Wil je de Nmbrs koppeling in gebruik nemen en weet je nog niet waar je moet beginnen? In dit artikel lichten we toe welke eerste stappen jij dient te doorlopen zodat Staff voor jou aan de slag kan!

Nmbrs koppeling #

Om de koppeling tot stand te brengen is het eerste vereiste dat Staff toegang krijgt tot een Nmbrs account. Ons advies is om voor Staff een account aan te (laten) maken. Indien er gebruik moet worden gemaakt van een intern account kan dit namelijk veel vertraging opleveren daar 2-factor authenticatie dan vaak een probleem geeft.

Hoe maak ik dit account aan? #

In het volgende artikel kan je alles inclusief video voorbeeld terugvinden over het correct aanmaken van een gebruikersaccount; Nmbrs account aanmaken voor koppeling met Staff.

Legenda API #

Nmbrs houdt netjes een legenda bij van alle data die door de API’s wordt aangeboden. Deze kan je hier vinden; https://api.nmbrs.nl/soap/v3/.

Hoe nu verder? #

Wil je alvast weten welke stappen er doorlopen moeten worden en wie waar verantwoordelijk voor is? Lees dan het Project Sheet. Hier worden alle door te lopen stappen in omschreven en welke partijen hier verantwoordelijk voor zijn. Voor jou is het nu in ieder geval belangrijk dat je aan Staff aangeeft dat het account is aangemaakt zodat we de basis inrichting kunnen opstellen en de koppeling kunnen testen. Na het testen we je op de hoogte brengen van de status op dat moment.

Toekomstige medewerkers #

Wil je medewerkers die op een later moment in dienst komen nu alvast inzichtelijk maken in de software zodat je hier bijvoorbeeld al een rooster voor kan maken? Dat kan! In het volgende document kan je exact lezen hoe dit werkt en welke voorwaarden hier aan gebonden zijn. Volg je exact deze stappen? Dan staat jouw toekomstige medewerker binnen no-time in Staff!

408287 Importeren toekomstige medewerkers Nmbrs

Let op! Het invoeren van een toekomstige medewerker doe je altijd in de huidige periode. De Current period zoals deze in Nmbrs rechtsboven in je scherm wordt weergegeven, mag niet in het rood staan en moet altijd de huidige maand betreffen tijdens invoeren. Hierna voeg je een dienstverband en contract toe. Op deze manier bevat de medewerker alle gegevens die nodig zijn om deze in Staff te importeren de aankomende nacht.

De koppeling werkt niet (volledig), wat doe ik fout? #

• Controleer of het account aan de eisen voldoet, het account moet exact zijn opgesteld zoals hierboven vermeld.
  • Indien er ook maar één parameter afwijkt kan de koppeling niet 100% zijn werk doen. Twijfel je over het aanpassen van een oud account? Maak dan een nieuw account aan met de vereiste parameters. Vergeet niet om deze gegevens aan support@staff.nl door te geven.
• Controleer of het account en de API key goed zijn ingericht in Staff. Dit doe je door de gegevens op de volgende pagina’s na te lopen;
  • Overig > Koppelingen > Nmbrs > Inrichting
  • (Organisatie) Algemeen > Stam, onderaan de pagina. Op deze pagina kan je alleen de gebruikersnaam verifiëren, het wachtwoord is daar momenteel nog verborgen. Twijfel je of het juiste wachtwoord hier staat? Sla dan simpelweg de bij jou bekende variant van het wachtwoord opnieuw op.
• Controleer of de afdelingscodes in Staff corresponderen met de inrichting in Nmbrs
  • Je kan gemakkelijk op de pagina (Organisatie) Algemeen > Afdeling in één keer een lijst zien van alle afdelingen en de ingestelde afdelingscodes. Deze moeten één op één overeen komen met de codes in Nmbrs. Wijken deze af? Dan kan het zo zijn dat medewerkers onder die afdelingen helemaal niet, of op de verkeerde afdeling worden geïmporteerd.
• Had je al een koppeling en ben je van omgeving veranderd? Dan moet de inrichting van het account opnieuw plaatsvinden. Let daarna goed op bij de eerstvolgende paar keer dat de import loopt. Als de personeelsgegevens in Nmbrs exact gelijk zijn gebleven gaat dit zonder problemen. Indien er in de nieuwe Nmbrs omgeving andere gegevens in staan voor hetzelfde personeel, dan kan dit problemen (mismatches) veroorzaken.
•  Ben je van salarisadministrateur gewisseld die beiden Nmbrs gebruiken? Let hier dan extra goed op! Neem per direct contact op met support@staff.nl en geef dit aan.
  • Indien dit zo is moet namelijk de koppeling uitgeschakeld worden, een export run gedaan worden om een lijst met medewerker namen te genereren en de medewerker ID’s controleren t/o wat er is ingericht in Staff o.b.v. de oude inrichting. Matchen deze niet? Dan moeten de ID’s voor alle medewerkers worden aangepast om te voorkomen dat de koppeling de ID’s niet kan matchen, en vervolgens al het personeel opnieuw aanmaakt. Dan zou elke medewerker er namelijk 2x in staan. Het corrigeren hiervan is gevaarlijk en gevoelig. Indien Staff deze correctie uit moet worden omdat dit niet goed gecommuniceerd is zijn hier dan ook kosten aan verbonden. Neem daarom altijd direct contact op met Staff bij een dergelijke wijziging.