Dit artikel beschrijft de koppeling tussen het property management system Mews en Staff. Je gaat hier lezen hoe de koppeling werkt, welke gegevens er opgehaald worden, hoe je de koppeling instelt, hoe het zit met omzetgroepen en hoe je handmatig gegevens kunt ophalen.
Hoe het werkt #
Mews is een uitgebreid management systeem dat bedoeld is voor hoteleigenaren en waarin zij zaken als boekingen, check-outs, revenue en meer processen kan automatiseren. De koppeling die Staff heeft ontwikkeld tussen haar eigen systeem en dat van Mews is naar het Revenue gedeelte van Mews, en om nog specifieker te zijn: alleen toekomstige omzet, dus omzetprognose.
Dit betekent dat er geen definitieve omzet uit Mews wordt opgehaald, enkel de prognose van morgen en de dagen erna.
De koppeling werkt automatisch en dat betekent eigenlijk dat je er geen omkijken naar hebt, iedere dag worden de gegevens in Staff geüpdatet met de nieuwe prognoses uit Mews. De auto-import haalt prognoses op vandaag + 2 weken voor de komende 3 maanden. Lees “Prognose importeren: Automatisch” in dit artikel voor een voorbeeld.
Als je de behoefte hebt om manueel op één dag de prognose te updaten, dan is ook dat mogelijk, maar dat kan alleen op data die in de toekomst liggen.
Welke gegevens worden uit Mews opgehaald? #
Het gaat in deze koppeling over omzetprognose uit Mews naar Staff. In Mews zijn deze omzetgegevens inzichtelijk onder menu Finance en daarbinnen het Accounting report, en het betreft de waarde Revenue. Deze revenue bestaat uit Bill items (accounting categories) en die worden naar Staff overgenomen. De accounting categories in Mews zijn de Omzetgroepen in Staff.
Omzetgroepen #
Standaard worden alle omzetgroepen uit MEWS overgenomen, deze hoef je niet in Staff aan te maken. De door MEWS aangeleverde omzetgroepen zijn te herkennen aan het guid (Extern Id) en op die guid worden ze ook gecontroleerd.
Wanneer MEWS een bedrag aanlevert op een omzetgroep waarvan de guid nog niet bekend is in Staff, dan zal Staff deze omzetgroep aanmaken.
De omschrijving van de omzetgroep kun je vrij aanpassen, zolang het guid maar gelijk blijft.
Prognose importeren #
Automatisch #
Indien “Automatisch importeren” bij de omzetkoppeling is ingeschakeld, zal de import iedere dag gedraaid worden. Hier heb je geen omkijken naar. De logica voor prognose import is dat de eerste dag = vandaag over twee weken en de laatste dag = 3 maanden later. Dat betekent dat de run op 15 juni de prognose ophaalt van 29 juni tot en met 29 september. Wil je de prognose binnen 2 weken toch downloaden, dan zal je dit handmatig moeten doen.
Handmatig #
Op pagina Omzet\Prognose\Invoeren is bij de gekoppelde prognosekassa de knop “Prognose importeren” zichtbaar. Als je hierop klikt, zullen voor deze dag de bestaande waarden leeggemaakt worden en de nieuwe waarden uit MEWS geïmporteerd worden. Dit kan alleen voor toekomstige datums.
Inrichting #
Hoe je de koppeling voor MEWS tussen een property en Staff instelt lees je hier.