In dit artikel zal de algemene werking van de functionaliteit Facturatie worden toegelicht.
Menu: Financieel > Facturatie
Relaties beheren #
Het opstellen van facturen begint bij de relaties (t.b.v. debiteuren). Om een factuur op te kunnen stellen voor een klant dient deze klant eerst als relatie in het systeem te staan met de benodigde informatie.
Lees eerst het artikel Relaties beheren t.b.v. facturatie om er voor te zorgen dat de relaties klaar staan voor facturatie. Ga hierna verder in het artikel.
Debiteuren voor facturatie #
Op de pagina Omzet > Registratie > Invoeren kunnen er ter verantwoording debiteuren voor facturatie worden geregistreerd. Dit kan zowel d.m.v. handmatige invoer als via een kassakoppeling. Vul je deze gegevens handmatig in? Dan dien je hier handmatig een relatie voor aan te maken, maak je gebruik van automatische import? Dan is de relatie automatisch aangemaakt en hoef je hier alleen de gegevens voor te controleren (en indien nodig aan te vullen).
Zie hieronder het volgende voorbeeld, op deze dag is er 1 debiteurenregel aangeslagen voor debiteur “Voorbeeld”;
Door op de aanpassen knop (1) te klikken kan je de individuele debiteurenregels invoeren / aanpassen voor die dag;
Deze debiteuren kunnen handmatig worden ingevoerd of automatisch worden geïmporteerd d.m.v. een kassakoppeling.
Tip! We adviseren de naam van de debiteur bij het invoeren altijd goed te controleren en de omschrijving altijd in te vullen, deze omschrijving zorgt namelijk voor extra duidelijkheid op de factuur.
Facturen opmaken #
In het volgende voorbeeld staan de stappen voor het opstellen van een factuur;
- Zoek in de zoekbalk de gewenste administratie op waar je voor wilt factureren en navigeer naar de pagina Omzet > Facturatie > Factureren debiteuren
- Selecteer de gewenste periode welke je wilt factureren.
- Vink de gewenste debiteurenregels aan welke je wilt factureren naar één debiteur
- Geef in het veld Relatie aan naar welke relatie je de factuur wilt versturen
- Voer indien gewenst een afwijkende referentie in
- Druk op Factuur aanmaken om de factuur op te stellen
- Herhaal deze stappen voor alle gewenste op te stellen facturen
Facturen versturen #
Nadat de facturen zijn opgesteld staan deze verzameld klaar om te versturen. Je kan via het 9-punts menu rechts boven in je scherm direct naar de juiste pagina navigeren, namelijk; Facturen. Hiernaast kan je uiteraard ook via het menu naar de pagina navigeren;
- Navigeer naar de pagina Omzet > Facturatie > Facturen
- Selecteer de gewenste facturen die je wilt versturen
- Druk op Verzenden geselecteerde facturen om de facturen te versturen
Wil je een factuur eerst controleren voordat je deze verstuurd? Klik dan een individuele factuur-regel open alvorens op Preview te klikken. Dit genereerd de factuur als downloadbare PDF zodat je kan zien wat er zal worden verstuurd. Dit is hoe de factuur er uit zou komen te zien indien je deze nu op zou maken en zou versturen. 
Foutieve factuur verwijderen of crediteren #
Dit hebben we omschreven in het artikel Foutieve factuur verwijderen of crediteren.
FAQ #
Kan het afzender e-mail adres van een factuur gewijzigd worden?
Ja, tot op zekere hoogte. Op pagina Stamgegevens contractant worden de omgevingspecifieke instellingen bewaard, zo ook de instelling ‘Afzenderadres e-mail’. Die instelling is er voor om alle verstuurde e-mails vanaf één en dezelfde afzender te laten versturen. Dat geldt dus ook voor de facturatie-mails; door de instelling ‘Afzenderadres e-mail’ aan te passen, kun je er voor zorgen dat de afzender van alle e-mails uit het systeem -en dus ook de facturatie e-mails- deze afzender krijgen. Laat je de instelling ‘Afzenderadres e-mail’ leeg? Dan krijgt de facturatie-mail als afzender het e-mailadres van de gebruiker wie de factuur verstuurde.