Met de verlofmodule heb je als organisatie volledige controle over het verlof van medewerkers. Je kunt zelf het volledige proces regelen: van het inrichten van de module en het toekennen van uren tot het goedkeuren van aanvragen en het corrigeren van saldi. Je bent hierbij niet afhankelijk van Staff; jij bepaalt, jij voert uit, jij houdt het overzicht.
Op deze pagina krijg je een logisch overzicht van alle onderdelen van de verlofmodule. Vanuit iedere stap kun je eenvoudig doorklikken naar verdiepende artikelen met concrete uitleg en voorbeelden.
1. De basis: de verlofmodule inrichten #
Voor je met verlofuren gaat werken, is het belangrijk dat de module goed is ingericht. Denk hierbij aan verlofsoorten, instellingen voor wettelijke en bovenwettelijke uren, en de wijze waarop saldi worden opgebouwd en getoond. In het artike De verlofmodule inrichten lees je stap voor stap hoe je:
- verlofsoorten toevoegt en instelt;
- instellingen rondom wettelijk en bovenwettelijk verlof vastlegt;
- de basis legt voor juiste opbouw en weergave van saldi.
2. Jaarlijkse en collectieve handelingen #
Aan het begin van ieder kalenderjaar voer je meestal een aantal collectieve handelingen uit. Het systeem berekent alles automatisch, maar jij bevestigt en controleert de stappen handmatig als extra veiligheidscheck.
In het artikelCollectieve handelingen (startwaarden en toekenningen) lees je hoe je:
- Collectief uren overneemt van vorig jaar
Je zet voor één of meerdere medewerkers het eindsaldo van het vorige jaar over als beginsaldo voor het nieuwe jaar. - Collectief verlofuren toekent op basis van contracturen
Je kent per medewerker verlofuren toe naar rato van het (nieuwe) contract. - Collectief verlofuren toekent voor oproepkrachten
Je kent verlofuren toe op basis van gewerkte uren (handig voor flexibele inzet of oproepcontracten). - Collectief startwaarden aanpast
Je voert een alternatief startsaldo per medewerker in, zodat je vanaf dat saldo opnieuw gaat tellen.
3. Dagelijks werken met verlof #
Zodra de basis staat en de jaarlijkse handelingen zijn gedaan, werk je dagelijks met verlof: aanvragen, goedkeuren, saldi controleren en waar nodig bijsturen.
3.1 Verlof aanvragen #
Medewerkers kunnen zelf verlof aanvragen via het systeem. In dit artikel staat hoe dat precies werkt:Verlof aanvragen.
3.2 Verlofaanvragen beoordelen en goedkeuren #
Als leidinggevende of verlofmanager beoordeel je verlofaanvragen: je kijkt naar bezetting, saldi en eventuele andere verlofgevallen in dezelfde periode. In het artikelVakantieaanvraag goedkeuren lees je hoe je:
- openstaande aanvragen bekijkt;
- aanvragen goedkeurt of afkeurt;
- rekening houdt met bestaande planning en bezetting.
Wie aanvragen mag beoordelen, stel je in via de verlofmanager. Meer hierover vind je in:Verlofmanager aanpassen.
4. Inzicht in saldi en verlofstatus #
Goed verlofbeheer begint met goed inzicht. Met de rapportages en overzichten zie je precies hoeveel verlof iemand heeft, welke uren al zijn ingepland en welke uren mogelijk gaan verlopen.
4.1 Verlofstatus en saldi per medewerker #
Hoeveel verlof heeft een medewerker nog over? Welke uren zijn al gepland, welke zijn opgenomen en wat is er nog vrij beschikbaar? Dat lees je in:Saldo verlofuren & status uitgebreid.
4.2 Verjaringsoverzicht #
Wil je snel zien welke verlofuren binnenkort vervallen? Gebruik dan het verjaringsoverzicht. Hiermee kun je medewerkers tijdig informeren en ongebruikte uren zoveel mogelijk voorkomen. Meer uitleg vind je in: Verjaringsoverzicht.
