De module Personeel & Organisatie vormt het hart van alle HR-processen binnen Staff Support.
Van sollicitatie tot salarisstrook, van onboarding tot offboarding: stap voor stap naar een feilloos proces en blije medewerkers.
In deze module beheer je alles rond medewerkers: sollicitaties, contracten, functioneren, verzuim, artikelen, bestanden, mobiliteit en meer. Alle data is gekoppeld aan Planning & Uren en Financieel, zodat je altijd weet wat je contractueel moet plannen en wat de personeelskosten zijn.
Alle helpartikelen over deze module vind je in de categorie Personeel & Organisatie.
Apps binnen Personeel & Organisatie #
De apps binnen deze module staan hier in dezelfde volgorde als in de linkermenu-balk in Staff.
Dashboard Personeel #
Het dashboard geeft in één oogopslag inzicht in medewerker-samenstelling, verzuim, uren en signalen. Verschillende dashboards laten de kwaliteit en kwantiteit van je medewerkers zien, inclusief medewerker-samenstelling, verzuim inzoomen, uren totaal en maatwerkrapportages.
Organisatie #
Hier richt je de organisatiestructuur in: contractant, organisaties, instellingen en generieke HR-afspraken. Dit is de basis voor alle verdere HR-, planning- en rapportageprocessen.
Regio #
Gebruik Regio om organisaties met meerdere locaties of regio’s te structureren. Dit maakt regionale rapportages, planning en vergelijking van prestaties mogelijk.
Afdeling #
Op Afdelingsniveau beheer je teams, leidinggevenden en instellingen. Dit is vaak het primaire niveau voor planning, verzuim, functioneren en dashboards.
Sollicitaties #
Sollicitaties opstarten, monitoren én afhandelen. Je beheert hier de gehele kandidatenstroom: van binnenkomst tot aanname, inclusief statussen, notities en correspondentie.
Medewerkers #
De medewerkerskaart is het centrale personeelsdossier. Je ziet hier persoonsgegevens, contactgegevens, dienstverbanden, documenten, artikelen, verzuim en mobiliteit.
Dienstverband #
Per medewerker leg je contracten, uren, functies, salariselementen en ingangsdata vast. Vanuit Dienstverband worden contracten automatisch samengesteld en digitaal ondertekend.
Functioneren #
Hier registreer je beoordelings- en ontwikkelgesprekken. Signaleringen herinneren managers automatisch aan evaluaties, ontwikkelpunten en jaarbeoordelingen.
Verzuim #
Verzuim registreer je volgens een vast proces, volledig in lijn met de Wet Poortwachter. Signalen en taken helpen HR en leidinggevenden om tijdig acties uit te voeren, zoals probleemanalyse, plan van aanpak en vervolggesprekken.
Artikelen #
Beheer bedrijfsmiddelen zoals schorten, deurtags, laptops en andere artikelen. Onboarding en offboarding sturen automatisch taken aan voor uitgifte en inname.
Bestanden #
Alle documenten en bijlagen worden centraal opgeslagen en gekoppeld aan medewerker, afdeling, regio of organisatie. Denk aan contracten, gespreksverslagen en certificaten.
Bonus #
Gebruik Bonus om afspraken over bonussen te registreren, bijvoorbeeld omzetbonussen of individuele regelingen. De data is beschikbaar voor rapportage en salarisverwerking.
Declaraties #
Declaraties voor bonnen en kilometers leg je hier vast. Medewerkers dienen declaraties in, managers keuren goed en alles wordt vastgelegd in het personeelsdossier.
Mobiliteit #
Met Mobiliteit richt je de verplichte kilometerregistratie in volgens de Wet Persoonsgebonden Mobiliteit. Je registreert en rapporteert mobiliteit per medewerker en per afdeling.
Proces: van sollicitatie tot salarisstrook #
De kracht van deze module zit in het complete proces: van eerste sollicitatie tot de definitieve salarisstrook.
