Dit artikel gaat over Automatisch Roosteren en de instellingen waarmee de software een dienstenrooster automatisch kan invullen
Voor het gebruik van Automatisch roosteren zijn de volgende rollen belangrijk:
ROO-A2: Automatisch Roosteren; deze rol geeft recht op het knopje Automatisch invullenROO-A4: Roosterautomaat inrichter; deze rol geeft recht op de pagina Automaatinstellingen en de inrichter pagina Sjablonen
Stap 1 – Rooster automaat instellen #
De roosterautomaat in Staff is er voor bedoeld om het dienstenrooster met één druk op de knop te vullen met de beste bezetting. Echter is de definitie van ‘beste’ bezetting voor iedereen anders en wil je zelf invloed hebben op welke eigenschappen van een medewerker zwaarder wegen in bepaling van rangorde van medewerkers.
Je begint met het instellen van de kaders waaraan de roosterautomaat zich moet houden.
Dat doe je op pagina: ⌂ Planning
→ Instellingen → Automatisch roosteren → Automaatinstellingen voor een…
Criteria #
De belangrijkste instellingen voor bepaling van rangorde van medewerkers stel je in bij de criteria. Hier stel je per criterium een percentage in hoe zwaar het meetelt in de keuze voor een medewerker.
| Criterium | Omschrijving |
| Nog te plannen contracturen | Gebruik om prioriteit te geven aan medewerkers op basis van hun contracturen |
| TVT-uren | Gebruik om prioriteit te geven aan medewerkers met laag of negatief TVT saldo |
| Classificatie | Gebruik om prioriteit te geven aan medewerkers met classificatie vereist voor de dienst |
| Vaardigheden | Gebruik om prioriteit te geven aan medewerkers met vaardigheden vereist voor de dienst |
| Beschikbaarheid/Werkschema | Gebruik om prioriteit te geven aan medewerkers met ingestelde beschikbaarheid en/of werkschema |
| Uurkosten | Gebruik om prioriteit te geven aan medewerkers medewerkers met lagere uurkosten |
Overige instellingen #
Hiernaast is het ook mogelijk om instellingen verder te verfijnen, zoals op werkdag, op dienst en door limieten in te stellen. Deze instellingen zijn optioneel, maar kunnen handig zijn om te tweaken.
| Instelling | Omschrijving |
| Werkdagen | Gebruik om prioriteit te geven aan de verschillende weekdagen |
| Diensten | Gebruik om prioriteit te geven aan specifieke diensten |
| Verwerkingsvolgorde | Gebruik om de verwerkingsvolgorde van deze optionele criteria in te stellen |
| Max. uren per week | Gebruik om een maximum aantal uren per week in te stellen dat niet overschreden mag worden |
| Max. opslag contracturen | Gebruik om een maximum aantal uren relatief aan de contracturen van de medewerker in te stellen dat niet overschreden mag worden |
| Max. diensten per dag | Gebruik om een maximum aantal diensten per dag per medewerker in te stellen |
| Min. minuten tussen diensten | Gebruik om een minimum aantal uren minuten tussen twee diensten voor dezelfde medewerker af te dwingen |
| Plan eerst vaste medewerkers | Gebruik om volle prioriteit te geven aan vaste medewerkers boven de rest |
Stap 2 – Diensten toevoegen aan het rooster #
Voorwaarde om diensten automatisch te vullen is dat er ongevulde diensten in het rooster beschikbaar zijn.
👉Lees handleiding Diensten inrichten om te leren hoe je diensten beheert.
👉Lees handleiding Sjablonen om te leren hoe je roostersjablonen beheert.
👉Lees handleiding Dienstenrooster om te leren hoe je diensten en sjablonen toevoegt aan een rooster.
Stap 3 – Automatisch invullen #
Voor de roostermaker is het gebruik van de roosterautomaat gemakkelijk, op pagina Dienstenrooster en Rooster Flex klik je op de knop Automatisch invullen. De software zal nu zelf aan de hand van de voor deze afdeling geldende automaat instellingen de medewerkers aan de diensten koppelen.
🥳Klaar! Jouw rooster is nu automatisch gevuld. Je kunt nog steeds handmatig aanpassingen doen, die zullen niet door de roosterautomaat overschreven worden.
Competenties en vaardigheden #
👉Lees handleiding Competenties en vaardigheden om te leren hoe je competenties van medewerkers beheert.
Veelgestelde vragen #
Automatisch invullen is grijs of onzichtbaar, hoe kan dat?Als je in het dienstenrooster deze knop niet kunt zien, heeft dat waarschijnlijk met jouw rechten te maken. Jouw gebruikersaccount moet de rechten ROO-A4: Roosterautomaat inrichter of ROO-A2: Automatisch Roosteren hebben.
Een andere oorzaak dat de knop grijs is, kan komen omdat er nog geen diensten of sjabloon is toegevoegd aan het rooster. Zonder diensten kan de software niets automatisch vullen.