Om een zo kloppend mogelijk beeld te krijgen van de daadwerkelijke personeelskosten nemen we in deze personeelskosten ook de reiskosten mee. Dit is helaas niet één op één over te nemen in de personeelskostenoverzichten aangezien we deze per dag instellen, terwijl we overal standaard werken met uurkosten per medewerker.
Het veld Dag naar uren omrekening % op de pagina Organisatie: Algemeen > Kosten is er voor gemaakt om een gemiddeld bedrag per uur aan reiskosten te kunnen berekenen indien er bij de medewerkers wisselend is ingevuld bij aantal werkdagen. Wanneer er reiskosten per dag zijn ingesteld voor een medewerker maar er geen aantal werkdagen is gespecificeerd kan het systeem niet berekenen hoeveel uur er per dag gewerkt wordt om zo tot een gemiddelde te komen.
Stel een werknemer krijgt 10 euro reiskosten per dag, werkt 20 uur per week en het aantal werkdagen staat op 5, dan zijn er 4 werkuren per dag.
De 10 euro reiskosten per dag gedeeld door 4 komt neer op 2,50 aan reiskosten per uur die vervolgens opgeteld worden bij de uurkosten van de medewerker om zo tot de personeelskosten te komen.
Wanneer het aantal werkdagen niet bekend is kan het systeem de deling niet maken om te berekenen hoeveel werkuren er per dag zijn. Het systeem kan de reiskosten dus nergens door delen om tot ‘reiskosten per uur’ te komen. Hiervoor gebruiken we de ingestelde 25%, indien de informatie niet toereikend is wordt er 25% van de reiskosten per dag gebruikt als ‘reiskosten per uur’. Dit is een gemiddelde, deze is niet 100% accuraat, maar het is nodig om een goede kosteninschatting te kunnen maken. Zo is de schatting van bijvoorbeeld 25% beter dan dat deze kosten in zijn totaliteit niet worden meegenomen of dat er met de volledige reiskosten per dag voor elk uur wordt gerekend.