Dit artikel gaat over het registreren van inkopen via een geautomatiseerde koppeling met het systeem van de Sligro.
Sligro koppeling #
Dit is de koppeling tussen de Sligro (pakbonnen) en Staff (inkoop).
De koppeling tussen de Sligro en Staff betreft het automatisch inlezen van pakbonnen binnen de inkoopmodule.
De koppeling is vrij ver geautomatiseerd waardoor er op gebruikersniveau niet veel gedaan hoeft te worden. Er is geen knop of interface om handmatig de import uit te voeren, het proces loopt automatisch.
Het belangrijkste qua inrichting is de bestelgroep.
Bestelgroep #
Op basis van het externe id wordt bepaald welke bestelgroep het betreft. Dit externe id moet worden ingevoerd bij de bestelgroep: Aangezien de bestelgroep aangemaakt wordt onder een administratie is op basis van de bestelgroep ook de administratie bekend.
In de aanlevering van Sligro staat in het header record het klantnummer (van Sligro). Deze moet dus te vinden zijn als extern id van een bestelgroep. Dit externe id moet dus uniek zijn binnen de omgeving van de contractant (klant)! Het systeem dwingt dit niet af dus dit verdient aandacht.
|
Afbeelding – Bestelgroep ExternID moet ingericht worden
|
Inkoopgroep #
Ook bij inkoopgroepen wordt een extern id toegepast welke moet matchen met het aangeleverde veld “artikelgroep klant”. Is deze match niet te maken zal de inkoopgroep automatisch aangemaakt worden. Dit houdt in dat er een inkoopgroep wordt gegenereerd met het standaard (7000 inkoop algemeen) grootboeknummer en de inkoopgroep wordt direct gekoppeld aan de bestelgroep.
Indien ingericht wordt er een signaal verstuurd zodat men op de hoogte is van een nieuwe inkoopgroep. Dit signaal is van belang voor inrichters en gebruikers wie de brutowinstmarge instellingen beheren.
|
Afbeelding – Nieuwe inkoopgroepen worden automatisch toegevoegd
|
Relatie #
Wanneer de leverancier als relatie nog niet in Staff bekend is, dan zal deze automatisch aangemaakt worden. Voorwaarde is dat de administratie waarop de inkopen geregistreerd worden gekoppeld is aan een relatie.
Voor standaard inrichting betekent dit een relatie aanmaken met de naam van de klant (cateringlocatie) en aan deze relatie koppel je de administratie.
|
Afbeelding – Administratie waarop inkopen geregistreerd worden moet gekoppeld zijn aan relatie
|