4.3 Verlof Totaal #
Voor een compleet overzicht op organisatieniveau gebruik je:Verlof Totaal. Hier zie je in één scherm de belangrijkste verlofgegevens, zodat je snel kunt sturen op planning, bezetting en verlofbeleid.
5. Speciale situaties en correcties #
In de praktijk zijn er altijd uitzonderingen: contractwijzigingen, min-max contracten, correcties op saldi of situaties waarin je achteraf verlof moet opbouwen.
5.1 Contractwijzigingen #
Verandert het aantal contracturen of het type contract van een medewerker? Dan heeft dit ook impact op de opbouw en het saldo van verlofuren. In het praktijkvoorbeeld Contractwijziging zie je stap voor stap hoe je hiermee omgaat.
5.2 Werken met min-max contracten #
Bij min-maxers is het belangrijk dat verlofopbouw en -opname goed aansluiten bij de flexibele inzet. In het artikelWerken met min-maxers lees je hoe je dit inricht en beheert.
5.3 Wettelijk en bovenwettelijk verlof #
Wettelijke en bovenwettelijke verlofuren hebben verschillende regels voor opbouw en verjaring. De module ondersteunt dit onderscheid volledig, zodat je altijd voldoet aan de wetgeving.
Een uitgebreide uitleg vind je in:Wettelijk en bovenwettelijk verlof.
5.4 Ingrepen en correcties op saldi #
Soms is het nodig om handmatig in te grijpen in een saldo, bijvoorbeeld bij:
- een foutieve registratie in het verleden;
- extra uitbetaalde uren die verrekend moeten worden;
- een bijzondere afspraak met een medewerker.
Je kunt dan de saldi van een medewerker ophogen of verlagen, zodat de werkelijkheid en het systeem weer gelijklopen. Ook kun je via collectieve startwaarden alle medewerkers tegelijk op een bepaald startsaldo zetten.
5.5 Opnieuw verstrekken (herberekenen van saldi) #
Is er iets gewijzigd in het contract of in de inrichting van verlof, of heb je de opbouw in eerste instantie niet direct uitgevoerd? Gebruik dan de optie Opnieuw verstrekken om de saldi opnieuw te laten berekenen. Meer informatie vind je in: Opnieuw verstrekken.
6. Veelgestelde vragen (FAQ) #
6.1 “Een medewerker heeft nog geen verlof opgebouwd. Hoe bouw ik dit achteraf op?” #
Dit kan op twee manieren:
- Optie 1: doorloop de stappen van het collectief toekennen en selecteer alleen de betreffende medewerker. Zie: Collectieve handelingen.
- Optie 2 (eenvoudiger): gebruik de optie Opnieuw verstrekken. Ondanks de naam kun je deze ook gebruiken als het nog nooit eerder is uitgevoerd. Zie: Opnieuw verstrekken.
6.2 “Ik zie een groen uitroepteken in de urenregistratie, maar geen vakantie-uren. Gaat er iets mis?” #
Nee, hier gaat niets mis. Een groen uitroepteken betekent dat er een verlofgeval is: er is verlof aangevraagd en/of goedgekeurd; ook als verlof alleen is aangevraagd (nog niet goedgekeurd) verschijnt het icoon al; zo zie je tijdens het plannen dat iemand mogelijk niet komt werken in die periode.
Moet de medewerker toch komen werken? Dan moet het verlofverzoek nog worden afgekeurd. Wordt het verlof goedgekeurd, dan blijft het uitroepteken zichtbaar als signaal dat er in die periode verlof is ingepland.
7. Samenvatting #
De verlofmodule geeft je alles in handen om verlof professioneel, transparant en efficiënt te beheren. Van inrichting en jaarlijkse toekenning tot dagelijkse beoordeling, inzicht in saldi en het afhandelen van uitzonderingen: ieder onderdeel heeft een eigen artikel met concrete stappen en voorbeelden. Gebruik deze introductie als startpunt: klik door naar de artikelen die passen bij jouw situatie, en je hebt het verlofbeheer binnen je organisatie volledig onder controle.