Besteedt je veel tijd aan het handmatig opstellen van documenten zoals contracten? In dit artikel lichten we toe hoe je een sjabloon kan inrichten om mee te mergen. Zo stel je o.b.v. de invoer in het systeem automatisch in een paar klikken een document op. Zo heb je altijd binnen no-time een bestand in een uniform format!

Pagina: Inrichting > Notificaties > Sjablonen
Rol: F60: Sjablonen inrichter

Algemene toelichting #

Het is in Staff mogelijk om voorgedefinieerde sjablonen te mergen (samen te voegen) met bijvoorbeeld personeelsdata. Zo kan je een standaard template automatisch vullen met de data van een bepaalde medewerker. Op deze manier kan je gemakkelijk gepersonaliseerde stukken opstellen zonder dat hier veel handwerk aan te pas hoeft te komen. Heb je al een sjabloon? Lees dan in het volgende artikel alles terug over mergen.

Handleiding voor correct gebruik #

1. Vul in het veld Naam de naam in voor je nieuwe sjabloon
2. Geef als Sjabloon type de optie Brief sjabloon op
3. Geef indien gewenst een omschrijving op voor het sjabloon, deze is alleen voor eigen administratie en komt nergens anders terug.
4. Scrol naar het einde van de pagina en vul de volgende 2 velden met de opvolgende data:
   – Replacement SQLId: Persoon (tblPerson)
   – Brontabel voor replacement: Persoon
   Na het invullen van deze velden is er direct een lijst met zogeheten ReplacementTags zichtbaar geworden onder de tabel Beschikbare kolommen. Dit zijn alle velden welke opgehaald kunnen worden uit de invoer in het systeem. Deze replacementtags zijn stukken tekst in je sjabloon welke vervangen zullen worden door de corresponderende informatie om zo tot je gewenste bestand te komen.
5. Navigeer naar de sjabloon inhoud en vul het sjabloon met de gewenste informatie. Wil je een te mergen contract maken? Dan vul je hier de tekst in uit een bestaande arbeidsovereenkomst.
6. Zoek in de tekst naar alle velden welke per document verschillend zijn en normaal handmatig moeten worden ingevuld.
7. Zoek in de lijst met ReplacementTags naar een corresponderende tag welke het nodige gegeven in kan vullen en vervang de tekst in het sjabloon met de desbetreffende tag.
   Voorbeeld
   Naam:                           ##Voornaam## ##Tussenvoegsels## ##Achternaam##
   Adres:                           ##Adres## ##Huisnummer## ##huisnrtoevoeging## ##Postcode## ##Plaats##
   Geboren op:                  ##Geboortedatum##
   Burgerservicenummer: ##Sofinummer##Let op!Sla af en toe tussendoor op, zo voorkom je dat indien je een foutje maakt je weer helemaal opnieuw moet beginnen. Zo kan je namelijk simpelweg het sjabloon opnieuw opzoeken om terug te gaan naar hoe het er uit zag na de laatste keer opslaan.
8. Nadat je alle gewenste velden hebt vervangen sla je het sjabloon op d.m.v. het diskette icoon boven Beschikbare kolommen.
9. Klik nu rechtsboven in het scherm op het 9-puntsmenu en klik op Preview om een voorbeeld te downloaden van hoe het bestand er uit zal komen te zien. Pas deze indien nodig nog aan alvorens het sjabloon in gebruik te nemen.
10. Klaar! Je sjabloon is nu klaar om in gebruik te nemen. Bekijk het artikel mergen voor meer informatie.