Dit artikel beschrijft de instellingen die je kunt doen voor App Uren. Deze pagina is nieuw toegevoegd in versie 2023.03 en bevat momenteel de instellingen voor het Automatisch fiatteren en sluiten van geregistreerde uren.
Pagina: Uren > Instellingen
Automatisch fiatteren en sluiten #
Deze instelling gebruik je wanneer je geregistreerde uren automatisch door het systeem wil laten fiatteren en sluiten. Je kunt per organisatorische eenheid instellen wat de geoorloofde afwijking in minuten is. De geregistreerde uren van een medewerker op een dag worden door een automatisch proces (’s nachts) vergeleken met het rooster en wanneer het verschil (van begin- en eindtijd) binnen de geoorloofde afwijking valt, wordt de registratie gefiatteerd en gesloten.
Ook is er een optionele instelling om tevens te controleren op de geregistreerde activiteiten. Wanneer de tijd per activiteit binnen de geoorloofde afwijking valt, wordt de registratie gefiatteerd en gesloten. Wanneer leeggelaten wordt deze check niet gedaan.
Wat stel ik precies in? #
- Je selecteert de organisatorische eenheid waarop urenregistratie plaatsvindt. Dit kan op basis van jouw rechten een afdeling, regio, organisatie of de hele contractant zijn. De laagste in hiërarchie overruled de hogere, bijvoorbeeld de instelling op afdelingsniveau krijgt voorrang op de van regioniveau. Er kan één instelling per unieke organisatorische eenheid bestaan.
- Je voert alle 4 de geoorloofde afwijking velden in minuten in.
- Je voert de geoorloofde afwijking op activiteit in minuten in. (Optioneel)
- Je kunt de instelling actief/inactief maken. Wanneer inactief, dan wordt deze organisatorische eenheid overgeslagen door het automatische proces.
Waarom stel ik dit in? #
Als jouw organisatie wel urenregistratie fiatteert, maar geen gebruik maakt van klokregistratie dan kan het automatisch fiatteren van de urenregistratie veel tijd schelen. De registraties binnen de geoorloofde afwijking van het rooster worden door het systeem gefiatteerd, en dat betekent dat je enkel op de grote afwijkingen hoeft te letten.
Mijn organisatie klokt wel, heb ik dit dan nodig? #
Nee, deze instelling is bedoeld voor bedrijven die wel uren registreren, maar dat niet via klokken doen. De functionaliteit Klokken bevat een soortgelijke instelling en die moet je dan gebruiken.
Kan ik ergens zien dat de registratie automatisch gefiatteerd en gesloten is? #
Ja, op pagina Uren\Evaluatie. Achteraan de Registratie regel zie je dat het Gefiatteerd icoon en Slot icoon groen zijn. Ook zie je in kolom Datum wijziging de tijdstempel van het fiatteringsmoment en kolom Wijziger bevat ‘system’.
Urenregistratie instellingen per medewerker #
Wil je de instellingen voor de urenregistratie voor een medewerker specificeren? In dit artikel lichten we toe waar en hoe je dit kan doen. Zo maak je de invoer zo gemakkelijk mogelijk!
Pagina: Aan-Afwezigheid > Uren per medewerker > Instellingen urenregistratie per medewerker
Algemene toelichting #
Op deze pagina worden alle aan de medewerker gerelateerde urenregistratie / rooster instellingen beheerd. Hieronder volgt een lijst met daarin alle opties op deze pagina en een toelichting per onderdeel.
Legenda #
| Onderdeel | Toelichting |
| Standaardactiviteit | Dit veld stel je in indien iemand vrijwel altijd dezelfde werkzaamheden uitvoert en het wenselijk is deze activiteit standaard te vullen in de urenregistratie. Zo hoef je deze niet steeds handmatig te selecteren. |
| Standaard afdeling | Dit veld stel je in indien iemand vrijwel altijd op dezelfde locatie werkt het wenselijk is deze locatie standaard te vullen in de urenregistratie. Zo hoef je deze niet steeds handmatig te selecteren. |
| Standaard pauze | Dit veld stel je in indien iemand standaard een pauze nuttigt die in tijd afwijkt van de pauze zoals gedefinieerd voor heel het bedrijf. Zo hoef je deze niet steeds handmatig aan te passen. |
| Standaard split-shift | Indien aangevinkt wordt er voor de medewerker standaard een tweede invoerregel per dag weergegeven t.b.v. invoer split-shift in de urenregistratie. |
| Extra componenten | Indien er niet tijdgebonden activiteiten zijn ingericht zoals “Maaltijd” kan men deze in de urenregistratie dagelijks aanvinken indien deze zijn genuttigd. Is dit standaard voor een medewerker? Dan kan je deze standaard aan laten vinken door deze hier aan te vinken. |
| Roostergroep | Medewerkers worden in het rooster gegroepeerd op de hier ingestelde roostergroep. In het rooster zie je met groepnaam en kleur het onderscheid tussen de groepen. |
| Mag niet uitgeleend worden | Zet dit vinkje aan indien een medewerker niet mag worden uitgeleend naar andere afdelingen. De medewerker komt dan niet meer naar voren wanneer afdelingsmanagers medewerkers opzoeken om in te lenen op hun afdeling. |
