Categorieën bekijken

Kloktijden importeren vanuit de SNL kassa

hanszoeteman

2 min leestijd

Heeft betrekking op de Koppeling: SNL 
Pagina’s: (Afdeling) Aan – Afwezigheid → KLokken → Evaluatie en (Persoon) Aan-afwezigheid → Uren → Instellingen

Toelichting functionaliteit #

Wanneer de koppeling met de SNL kassa tot stand is gebracht, is het mogelijk om de aan- en afmeld tijden van een shift op te halen als kloktijden in Staff. Feitelijk wordt hiermee het aan- en afmelden op de SNL Kassa het klokaccount waarop in- en uitgeklokt wordt voor Staff.

Let op! Ook open (nog niet afgeronde) shifts worden geïmporteerd. Bij iedere import worden open klokregels aangevuld met de eindtijden wanneer bij de import de eindtijd wel bekend is.

In Staff kan je dan, zoals je gewend bent deze tijden evalueren en daarmee registreren in de urenregistratie. Hoe je dat doet, lees in de volgende HELP artikelen: Kloktijden goedkeuren  of als je als beschikking hebt over de nieuwe pagina: Evaluatie (BETA)

Wat moet er voor gebeuren? #

Om het geheel te laten werken, zijn er een aantal zaken nodig die al geconfigureerd dienen te zijn:

  • De koppeling met de SNL kassa dient tot stand gebracht te zijn → Dit is iets wat wij als Staff samen met SNL en jou als Relatie tot stand hebben gebracht
  • De medewerker moet als een gebruiker in de SNL kassa zijn aangemaakt en voorzien zijn van een ID. → LET OP: dit moet een globaal, uniek nummer zijn en dus ook gelijk in alle SNL databases, indien er meerdere in gebruik zijn. 
  • Dit ID moet ook in Staff opgevoerd worden, en wel op de pagina (Persoon) Aan-afwezigheid → Uren → Instellingen , als extern klok ID

Vervolgens moet er in de praktijk van de dag, zo correct als mogelijk, op een shift aangemeld en afgemeld worden door de medewerker, en bij de dagafsluiting alle shifts ook afgemeld zijn.

Dit is nodig aangezien de tijden van het aan- en afmelden als kloktijden doorgezet worden naar Staff: Onzorgvuldig gebruik, of tussentijds extra aan- en afmelden of wisselen van shift levert in Staff een extra klokregel op, die weer afzonderlijk goedgekeurd moet worden.

Handleiding voor correct gebruik #

  1. Zorg dat de SNL kassa gekoppeld is aan Staff (dit kan je niet zelf, maar dit zul met Staff en SNL moet afstemmen).
  2. Zorg dat alle medewerkers aangemaakt zijn als gebruiker op de SNL kassa (dit leggen wij hier niet uit, dit zal door SNL ondersteund worden).
  3. Voer het extern ID van de betreffende gebruiker in de SNL kassa (het UserId in de SNL-omgeving) op als extern klok ID in Staff.
  4. Medewerker meldt zich aan op een shift op de SNL kassa.
  5. Medewerker gaat aan het werk.
  6. Medewerker meldt zich, nadat de dienst erop zit, of er van shift gewisseld moet worden af, op de SNL kassa.
  7. Manager haalt per dag, de kloktijden op in Staff, vanuit het negen-puntsmenu in de rechterbovenhoek en de button “importeren klokdata”.
  8. Manager evalueert de kloktijden tot uiteindelijke urenregistratie: Kloktijden goedkeuren of wanneer je de beschikking hebt over de nieuwe pagina: Evaluatie (BETA)

Troubleshooten: #

Wanneer er een foutmelding optreedt, zullen er GEEN kloktijden opgehaald worden: eerst dient de foutmelding opgelost te worden

Voorbeeld van een foutmelding:

  1. Zoek de medewerker op
  2. Bestaat deze al? Ga dan naar stap 3 in de handleiding voor correct gebruik.
  3. Bestaat deze medewerker nog niet? Zorg dan dat deze eerst door HR als medewerker wordt opgevoerd.
  4. Importeer de betreffende dag opnieuw

Help artikel van de gehele functionaliteit #

Bekijk deze webinar om te weten hoe de gehele App Klokken werkt of zoek op onze HELP vanuit het menu naar de App klokken!

Bekijk deze losse HELP artikelen: Kloktijden goedkeuren  of als je al beschikking hebt over de nieuwe pagina: Evaluatie (BETA)  

Tips voor gebruik #

Wanneer de SNL kassa is gekoppeld aan Staff werkt het ideaal, zeker als een kassashift ook overeenkomt met de werkshift van de medewerker. Zorg er dan ook voor, dat dit zo vaak mogelijk het geval is, om extra goed te keuren klokregels te vermijden.

Het koppelen van een SNL kassa kan ook gemak opleveren voor het ophalen van de omzet en betaalwijzes, om de omzetregistratie in Staff met een import te vullen. Lijkt jou dit interessant: neem dan contact met ons op!