In dit artikel gaan we in op het inlezen van Connexie medewerkers in Staff en hoe je om kan gaan indien er fouten voorkomen. 

Pagina:  N.v.t.

Toelichting #

Indien je gebruik maakt van de Connexie koppeling zullen medewerkers die je invoert automatisch in Staff worden geïmporteerd met alle (binnen Connexie) ingevoerde gegevens. Hier bij is één belangrijk punt op te merken en dat is dat medewerkers door Connexie pas bij Staff worden aangeleverd vanaf de “In-dienst” datum die in Connexie is opgegeven. Staat iemand ingevoerd met begindatum 01-11-2021? Dan zullen ze pas vanaf die datum in Staff zichtbaar zijn.

Volledig nieuwe medewerker die later in dienst komt vroegtijdig zichtbaar maken #

Let op! Het volgende is alleen van toepassing voor volledig nieuwe medewerkers. Betreft je vraag personeel dat al eens in dienst is geweest? Lees dan “Oud medewerker komt opnieuw in dienst via Connexie”.

Het kan natuurlijk zo zijn dat je nu alvast het rooster wilt maken voor de week van 01-11-2021, maar aangezien deze medewerker nog niet in Staff staat (omdat deze nog niet wordt aangeleverd door Connexie) is dit nog niet mogelijk. Hier hebben we een work-around voor bedacht.

Door een medewerker handmatig (met minimale informatie) handmatig in te voeren in Staff is de medewerker zichtbaar in de software en kan jij alvast beginnen met roosteren. Doordat de koppeling deze medewerker vanaf zijn begindatum automatisch aan zal leveren zullen zijn gegevens automatisch worden bijgewerkt (‘overschreven’) met de aanlevering vanuit Connexie. Hierbij blijven de ingevoerde roosteringen actief zodat jij hier een vloeiende workflow kan hanteren.

Bij het handmatig invoeren dien je met enkele punten rekening te houden om er voor te zorgen dat de koppeling de gegevens netjes kan overschrijven wanneer de in dienst datum van de medewerker is verstreken;

• Je dient de medewerker onder de Connexie organisatie in te voeren in Staff, vervolgens kan je hem/haar uitlenen aan de afdelingen waar zij op moeten werken.
• De handmatig ingevoerde begindatum van het dienstverband / contract dient overeen te komen met de begindatum die is gehanteerd in Connexie.
• Het BSN nummer van de medewerker dient exact overeen te komen met het ingevoerde BSN binnen Staff.

Deze punten moeten kloppen, indien één of meerdere van deze punten niet zijn gehanteerd zal de medewerker niet automatisch worden overschreven. In dat geval zal de medewerker niet kunnen worden geïmporteerd of wel worden geïmporteerd als separaat persoon. Beide van deze gevallen zijn onwenselijk, zorg er daarom voor dat indien je dit uitvoert alle 3 deze punten zorgvuldig zijn gecontroleerd.

Oud medewerker komt opnieuw in dienst via Connexie #

Indien oud-medewerkers nu in dienst komen via Connexie, maar al eens eerder bij je hebben gewerkt, is er speciale aandacht vereist. Lees hiervoor de volgende punten goed door.

Stond het personeelslid voorafgaand aan dit dienstverband van Connexie al in Staff?

• Nee. In dit geval hoef je niets te doen, het personeelslid zal automatisch worden ingelezen vanaf de eerste werkdag. Vanaf dat moment levert Connexie de medewerker aan via de koppeling.
• Ja, het personeelslid was eerder in dienst bij Connexie. In dit geval is het van belang dat de contractbegindatum in Connexie later is dan de einddatum die nu in Staff staat voor het oude contract. Hierdoor kan de koppeling een nieuwe contractregel aanmaken in Staff o.b.v. de begindatum van het nieuwe contract in Connexie.
  Als alternatief, indien Connexie de einddatum heeft verwijderd, is het alleen belangrijk dat de startdatum van het contract gelijk is aan die van Connexie, zodat de koppeling de bestaande contractregel in Staff kan bijwerken.
• Ja, het personeelslid was eerder bij ons in eigen dienst en komt nu in dienst via Connexie. Dit is een unieke situatie waar een handmatige actie voor vereist is. In dit geval moet er handmatig via het werkgeversloket worden gekozen voor Opnieuw in dienst om het personeelslid handmatig onder de Connexie organisatie op te voeren met dezelfde begindatum als in Connexie staat. Je hoeft de overige informatie van het contract niet goed in te vullen, alleen de begindatum en de organisatie zijn hier belangrijk. Nadat de koppeling loopt zal deze automatisch de gegevens bijwerken indien deze het contract en de organisatie kan matchen.

  TIP! Is het personeelslid al ingelezen, maar staat deze nog onder de eigen organisatie terwijl je deze onder de Connexie organisatie verwacht? In dat geval dien je het contract, de functie en de salarisregel van dat dienstverband te verwijderen alvorens via de stamgegevens van het dienstverband het hele dienstverband te verwijderen. Hierna kan je de hiervoor genoemde stappen via Opnieuw in dienst uitvoeren om de medewerker nu onder de juiste organisatie onder te brengen. De koppeling zal daarna de gegevens automatisch weer correct bijwerken.