| Uitsluiten roosterautomaat | Werk je met automatisch roosteren en moet deze medewerker worden genegeerd bij het maken van de roosters? Zet dan dit vinkje aan. |
| Volgorde | Dit is de volgorde waarop medewerkers in lijsten zoals Urenregistratie en Rooster worden gepositioneerd. De volgorde is van laag (=boven) naar hoog (=beneden). Indien er voor de medewerker een roostergroep is ingesteld, dan geldt eerst de volgorde van de roostergroep en daarna de volgorde per medewerker. Dit betreft dezelfde volgorde zoals ingesteld door op # te klikken in de urenregistratie per afdeling. |
| Uren fiatteren uitstellen | *Alleen van toepassing wanneer men gebruik maakt van direct fiatteren door de manager bij uitklokken. Indien aangevinkt kan deze medewerker het fiatteren door de manager uitstellen bij het klokken. De knop ‘Geen manager beschikbaar’ is nu zichtbaar. |
| Pauze aanpassen | Wanneer aangevinkt kan de medewerker bij het uitklokken aangeven of er pauze is genomen en hoeveel. |
| Opmerking toevoegen | Geeft de medewerker de mogelijkheid om een opmerking op te voeren bij uitklokken. |
| Is klokmanager | Indien “Is klokmanager” is aangevinkt, dan kan krijgt deze medewerker het recht om bij uitklokken de uren direct te fiatteren. Voor het fiatteren gebruikt de klokmanager een 4-cijferige pincode welke door het systeem gegenereerd wordt. |
| Extern klok id | Dit betreft het nummer waaronder deze medewerker in externe kloksoftware bekend is. Dit wordt momenteel gebruikt t.b.v. klokken op basis van de software van Identysoft. |
| Alternatief kloknummer | Standaard geldt het personeelsnummer als kloknummer, is het wenselijk om een afwijkend nummer aan te houden ter gemak van de medewerker, dan vul je deze hier in. Wanneer dit veld gevuld is, is alleen dit het kloknummer van de medewerker. Indien zowel het personeelsnummer als het alternatief kloknummer onbekend zijn dan kan de medewerker niet inklokken. |
| Pincode | De pincode die in gebruik is wanneer iemand staat ingesteld als klokmanager. Maak je hier gebruik van? Klik dan op “Genereer pincode” om een pincode te genereren en te tonen in het veld “Pincode”. |
| Uitgeleend bij | Indien een medewerker op verschillende afdelingen werkt kan je hier een tijdelijke afdeling toevoegen, dit zorgt er voor dat de medewerker tevens op die afdeling zichtbaar wordt in de urenregistratie en het rooster.
|
Urenregistratie instellingen inclusief afsluitdatum aanpassen #
Wil je de instellingen t.b.v. de urenregistratie en/of de afsluitdatum aanpassen? In dit artikel lichten we toe hoe en waar je dit kan doen. Zo is de urenregistratie altijd klaar voor optimaal gebruik!
Pagina: Inrichting → Uren → Urenregistratie → Instellingen
Algemene toelichting
#
Voor het gebruik van de urenregistratie is het mogelijk om per organisatie diverse instellingen aan te passen die de manier van registreren beïnvloeden. Op dit moment zijn er 7 instellingen per organisatie;
- Afsluitdatum urenregistratie
De hier ingevoerde datum bepaalt t/m wanneer de urenregistratie niet meer bewerkt kan worden. Staat hier 31-08-2021? Dan kan er pas vanaf 01-09-2021 weer worden geregistreerd, de hiervoor ingevoerde uren staan vast. - 31 dagen per persoon
Deze optie heeft effect op de urenregistratie per persoon. De weergave van dagen wijzigt naar per maand in plaats van per week. - Verberg eindtijd bij roosters
Bij het publiceren van roosters wordt alleen de begintijd getoond, de geroosterde eindtijd is hierna voor de medewerker onzichtbaar. - Urenregistratie fiatteren
Wanneer deze optie is ingeschakeld dienen alle geregistreerde uren gefiatteerd te worden. - Pauzeinstellingtijden aanpasbaar
Wanneer er voor de organisatie een vaste pauze-instelling geldt, dan zorgt deze optie ervoor dat deze pauze tijden alsnog te wijzigen zijn. Normaal is dit niet het geval. - Verbied overlappende uren
Als deze optie aan staat is het onmogelijk om overlappende uren te registreren. - Verbied uren zonder geldig contract
Als deze optie aan staat is het onmogelijk om uren te registreren zonder geldig contract.
Afsluitdatum urenregistratie aanpassen #
- Navigeer naar de pagina Inrichting > Uren > Urenregistratie > Instellingen
- Zoek de gewenste organisatie op
- Pas de Afsluitdatum urenregistratie aan
- Druk op Opslaan om de aangepaste instellingen op te slaan
Let op! Indien je uren invoert in een al afgesloten periode dien je rekening te houden met het feit of die periode al is uitbetaald. Voer je bijvoorbeeld uren in voor een oproepkracht, dan kan de medewerker betaalde uren mislopen indien deze worden geregistreerd na uitbetaling. Het na een uitbetaling registreren van uren in het verleden is dus alleen zonder verdere afstemming geoorloofd voor vaste medewerkers. Doe je dit toch voor een oproepkracht? Dan moet je dit tevens melden bij de salarisdienstverlener zodat ze deze uren alsnog uit kunnen betalen.