1. Sollicitatie #
- Kandidaten reageren via het sollicitatieformulier of worden handmatig toegevoegd.
- Sollicitaties krijgen een duidelijke status (nieuw, in behandeling, afwijzing, aanbod).
- Managers en HR kunnen notities vastleggen en gespreksrondes plannen.
2. In dienst nemen #
- Na akkoord wordt de sollicitant omgezet naar medewerker.
- Een wizard helpt je het dienstverband correct vast te leggen (functie, uren, startdatum, loonafspraken).
- Op basis van sjablonen wordt automatisch een concept-arbeidsovereenkomst gemaakt.
3. Contracten mergen & digitaal ondertekenen #
- Je kiest het juiste contractsjabloon (bijv. arbeidsovereenkomst).
- Het sjabloon wordt automatisch gevuld met gegevens uit Organisatie, Medewerker en Dienstverband.
- Het contract wordt verstuurd naar de online signing tool (bijvoorbeeld ondertekenen.nl).
- Medewerker en leidinggevende ontvangen beide een ondertekenverzoek per mail.
- Na ondertekening wordt het getekende document automatisch gekoppeld aan het dienstverband.
- Het personeelsdossier is hiermee compleet en klaar voor salarisverwerking.
4. Onboarding #
- Nieuwe medewerkers ontvangen een welkomstmail met links naar huisregels, handleidingen en formulieren.
- De manager krijgt een notificatie dat een nieuwe medewerker is gestart op zijn of haar afdeling.
- Na één week volgt automatisch een mail naar de medewerker met aanvullende informatie.
- De manager ontvangt een signaal om even te polsen hoe de eerste week is verlopen.
- Vlak voor het eind van de proeftijd krijgt de manager een taak voor een evaluatiegesprek.
- HR ontvangt een signaal voor het regelen van artikelen (zoals schort, deurtag of laptop).
5. Ontwikkeling & behoud #
- Managers ontvangen een signaal rond verjaardagen, zodat er aandacht en eventueel een cadeau geregeld kan worden.
- Functionerings- en beoordelingsgesprekken worden via taken en formulieren voorbereid.
- Ontwikkelafspraken leg je vast op de pagina Functioneren, inclusief opvolging en bijlagen.
6. Uit dienst / Offboarding #
- Bij het melden van uitdiensttreding ontvangt de manager een signaal.
- HR of manager krijgt een taak voor het plannen van een exitgesprek.
- Er wordt automatisch een taak aangemaakt voor het innemen van artikelen.
- Bewaardata voor bijvoorbeeld medische gegevens, re-integratie en salarisgegevens worden bewaakt, zodat je op tijd kunt opschonen.
Dashboards & rapportages #
De module biedt verschillende dashboards en rapportages voor optimaal inzicht in je HR-gegevens. Voorbeelden zijn: medewerker-samenstelling, verzuim inzoomen, uren totaal en uren inzoomen, plus maatwerkrapportages via Power BI.
Dankzij de integratie met Power BI kun je on-the-fly nieuwe dashboards maken waarin interne data (medewerkers, uren, verzuim) wordt gecombineerd met externe bronnen.
Samenhang met andere modules #
Personeel & Organisatie werkt nauw samen met andere modules:
- Planning & Uren – gebruikt contracturen en dienstverbanden voor een kloppende planning en urenregistratie.
- Financieel – gebruikt personeels- en ureninformatie voor budgetten, kostprijsberekeningen en rapportages.
Waarom deze module onmisbaar is #
- Eén centrale plek voor alle HR-processen en personeelsdata.
- Van sollicitatie tot salarisstrook in één gestroomlijnd proces.
- Automatische workflows, signalen en taken voor managers en HR.
- Compliant personeelsdossier met digitaal ondertekende documenten.
- Krachtige dashboards en rapportages voor datagedreven HR-beslissingen.
Met Personeel & Organisatie werk je sneller, foutloos en met maximale grip op al je medewerkers en HR-processen.