Dit artikel gaat over wat klokken is in het systeem, welke opties er zijn en hoe jouw bedrijf kan beginnen met klokken. Hiernaast komt aan bod welke gegevens je aan moet leveren en aan wie.

Wat is de basis van klokken in Staff? #

Klokken in Staff betreft de mogelijkheid om medewerkers in en uit te laten klokken. Deze geklokte uren kunnen op een later moment worden geëvalueerd waarna deze uren in de urenregistratie terecht zullen komen. Hierna kan de verloning plaatsvinden op basis van de in de urenregistratie geregistreerde uren.

Hoe werkt klokken in Staff? #

In de basis kan er door ons een klokaccount worden aangemaakt waarmee je inlogt in de software. Je logt in dit geval in zoals je dit normaal ook zou doen met jouw account, maar in dit geval met de gegevens van het klokaccount.

Klokken kan dus op elk apparaat met een internetverbinding en een browser, waaronder je telefoon, tablet, computer of kassa. Nadat er is ingelogd kom je in het klokscherm terecht en kan je met je personeelsnummer of een alternatief ingesteld kloknummer inklokken.

Wanneer je vervolgens klaar bent met werken kun je uitklokken om de registratie te voltooien. Aan het eind van de dag hoeft de locatiemanager alleen in te loggen op zijn/haar eigen account om de geklokte uren goed te keuren en/of aan te passen alvorens deze automatisch in de urenregistratie terecht komen.

Ik wil beginnen met klokken, welke informatie hebben jullie nodig? #

Dat is leuk om te horen! Om dit in gang te zetten ontvangen we graag per punt antwoord op de volgende vragen. Dit antwoord mag verstuurd worden naar support@staff.nl met in het onderwerp “Beginnen met klokken”. Zo kunnen we zo snel mogelijk zorgen dat je kunt beginnen met klokken via de software!

• Hoeveel klokapparaten worden er beschikbaar gesteld?
• Voor welke afdelingen zal er geklokt gaan worden?
• Een lijst van de afdelingen tegenover de beschikbare klokapparaten.
  Welke afdelingen gaan er per klokapparaat klokken? Dit kan 1 apparaat zijn waar alle afdelingen op klokken, maar zou ook 1 of 2 afdelingen per klokapparaat kunnen betreffen.
• Wie gaan de uren van de medewerkers goedkeuren nadat deze geklokt zijn?
  Indien dit niet 1 iemand voor alle afdelingen is, graag alle gebruikers aanleveren. 
• Hebben de medewerkers al personeelsnummers? Zo niet, dan moeten deze worden ingesteld of moet er een kloknummer voor alle medewerkers worden ingesteld. Met dit nummer zullen ze in gaan klokken.
  Personeelsnummers zijn standaard dezelfde personeelsnummers uit de loonadministratie.
  – Een personeelsnummer stel je in op het dienstverband van een medewerker op de pagina: Algemeen > Dienstverband > Stam.
  – Een alternatief kloknummer stel je in op de pagina Aan-Afwezigheid > Uren > Instellingen bij een medewerker.
  – Stel je deze zelf in? Gebruik dan op zijn minst een code van 4 cijfers om fouten te voorkomen.
• Eventuele instellingen die afwijken van de norm zoals vermeld in “Klokinstellingen”.
• Een akkoord op de initiële inrichtingskosten en indien gewenst training. Zie hiervoor “Uitleg?”.

Klokinstellingen #

Wij zullen standaard de volgende klokinstellingen hanteren, indien gewenst is het mogelijk deze aan te laten passen. Wil je een instelling anders hanteren dan hier vermeld? Geef dit dan aan bij je aanvraag.

• Het exacte personeelsnummer moet worden ingetoetst, er kan niet worden gekozen uit een lijst.
• Klok je eerder in dan je rooster? Dan wordt in het voorstel de begintijd van je rooster gehanteerd.
• Klok je meer dan een uur eerder in? Gebruik dan wel de klokuren.
• Klok je later in dan je rooster? Dan wordt in het voorstel de begintijd van het klokken gehanteerd.
• Klok je eerder uit dan je rooster? Dan wordt in het voorstel de kloktijd gehanteerd.
• Klok je later uit dan je rooster? Dan wordt in het voorstel de roostertijd gehanteerd.
• Klok je meer dan een kwartier later uit? Gebruik dan wel de klokuren.
• Er zal standaard niet worden afgerond.
• Er kan standaard na het uitklokken niet worden aangegeven hoeveel pauze er is genuttigd en hier kan geen opmerking bij worden opgegeven. Standaard betreft dit simpelweg rechtstreeks in en uitklokken.

Uitgebreide opties #

Zie je hier iets tussen staan dat handig lijkt voor jullie bedrijf? Vermeld dit dan bij je aanvraag.

• Het uitgebreid instellen van de afrondingslogica op basis van een enorm grote hoeveelheid verschillende scenario’s
• Het doorklokken naar andere afdelingen binnen het bedrijf zodat de uren op verschillende afdelingen geboekt worden
• Het uitsplitsen van welke activiteiten je allemaal hebt uitgevoerd tijdens het werken
• Het aangeven van een genuttigde pauze
• Het opgeven van opmerkingen bij het uitklokken
• Het instellen van een klokaccount per afdeling
• Het instellen van één klokaccount voor meerdere afdelingen

Uitleg? #

De werking van klokken spreekt in veel opzichten voor zich, we begrijpen echter dat het wenselijk kan zijn om toch even de diepte in te duiken om de mogelijke scenario’s goed door te nemen. Om deze reden hebben we de mogelijkheid tot inschrijven op onze gratis webinars! Zo is er ook een webinar beschikbaar voor de “Klokken” functionaliteit. In de webinar zal elk mogelijk klok-scenario worden doorgenomen zodat je na het volgen van de webinar direct aan de slag kan.

Heb je na het kijken van de webinar toch nog wat vragen en/of behoefte aan wat extra uitleg? Dan is dat uiteraard geen probleem. Na de webinar heb je de mogelijkheid nog wat vragen te stellen, maar het is ook mogelijk om hier een consultancy sessie voor in te plannen. In een dagdeel zullen we dan samen de webinar en al je vragen doornemen en er voor zorgen dat jij aan het eind van de sessie de klok functionaliteit van binnen en buiten kent!

Aan het afnemen van een consultancy sessie zijn kosten verbonden, neem voor meer informatie contact op met support@staff.nl.