Met de app Beschikbaarheid geef je medewerkers de mogelijkheid om zelf door te geven wanneer zij beschikbaar zijn om te werken. Tegelijkertijd houd jij als planner of leidinggevende de regie: je kunt beschikbaarheid vastzetten, sluiten en inzichtelijk maken in overzichtelijke rapportages.
Op deze pagina vind je een logisch overzicht van alle onderdelen die met beschikbaarheid te maken hebben. Vanuit iedere paragraaf kun je doorklikken naar verdiepende artikelen met concrete stappen en voorbeelden. Zo heb je de beschikbaarheid snel én strak geregeld.
1. Wat doet de beschikbaarheidsmodule? #
De beschikbaarheidsmodule is bedoeld om op een centrale en transparante manier bij te houden wanneer medewerkers kunnen werken. Dit helpt je om:
- sneller een goede planning te maken;
- minder heen-en-weer communicatie te hebben over beschikbaarheid;
- misverstanden te voorkomen (“ik had aangegeven dat ik niet kon werken”);
- in één oogopslag te zien welke medewerkers inzetbaar zijn per dag of week.
De module bestaat grofweg uit drie onderdelen:
- beschikbaarheid opgeven en sluiten;
- rapporteren (dag- en weekoverzichten);
- instellingen beheren (wanneer en hoe medewerkers beschikbaarheid kunnen opgeven).
2. Beschikbaarheid opgeven #
Medewerkers kunnen zelf hun beschikbaarheid invullen. Dit vormt de basis voor jouw planning. Het is daarom belangrijk dat zij weten waar en hoe ze dit doen.
2.1 Mijn beschikbaarheid opgeven #
In het artikel Mijn beschikbaarheid opgeven lees je stap voor stap hoe een medewerker:
- zijn of haar beschikbaarheid voor specifieke dagen en tijdstippen invoert;
- beschikbaarheid kan wijzigen als er iets verandert;
- ziet welke dagen al zijn ingevuld.
Je kunt medewerkers bijvoorbeeld vragen om hun beschikbaarheid altijd een aantal weken vooruit in te vullen. Zo voorkom je last-minute verrassingen in de planning.
3. Beschikbaarheid vastzetten en sluiten #
Zodra medewerkers hun beschikbaarheid hebben doorgegeven, kun jij als planner of leidinggevende deze beschikbaarheid vastzetten voor een bepaalde week. Daarna is die periode gesloten voor wijzigingen
(afhankelijk van hoe je dit inricht) en kun je met vertrouwen gaan plannen.
3.1 Vastzetten en sluiten per week #
Hoe je dit doet, lees je in:Vastzetten en sluiten.
In dit artikel staat hoe je:
- een week opent zodat medewerkers hun beschikbaarheid kunnen invullen;
- een deadline hanteert voor het doorgeven van beschikbaarheid;
- de opgegeven beschikbaarheid vastzet, zodat je daarna kunt plannen zonder dat er stiekem nog iets verandert.
Een praktische werkwijze is bijvoorbeeld:
- Week X wordt 2–3 weken van tevoren geopend;
- Medewerkers vullen hun beschikbaarheid in voor de deadline;
- Na de deadline zet je de week vast en sluit je verdere wijzigingen;
- Op basis van de vastgezette beschikbaarheid maak je de definitieve planning.
4. Rapportages en inzicht #
Om overzicht te houden, kun je rapportages opvragen per dag en per week. Daarmee zie je snel waar de knelpunten zitten in de bezetting en waar je eventueel extra inzet nodig hebt.
4.1 Dagoverzicht #
Wil je voor één specifieke dag zien wie er beschikbaar is en op welke tijden? Gebruik dan het dagoverzicht. Dat artikel vind je hier:Dagoverzicht.
In dit overzicht kun je onder andere:
- per dag de beschikbaarheid per medewerker zien;
- snel beoordelen of de bezetting voldoende is;
- bijsturen voordat je de planning definitief maakt.
4.2 Weekoverzicht #
Voor een breder beeld gebruik je het weekoverzicht. Daarmee zie je de beschikbaarheid van medewerkers over een hele week, zodat je patronen en structurele tekorten of overschotten herkent. Meer informatie vind je in:Weekoverzicht.
Dit is vooral handig voor:
- teams met wisselende diensten en roosters;
- periodes met piekdrukte (bijvoorbeeld vakanties of feestdagen);
- structurele planning op weekniveau (bijvoorbeeld terugkerende diensten).
5. Instellingen voor beschikbaarheid #
Achter de schermen stel je in op welke dagen en tijdstippen medewerkers beschikbaarheid mogen invullen en hoe de workflow er precies uitziet. Denk bijvoorbeeld aan:
- welke weekdagen openstaan voor beschikbaarheidsopgave;
- vanaf wanneer en tot wanneer een periode “open” staat;
- wie medewerkers mag aansturen of herinneren bij het (niet) invullen van beschikbaarheid;
- of je medewerkers een melding wilt laten zien als een periode is gesloten.
Door deze instellingen goed af te stemmen op jullie werkwijze, zorg je dat het proces duidelijk is voor iedereen en voorkom je losse Excel-lijsten, apps en mailtjes over en weer.
6. Veelgestelde vragen (FAQ) #
6.1 “Moeten medewerkers verplicht hun beschikbaarheid opgeven?” #
Dit is vooral een keuze in jullie interne beleid. De module ondersteunt zowel teams waar beschikbaarheid verplicht is als teams waar het meer als hulpmiddel wordt gebruikt. Wel adviseren we om duidelijk te communiceren:
- wanneer medewerkers hun beschikbaarheid uiterlijk moeten invullen;
- wat er gebeurt als ze dit niet (op tijd) doen;
- dat de planning wordt gemaakt op basis van de vastgezette beschikbaarheid.
6.2 “Wat als een medewerker zijn beschikbaarheid vergeet in te vullen?” #
In de praktijk kun je hier op verschillende manieren mee omgaan, bijvoorbeeld:
- de medewerker als niet-beschikbaar beschouwen als er geen beschikbaarheid is ingevuld;
- een herinnering sturen vóórdat je de week vastzet;
- afspreken dat wijzigingen na het vastzetten alleen in uitzonderingsgevallen mogelijk zijn.
Kies een werkwijze die past bij jullie organisatie en leg deze vast in je interne afspraken, zodat het voor iedereen duidelijk en eerlijk is.
6.3 “Wat is het verschil tussen beschikbaarheid en planning?” #
Beschikbaarheid is wat medewerkers kunnen werken. De planning is wat medewerkers uiteindelijk gaan werken.
- Beschikbaarheid: input van medewerkers, gebruikt als basis;
- Planning: definitieve indeling, opgesteld door de planner of leidinggevende.
7. Samenvatting #
De beschikbaarheidsmodule helpt je om snel en duidelijk in kaart te brengen wie wanneer kan werken. Medewerkers geven zelf hun beschikbaarheid door, jij zet deze vast en stuurt op basis van heldere dag- en weekoverzichten.
Gebruik deze introductie als startpunt en klik door naar:
Daarmee heb je alles in handen om beschikbaarheid strak, voorspelbaar en efficiënt te organiseren.