Binnen sollicitaties digitaliseer je de complete flow van solliciteren tot en met in dienst nemen. Uiteraard volledig op basis van rechten. Het proces is simpel:
- Inrichten van de functionaliteit;
- Toevoegen sollicitatie en uitvragen informatie;
- Afwijzen sollicitant;
- Contract automatisch opmaken, ondertekenen en opslaan;
- Inrichting en rechten
Toevoegen sollicitatie en uitvragen informatie #
Sollicitant afwijzen #
Contract mergen, ondertekenen en opslaan #
Inrichten van de functionaliteit #
In de sollicitatiemodule kun je gebruikmaken van een voorselectie van contracten. Hierdoor hoef je bij het aannemen van een medewerker alleen de begindatum van het contract in te voeren. Het systeem berekent automatisch de einddatum, gebaseerd op de contractduur die is ingesteld in de voorselectie. Klik hier voor meer informatie over voorselectie contracten.
- Sollicitant uitnodigen voor een gesprek;
- Sollicitant afwijzen;
- Sollicitant uitnodigen voor een proefdag;
Rechten #
De volgende informatie is alleen voor beheerders en is voor gebruikers n.v.t. Kan je de functionaliteit momenteel nog niet gebruiken, maar is dit wel wenselijk? Neem dan contact op met support@staff.nl voor meer informatie.
Om met deze functionaliteit te kunnen werken zijn de volgende rechten nodig:
- Sollicitaties: Bewerken
- DigitaalOndertekenen
- F60: Sjablonen inrichter
Veelgestelde vragen #
Ja, het is mogelijk om de stap van het ondertekenen over te slaan. Je bent niet verplicht vooraf een getekend contract in het systeem te hebben. In de geopende sollicitatie klik je hiervoor op de knop “Indienst nemen”. Dit opent de Wizard om een nieuwe medewerker aan te maken. Vul de gegevens van het formulier in en maak de medewerker aan.
Op een later moment kun je onder het dienstverband van de medewerker handmatig het contract mergen en digitaal ondertekenen. Dat doe je vanaf pagina Dienstverband > Overzicht, kies een dienstverband, en daarna scrol je naar het paneel Correspondentie.
Selecteer het gewenste contractsjabloon, klik op de knop “Merge” en onderaan klik je op de knop “Start digitaal ondertekenen”.
Nee, de functionaliteit Sollicitaties is op dit moment alleen geschikt voor nieuwe medewerkers. Oud-collega’s neem je opnieuw indienst vanaf pagina Medewerkers > Overzicht.
Ja, dat kan met het kiezen van de alternatieve ondertekenaar. In het geval dat de persoon die het contract opstelt niet de persoon is die moet tekenen, selecteer je bij het digitaal ondertekenen voor ‘Alternatieve ondertekenaar’. De medewerker is altijd één van de tekenaars.
Op dit moment kun je twee error-status zien als het gaat om digitaal ondertekenen, ‘Ondertekenen in error’ (meestal is het e-mail adres van een van de tekenaars onjuist) en ‘Ondertekenen afgebroken’ (een van de tekenaars heeft geweigerd of de vervaltermijn van ondertekening is overschreden). In het bestanden overzicht en ook bij de geschiedenis van het bestand kun je de status van de ondertekening zien.
Ja, je kunt zoveel sjablonen aanmaken als je wil. Wel is er slechts één default sjabloon ingesteld bij de sollicitatie. Als je een ander sjabloon wil gebruiken in de sollicitatie, dan maak je daar een apart correspondentie item van.
Ja, je kunt zoveel sjablonen aanmaken als je wil.
Als je een ander sjabloon wil gebruiken in de sollicitatie dan de default, dan maak je daar een apart correspondentie item van. Dat doe je in het paneel Correspondentie binnen de sollicitatie.