf verlof na te rekenen. Het Excel is zo opgesteld dat je zelf de bij jou van toepassing zijnde CAO en contractuele informatie in kan vullen om zo de toekenning van verlof na te rekenen.
Voorbeeld verlof saldo berekening (zelf invullen)
De geel gemarkeerde velden zijn om zelf aan te passen t.b.v. het narekenen. De groene velden zijn vast t.b.v. de berekening en dien je niet aan te passen om de juiste berekening te garanderen.
Let op! Het volledige blauwe veld is een voorbeeld van de verdeling per maand specifiek uitgerekend op basis van het momenteel al ingevulde voorbeeld. Ga je deze Excel gebruiken om zelf dingen in na te rekenen? Verwijder dan de volledige inhoud van dit blauwe veld. Het aanpassen van de gele kolommen zal namelijk de gegevens in het blauwe veld wel wijzigen maar de data die hier in staat is deels handmatig ingevoerd (zie bijv. 2x de maand mei) dus het voorbeeld in het blauwe veld zal na wijzigen van de gele velden niet meer kloppen.